Tak, możesz samodzielnie zbudować plik EUDR. Nic w rozporządzeniu nie zobowiązuje cię do korzystania z usług stron trzecich. Pytanie, które naprawdę się liczy, to nie czy to możliwe, ale ile czasu to zajmie, na ile błędy mogą się pojawić, gdy masz wiele strumieni produktów i dostawców, i czy wynik możesz zademonstrować organom nadzoru w każdym momencie.
Plik dla każdego strumienia produktów składa się z określonych elementów: którzy są twoimi dostawcami, z jakich krajów dostarczają i jaka klasyfikacja ryzyka im odpowiada, na jakich działkach gruntowych wytwarzana jest surowca wraz z towarzyszącymi jej danymi geoprzestrzennymi, i dokumentami potwierdzającymi te informacje. Wszystkie te elementy można pozyskiwać, uzupełniać i archiwizować bez specjalistycznego oprogramowania. Gdzie robi się trudniej, to przy powiązaniach: działki gruntowe, które nie pokrywają się z wskazanym dostawcą, dane geoprzestrzenne niedostarczone we właściwym formacie, albo dokumenty, które przychodzą, ale nie spełniają wymogów okresu przechowywania, bo nikt ich systematycznie nie przechowywał.
Co możesz rozsądnie zorganizować samodzielnie
Pozyskiwanie danych od dostawców to zadanie, które najlepiej wykonasz sam, chociażby dlatego, że masz z nimi relację. Ustrukturyzowana lista pytań, ustalone momenty komunikacji dla każdej dostawy i jasne ustalenia dotyczące oczekiwanego formatu zaoszczędzą ci wiele pracy naprawczej później. Prowadzenie przeglądu dla każdego strumienia produktów — jaka surowca, jakie pochodzenie, który dostawca — można również wykonać za pomocą dobrze przygotowanego arkusza kalkulacyjnego, o ile liczba strumieni pozostaje ograniczona.
Gdzie zwykle coś pójdzie nie tak, to zwykle przy skali. Gdy pracujesz z wieloma dostawcami, krajami i sezonami, trudno jest śledzić ręcznie, która działka gruntowa odpowiada której dostawie, które dokumenty muszą być przechowywane przez pięć lat w stosunku do tych, które właśnie wpłynęły, i jaka klasyfikacja ryzyka obowiązywała w danym momencie. Kraj, który zmienia klasyfikację, wpływa bowiem nie tylko na nowe dostawy, ale także na pytanie, czy istniejący plik pozostaje aktualny.
Gdzie walidacja i strukturyzacja robią różnicę
Walidacja danych geoprzestrzennych to inny rodzaj pracy niż ich pozyskiwanie. Zestaw danych geoprzestrzennych może wydawać się kompletny, a jednocześnie nie pokrywać się z działką gruntową odpowiadającą dostawie, albo być dostarczony w formacie, którego system informacyjny UE nie akceptuje. Sprawdzenie tego wymaga systematycznego podejścia, nie dlatego, że sprawdzenie jednej działki gruntowej jest skomplikowane, ale dlatego, że staje się podatne na błędy, gdy robisz to dla dziesiątek dostaw jednocześnie.
To jest punkt, w którym narzędzia takie jak eudri.com robią różnicę: strukturyzujemy dane, które dostarczasz, walidujemy je pod kątem spójności i kompletności, i generujemy z nich oświadczenie w sprawie należytej staranności albo uproszczone oświadczenie. Czego nie robimy, to oświadczania, że produkt pochodzi bez wylesiania lub że spełniasz wymogi rozporządzenia — ta ocena należy i pozostaje do ciebie jako uczestnikowi rynku, ewentualnie z wsparciem prawnika lub właściwego organu nadzoru. Kto chce zobaczyć, jak ta podział między twoją pracą a naszą strukturyzacją wygląda w praktyce, zapozna się z jak dane przechodzą przez system.
Robić samodzielnie, zlecać, czy coś pomiędzy
Większość małych i średnich przedsiębiorstw nie wybiera między całkowitym samodzielnym wykonaniem a całkowitym zleceniem, ale decyduje dla każdego elementu, gdzie ich czas jest najlepiej spożytkowany. Rozmowę z dostawcą prowadzisz sam, bo nikt inny nie ma tej relacji. Łączenie i kontrolowanie tego, co z niej wynika, to element, w którym struktura robi różnicę między plikiem, który możesz szybko odszukać, a plikiem, który próbujesz rekonstruować dopiero pod presją czasu.
Niezależnie od tego, czy dla Twojej sytuacji lepsze będzie samodzielne działanie, czy korzystanie ze wsparcia, zależy od Twojej roli w łańcuchu dostaw i liczby strumieni produktów, którymi zarządzasz. Różni się to znacznie między palaczem kawy z jednym stałym dostawcą a handlowcem drewna ze zmiennymi krajami pochodzenia. W kilku pytaniach zobaczysz, jaka rola i obowiązek do Ciebie należą, a w bazie wiedzy poorganizowanej tematycznie każdy krok jest szczegółowo omówiony, co dokładnie jest potrzebne. Jeśli chcesz wiedzieć, ile kosztuje wsparcie w budowaniu i przesyłaniu, te informacje znajdziesz na stronie z taryfami i pakietami abonamentowymi.
Chcesz najpierw wyjaśnić sobie, gdzie się znajdujesz, zanim zdecydujesz, co robisz samodzielnie, a co powierzysz na zewnątrz? Bezpłatna kontrola roli daje Ci ten punkt wyjścia, bez zobowiązań.