Oui, vous pouvez constituer vous-même un dossier EUDR. Rien dans le règlement ne vous oblige à faire appel à un tiers. La question qui compte vraiment n'est pas si c'est possible, mais combien de temps cela prend, à quel point c'est source d'erreurs dès que vous avez plusieurs flux de produits et fournisseurs, et si vous pouvez prouver le résultat à tout moment à une autorité de contrôle.
Un dossier par flux de produits se compose d'un certain nombre d'éléments fixes : qui sont vos fournisseurs, de quels pays ils livrent et quelle classification du risque en découle, sur quelles parcelles la matière première a été produite avec les données géographiques correspondantes, et les documents qui étayent tout cela. Tous ces éléments peuvent être demandés, remplis et conservés sans logiciel spécialisé. Là où cela devient plus difficile, c'est au niveau de la cohérence : des parcelles qui ne correspondent pas au fournisseur indiqué, des données géographiques qui ne sont pas fournies dans le bon format, ou des documents qui arrivent bien mais qui ne satisfont pas à la durée de conservation parce que personne ne les a stockés de manière structurée.
Ce que vous pouvez raisonnablement gérer vous-même
Demander les données à vos fournisseurs est un travail que vous pouvez faire de manière assez autonome, simplement parce que vous avez la relation. Une liste de questions structurée, un moment fixe de contact par livraison et un accord clair sur le format attendu économisent beaucoup de travail de correction par la suite. Tenir à jour un aperçu par flux de produits — quelle matière première, quelle origine, quel fournisseur — est également possible avec un tableur bien organisé tant que le nombre de flux reste limité.
Là où ça se gâte généralement, c'est à grande échelle. Dès que vous travaillez avec plusieurs fournisseurs, pays et saisons, il devient difficile de suivre manuellement quelle parcelle correspond à quelle livraison, quels documents doivent être conservés depuis cinq ans par rapport à ceux qui viennent d'arriver, et quelle classification du risque s'appliquait à un moment donné. Un pays qui change de classification affecte en effet non seulement les nouvelles livraisons mais aussi la question de savoir si votre dossier existant est toujours à jour.
Où la validation et la structuration font la différence
Valider les données de géolocalisation est techniquement un travail différent que de les demander. Un ensemble de données géographiques peut sembler complet et ne pas correspondre à la parcelle associée à la livraison, ou être fourni dans un format que le système d'information de l'UE n'accepte pas. Cela exige une approche systématique, non parce que c'est compliqué de vérifier une seule parcelle, mais parce que cela devient source d'erreurs dès que vous le faites pour des dizaines de livraisons à la fois.
C'est le point où des outils comme eudri.com font la différence : nous structurons les données que vous fournissez, les validons pour la cohérence et l'exhaustivité, et en générons la déclaration en matière de diligence raisonnable ou la déclaration simplifiée. Ce que nous ne faisons pas, c'est affirmer qu'un produit est dépourvu de déforestation ou que vous êtes conforme au règlement — cette évaluation relève et reste de votre responsabilité en tant que participant au marché, éventuellement avec l'aide d'un juriste ou de l'autorité de contrôle compétente. Ceux qui veulent voir comment cette répartition entre votre travail et notre structuration se concrétise en pratique lisent comment les données circulent dans le système.
Faire soi-même, externaliser, ou quelque chose entre les deux
La plupart des petites et moyennes entreprises ne choisissent pas entre tout faire elles-mêmes et tout externaliser, mais décident pour chaque élément où leur temps est le mieux utilisé. Vous menez vous-même la discussion avec le fournisseur, parce que personne d'autre n'a cette relation. Combiner et vérifier ce qui en découle est la partie où la structure fait la différence entre un dossier que vous pouvez rapidement retrouver et un dossier que vous essayez de reconstituer seulement sous la pression du temps.
Que vous ayez plutôt intérêt à tout faire vous-même ou à bénéficier d'une assistance dépend de votre rôle dans la chaîne d'approvisionnement et du nombre de flux de produits que vous gérez. Cela varie considérablement entre un torréfacteur de café avec un fournisseur unique et stable et un négociant en bois avec des pays d'origine changeants. En quelques questions, vous découvrez quel rôle et quelle obligation vous concernent, et dans le base de connaissances par sujet est détaillé étape par étape ce qui est exactement nécessaire. Celui qui souhaite connaître le coût de l'assistance pour constituer et soumettre un dossier trouvera cet aperçu sur la page des tarifs et abonnements.
Vous souhaitez d'abord clarifier votre situation avant de décider ce que vous faites vous-même et ce que vous confiez à un tiers ? La vérification gratuite des rôles vous donne ce point de départ, sans engagement.