Ja, du kan bygga ett EUDR-dossier själv. Ingenting i förordningen förpliktar dig att anlita en tredje part för detta. Den fråga som verkligen spelar roll är inte om det går, utan hur mycket tid det tar, hur felbenäget det är när du har flera produktströmmar och leverantörer, och om du kan visa resultatet för en tillsynsmyndighet när som helst.
Ett dossier per produktström består av ett antal fasta delar: vilka dina leverantörer är, från vilka länder de levererar och vilken risikklassificering som gäller för dessa, på vilka områden råvaran har producerats tillsammans med motsvarande geodata, och de dokument som stöder detta. Alla dessa delar kan efterfrågas, fyllas i och sparas utan specialiserad programvara. Där det blir svårare är när det gäller samstämmigheten: områden som inte motsvarar den angivna leverantören, geodata som inte har levererats i rätt format, eller dokument som kommer in men inte uppfyller bevaringskraven eftersom ingen har lagrat dem strukturerat.
Vad du rimligen kan hantera själv
Att efterfråga uppgifter från dina leverantörer är arbete som du själv bäst kan göra, helt enkelt för att du har relationen. En strukturerad checklista, ett fast kontaktmoment per leverans och ett tydligt avtal om vilket format du förväntar dig sparar mycket efterföljande korrigeringsarbete. Att även upprätthålla en översikt per produktström — vilken råvara, vilken härkomst, vilken leverantör — kan göras med ett väl utformat kalkylark så länge antalet strömmar är begränsat.
Där det brukar gå fel är vanligtvis när volymen ökar. När du arbetar med flera leverantörer, länder och säsonger blir det svårt att manuellt hålla reda på vilket område som tillhör vilken leverans, vilka dokument som redan måste sparas i fem år jämfört med nyss anlända, och vilken risikklassificering som gällde vid en viss tidpunkt. Ett land som byter klassificering påverkar nämligen inte bara nya leveranser utan också frågan om ditt befintliga dossier fortfarande är aktuellt.
Där validering och strukturering gör skillnad
Att validera geolokaliseringsdata är tekniskt sett en annan typ av arbete än att efterfråga dem. En geodatauppsättning kan verka fullständig och ändå inte överensstämma med det område som tillhör leveransen, eller ha levererats i ett format som EU:s informationssystem inte accepterar. Att kontrollera detta kräver ett systematiskt tillvägagångssätt, inte för att det är komplicerat att kontrollera ett område, utan för att det blir felbenäget när du gör det för dussintals leveranser samtidigt.
Det är här verktyg som eudri.com gör skillnad: vi strukturerar de uppgifter du tillhandahåller, validerar dem för konsekvens och fullständighet, och genererar därur förklaringen om försiktighet eller den förenklad förklaring. Vad vi inte gör är att förklara att en produkt är ontbossningsfri eller att du uppfyller förordningen — denna bedömning är och förblir din som aktör på marknaden, eventuellt med hjälp av en jurist eller den behörig tillsynsmyndighet. Den som vill se hur denna uppdelning mellan ditt arbete och vår strukturering ser ut i praktiken läser hur uppgifterna flödar genom systemet.
Göra det själv, lägga ut det, eller något däremellan
De flesta små och medelstora företag väljer inte mellan att helt och hållet göra det själva och helt och hållet lägga ut det, utan beslutar för varje del var deras tid är bäst spenderad. Du för samtalet med leverantören själv, eftersom ingen annan har den relationen. Att kombinera och kontrollera det som kommer från detta är den del där struktur gör skillnad mellan ett dossier som du snabbt kan hitta och ett dossier som du först försöker rekonstruera under tidspress.
Huruvida du för din situation har mer nytta av att göra det själv eller av stöd beror på din roll i kedjan och antalet produktströmmar som du hanterar. Det skiljer sig mycket mellan en kaffebrännarе med en fast leverantör och en timmerhandlare med varierande ursprungsländer. I ett par frågor ser du vilken roll och skyldighet som gäller för dig, och i kunskapsbanken per ämne är utförligt bearbetat steg för steg vad som exakt behövs. Den som vill veta vad vägledning för att bygga upp och lämna in kostar, hittar den översikten på sidan med priser och prenumerationer.
Vill du först få klarhet om var du står innan du väljer vad du gör själv och vad du lägger ut på entreprenad? Den kostnadsfria rolltestet ger dig den utgångspunkten, utan några förpliktelser.