Ja, Sie können ein EUDR-Dossier selbst aufbauen. Nichts in der Verordnung verpflichtet Sie, dafür einen Dritten einzuschalten. Die Frage, die wirklich zählt, ist nicht ob es geht, sondern wie viel Zeit es kostet, wie fehleranfällig es ist, sobald Sie mehrere Produktströme und Lieferanten haben, und ob Sie das Ergebnis jederzeit einer Aufsichtsbehörde nachweisen können.
Ein Dossier pro Produktstrom besteht aus einer Reihe fester Komponenten: wer Ihre Lieferanten sind, aus welchen Ländern sie liefern und welche Risikoeinstufung dazu passt, auf welchen Parzellen die Rohstoffe produziert wurden mit den zugehörigen Geodaten, und die Dokumente, die dies belegen. All diese Komponenten können ohne spezialisierte Software abgefragt, ausgefüllt und aufbewahrt werden. Schwieriger wird es bei dem Zusammenhang: Parzellen, die nicht mit dem angegebenen Lieferanten übereinstimmen, Geodaten, die nicht im richtigen Format geliefert wurden, oder Dokumente, die zwar eingehen, aber nicht die Aufbewahrungsfrist erfüllen, weil niemand sie strukturell gespeichert hat.
Was Sie vernünftigerweise selbst regeln können
Die Abfrage von Daten bei Ihren Lieferanten ist eine Aufgabe, die Sie selbst am besten erledigen können, einfach weil Sie die Beziehung haben. Eine strukturierte Frageliste, ein fester Abfragezeitpunkt pro Lieferung und eine klare Absprache über das erwartete Format sparen später viel Korrekturarbeit. Auch das Führen einer Übersicht pro Produktstrom — welche Rohstoffe, welche Herkunft, welcher Lieferant — ist mit einem gut strukturierten Spreadsheet zu bewältigen, solange die Anzahl der Ströme begrenzt bleibt.
Wo es schiefgeht, ist meist bei der Skalierung. Sobald Sie mit mehreren Lieferanten, Ländern und Jahreszeiten arbeiten, wird es schwierig, manuell nachzuverfolgen, welche Parzelle zu welcher Lieferung gehört, welche Dokumente bereits fünf Jahre lang aufbewahrt werden müssen und welche gerade eingegangen sind, und welche Risikoeinstufung zu einem bestimmten Zeitpunkt galt. Ein Land, das seine Einstufung ändert, betrifft nämlich nicht nur neue Lieferungen, sondern auch die Frage, ob Ihr bestehendes Dossier noch aktuell ist.
Wo Validierung und Strukturierung einen Unterschied machen
Die Validierung von Geolocationsangaben ist technisch eine andere Art von Arbeit als deren Abfrage. Ein Geodatensatz kann vollständig wirken und dennoch nicht zur Parzelle passen, die zur Lieferung gehört, oder in einem Format vorliegen, das das EU-Informationssystem nicht akzeptiert. Dies zu prüfen erfordert einen systematischen Ansatz, nicht weil es kompliziert ist, eine einzelne Parzelle zu überprüfen, sondern weil es fehleranfällig wird, sobald Sie das für Dutzende Lieferungen gleichzeitig tun.
Dies ist der Punkt, an dem Tools wie eudri.com einen Unterschied machen: Wir strukturieren die Daten, die Sie bereitstellen, validieren sie auf Konsistenz und Vollständigkeit und generieren daraus die Sorgfaltserklärung oder die vereinfachte Erklärung. Was wir nicht tun, ist zu erklären, dass ein Produkt entwaldungsfrei ist oder dass Sie die Verordnung erfüllen — diese Beurteilung liegt und bleibt bei Ihnen als Wirtschaftsteilnehmer, möglicherweise mit einem Rechtsanwalt oder der zuständigen Aufsichtsbehörde. Wer sehen möchte, wie diese Aufgabenteilung zwischen Ihrer Arbeit und unserer Strukturierung in der Praxis aussieht, liest wie die Daten durch das System fließen.
Selbst machen, auslagern oder etwas dazwischen
Die meisten KMU-Unternehmen entscheiden sich nicht zwischen vollständigem Selbstmachen und vollständigem Auslagern, sondern bestimmen bei jedem Einzelteil, wo ihre Zeit am besten eingesetzt ist. Das Gespräch mit dem Lieferanten führen Sie selbst, weil niemand anders diese Beziehung hat. Das Kombinieren und Überprüfen des Ergebnisses ist der Teil, bei dem Struktur den Unterschied zwischen einem Dossier ausmacht, das Sie schnell wiederfinden können, und einem Dossier, das Sie erst unter Zeitdruck zu rekonstruieren versuchen.
Ob Sie für Ihre Situation mehr Eigeninitiative oder Unterstützung benötigen, hängt von Ihrer Rolle in der Lieferkette und der Anzahl der Produktströme ab, die Sie verwalten. Dies unterscheidet sich erheblich zwischen einem Kaffeeröster mit einem festen Lieferanten und einem Holzhändler mit wechselnden Herkunftsländern. In wenigen Fragen sehen Sie, welche Rolle und welche Verpflichtung für Sie gelten, und in der Wissensdatenbank nach Thema lesen ist Schritt für Schritt aufgeführt, was genau erforderlich ist. Wer wissen möchte, was die Unterstützung beim Aufbau und bei der Einreichung kostet, findet diese Übersicht auf der Seite mit Gebühren und Abonnements.
Möchten Sie zunächst für sich selbst klären, wo Sie stehen, bevor Sie entscheiden, was Sie selbst tun und was Sie auslagern? Der kostenlose Rollencheck gibt Ihnen diesen Ausgangspunkt, ohne Verpflichtungen.