Sim, você pode elaborar um dossiê de produtos não desflorestados por conta própria. Nada na regulamentação o obriga a contratar um terceiro para isso. A pergunta que realmente importa não é se é possível, mas quanto tempo leva, como é propenso a erros quando você tem múltiplos fluxos de produtos e fornecedores, e se consegue demonstrar o resultado a qualquer momento a uma autoridade supervisora.
Um dossiê por fluxo de produto consiste em vários componentes fixos: quem são seus fornecedores, de quais países eles fornecem e qual classificação de risco se aplica, em quais parcelas a matéria-prima foi produzida com os geodados correspondentes, e os documentos que sustentam tudo isso. Todos esses componentes podem ser solicitados, preenchidos e conservados sem software especializado. Onde as dificuldades surgem é na coerência: parcelas que não correspondem ao fornecedor especificado, geodados não entregues no formato correto, ou documentos que chegam mas não cumprem o período de retenção porque ninguém os armazenou sistematicamente.
O que você pode gerenciar com segurança por conta própria
Solicitar dados aos seus fornecedores é um trabalho que você pode fazer melhor por si mesmo, simplesmente porque você tem o relacionamento. Uma lista de verificação estruturada, um ponto de contato fixo por entrega e um acordo claro sobre qual formato você espera, economizam muito trabalho de correção depois. Manter um registro por fluxo de produto — qual matéria-prima, qual origem, qual fornecedor — também é possível com uma planilha bem montada, desde que o número de fluxos permaneça limitado.
O problema geralmente surge com a escala. Quando você trabalha com múltiplos fornecedores, países e estações, fica difícil rastrear manualmente qual parcela pertence a qual entrega, quais documentos já devem ser mantidos por cinco anos versus chegaram recentemente, e qual classificação de risco se aplicava em um determinado momento. Um país que muda de classificação afeta não apenas novas entregas, mas também a questão de se seu dossiê existente ainda é atual.
Onde validação e estruturação fazem a diferença
Validar dados de localização geográfica é tecnicamente um tipo diferente de trabalho do que solicitá-los. Um conjunto de geodados pode parecer completo e ainda assim não corresponder à parcela associada à entrega, ou pode ter sido entregue em um formato que o sistema de informações da UE não aceita. Verificar isso requer uma abordagem sistemática, não porque seja complicado verificar uma parcela, mas porque se torna propenso a erros assim que você faz isso para dezenas de entregas simultaneamente.
É aqui que ferramentas como eudri.com fazem a diferença: estruturamos os dados que você fornece, validamos sua consistência e integridade, e geramos a partir deles a declaração de diligência devida ou a declaração simplificada. O que não fazemos é declarar que um produto é livre de desflorestamento ou que você está em conformidade com a regulamentação — essa avaliação é e permanece sua, como participante do mercado, possivelmente com um advogado ou a autoridade supervisora competente. Quem quiser ver como essa divisão entre seu trabalho e nossa estruturação funciona na prática, lê como os dados fluem pelo sistema.
Fazer você mesmo, terceirizar, ou algo entre os dois
A maioria das pequenas e médias empresas não escolhe entre fazer tudo sozinha e terceirizar completamente, mas decide por componente onde seu tempo é melhor investido. Você conduz a conversa com o fornecedor porque ninguém mais tem esse relacionamento. Combinar e verificar o que sai dela é o componente onde a estrutura faz a diferença entre um dossiê que você pode recuperar rapidamente e um dossiê que você tenta reconstruir apenas sob pressão de tempo.
Se você precisa fazer mais por conta própria ou se precisa de apoio para sua situação depende de seu papel na cadeia de suprimentos e do número de fluxos de produtos que você gerencia. Isso varia muito entre um torrador de café com um único fornecedor fixo e um comerciante de madeira com países de origem variáveis. Em algumas perguntas, você verá qual papel e obrigação se aplicam a você, e em base de conhecimento por tópico está detalhado passo a passo o que é exatamente necessário. Quem quiser saber quanto custa o apoio para construir e enviar, encontrará esse resumo em a página com tarifas e subscrições.
Quer deixar claro para si mesmo onde você está antes de decidir o que faz por conta própria e o que terceiriza? A verificação de função gratuita lhe dará esse ponto de partida, sem obrigações.