Sì, potete costruire autonomamente un fascicolo EUDR. Nulla nel regolamento vi obbliga a coinvolgere una terza parte per questo. La domanda che davvero conta non è se potete, ma quanto tempo costa, quanto è soggetto a errori quando avete più flussi di prodotto e fornitori, e se potete dimostrare il risultato a un'autorità di controllo in qualsiasi momento.
Un fascicolo per flusso di prodotto consiste di un certo numero di elementi fissi: chi sono i vostri fornitori, da quali paesi forniscono e quale classificazione del rischio compete, su quali appezzamenti è stata prodotta la materia prima con i relativi geodati, e i documenti che lo documentano. Tutti questi elementi possono essere richiesti, compilati e conservati senza software specializzato. Dove diventa più difficile è nella coerenza: appezzamenti che non corrispondono al fornitore dichiarato, geodati non consegnati nel formato giusto, o documenti che arrivano ma non rispettano il termine di conservazione perché nessuno li ha archiviati strutturalmente.
Ciò che potete gestire ragionevolmente autonomamente
La richiesta di dati ai vostri fornitori è un lavoro che potete fare meglio voi stessi, semplicemente perché avete la relazione. Un questionario strutturato, un momento di contatto fisso per ogni consegna e un accordo chiaro su quale formato aspettate, risparmiano molto lavoro di correzione in seguito. Anche il mantenimento di un riepilogo per flusso di prodotto — quale materia prima, quale origine, quale fornitore — è fattibile con un foglio di calcolo ben organizzato finché il numero di flussi rimane limitato.
Dove di solito sorgono i problemi è a livello di scala. Non appena lavorate con più fornitori, paesi e stagioni, diventa difficile tenere traccia manualmente di quale appezzamento corrisponde a quale consegna, quali documenti devono essere conservati da cinque anni rispetto a quelli appena arrivati, e quale classificazione del rischio era valida in un determinato momento. Un paese che cambia classificazione non riguarda solo le nuove consegne, ma anche la questione se il vostro fascicolo esistente è ancora attuale.
Dove validazione e strutturazione fanno la differenza
La validazione dei dati di geolocazione è, dal punto di vista tecnico, un tipo diverso di lavoro rispetto alla loro raccolta. Una serie di geodati può sembrare completa e tuttavia non corrispondere all'appezzamento correlato alla consegna, oppure essere stata consegnata in un formato non accettato dal sistema informativo dell'UE. Controllare questo richiede un approccio sistematico, non perché sia complicato verificare un appezzamento, ma perché diventa soggetto a errori non appena lo fate per decine di consegne contemporaneamente.
Questo è il punto in cui strumenti come eudri.com fanno la differenza: strutturiamo i dati che fornite, li validiamo per coerenza e completezza, e generiamo da essi la dichiarazione di dovuta diligenza o la dichiarazione semplificata. Ciò che non facciamo è dichiarare che un prodotto è privo di deforestazione o che siete conformi al regolamento — quella valutazione rimane a voi come operatore del mercato, eventualmente con un legale o l'autorità di controllo competente. Chi vuole vedere come questa divisione tra il vostro lavoro e la nostra strutturazione si presenta nella pratica, legge come i dati scorrono attraverso il sistema.
Fare da soli, esternalizzare, o qualcosa di mezzo
La maggior parte delle piccole e medie imprese non sceglie tra fare tutto autonomamente e esternalizzare completamente, ma determina per ogni aspetto dove il vostro tempo è impiegato al meglio. Conducete voi stessi la conversazione con il fornitore, perché nessun altro ha quella relazione. La combinazione e il controllo di ciò che ne risulta è l'aspetto in cui la struttura fa la differenza tra un fascicolo che potete ritrovare rapidamente e un fascicolo che cercate di ricostruire solo sotto pressione.
Che tu abbia più vantaggi a gestire autonomamente la situazione o a ricevere supporto dipende dal tuo ruolo nella catena e dal numero di flussi di prodotto che gestisci. Questo varia notevolmente tra un torrefatore di caffè con un unico fornitore fisso e un commerciante di legno con paesi di provenienza che cambiano. In poche domande vedrai quale ruolo e quale obbligo ti spettano, e in banca dati per argomento è illustrato passo dopo passo ciò che è esattamente necessario. Chi desidera sapere quanto costa l'assistenza per la costruzione e la presentazione, trova quella panoramica su la pagina tariffe e abbonamenti.
Desideri innanzitutto chiarire la tua situazione prima di scegliere cosa gestisci autonomamente e cosa esternalizzi? La verifica gratuita del ruolo ti fornisce quel punto di partenza, senza impegni.