Het korte antwoord
De EUDR verplicht marktdeelnemers en handelaren om de onderliggende documenten van een due-diligenceverklaring vijf jaar te bewaren. Het punt waar het vaak misgaat, is niet de duur maar het beginpunt: veel mkb-bedrijven rekenen vanaf de datum van invoer, inkoop of verkoop van de partij. De verordening koppelt de termijn echter aan het moment waarop de due-diligenceverklaring is ingediend bij het EU-informatiesysteem, niet aan een transactiedatum.
Dat verschil kan weken tot maanden schelen, en bij seizoensgebonden partijen soms nog meer. Wie de verkeerde datum als uitgangspunt neemt, loopt het risico documenten te vroeg weg te gooien of juist onnodig lang vast te houden. Voor de exacte formulering verwijzen wij naar de officiële tekst op EUR-Lex of naar een jurist; hieronder leest u hoe dit in de praktijk uitwerkt.
Waarom het indienmoment telt en niet de transactiedatum
Een due-diligenceverklaring hoort bij een specifieke partij of zending die u op de markt brengt of verhandelt. De verklaring zelf wordt ingediend op het moment dat die partij het EU-informatiesysteem passeert, en dat moment staat geregistreerd met een tijdstempel. De bewaarplicht sluit aan bij dat geregistreerde moment, omdat de verklaring en de onderliggende gegevens daarmee onlosmakelijk verbonden zijn.
Voor een handelaar die doorlopend kleine partijen koffie of cacao verwerkt, betekent dit dat elke verklaring zijn eigen teller heeft. Een dossier dat u in januari indient, heeft een andere einddatum dan een dossier van hetzelfde product dat u in oktober indient. Wie dit per productstroom bijhoudt in plaats van per kalenderjaar, voorkomt dat documenten te vroeg uit de administratie verdwijnen.
Wat er precies onder de bewaarplicht valt
De bewaarplicht raakt niet alleen de ingediende verklaring zelf. Ze omvat ook de geolocatiegegevens van de percelen, de informatie over het herkomstland en de risicoclassificatie die daarbij hoort, de communicatie met leveranciers over herkomst, en de onderbouwing van de risicobeoordeling die aan de verklaring ten grondslag ligt. Kortom: alles wat nodig is om achteraf te kunnen reconstrueren hoe de verklaring tot stand is gekomen.
Voor bedrijven die met meerdere grondstoffen werken, zoals een importeur die zowel hout als rubber verhandelt, loopt dit al snel uiteen in losse dossiers met elk hun eigen bewaartermijn. de kennisbank met uitleg per grondstof en situatie gaat dieper in op welke documenten per product relevant zijn.
Wat dit betekent als u meerdere verklaringen per jaar indient
Voor bedrijven die doorlopend importeren, ontstaat al snel een stapeling van termijnen: elke zending met een eigen indiendatum, en dus een eigen vervaldatum voor de bewaarplicht. Zonder systematische vastlegging is het lastig om op een later moment nog te achterhalen welk dossier bij welke verklaring hoort en wanneer de bewaartermijn daadwerkelijk afloopt.
In de praktijk werkt het daarom beter om de bewaartermijn te koppelen aan de productstroom en de indiendatum van de bijbehorende verklaring, in plaats van aan een vast moment in het jaar. Zo voorkomt u dat u documenten van de ene partij te vroeg verwijdert omdat u uitging van de datum van een andere partij.
Hoe u dit organiseert zonder dat het een project op zich wordt
Voor een mkb-bedrijf zonder eigen compliance-afdeling is het onderhouden van losse termijnen per zending al snel foutgevoelig als dit in spreadsheets of mailboxen gebeurt. Een opzet waarin elk dossier automatisch gekoppeld is aan de datum van indiening, scheelt handmatig rekenwerk en voorkomt dat een termijn ongemerkt verstrijkt.
Of u dit zelf opzet of laat ondersteunen, de bewaarplicht blijft een verantwoordelijkheid van de marktdeelnemer of handelaar zelf. Hoe wij de onderliggende gegevens vastleggen en beveiligen tijdens die bewaartermijn, leest u op de pagina over gegevensbeveiliging. Wie eerst wil weten welke rol en welke verplichting voor het eigen bedrijf gelden voordat de bewaartermijn relevant wordt, begint doorgaans bij de rollencheck die in een paar vragen uw positie in de keten laat zien.
Tot slot
De duur van vijf jaar is op zichzelf niet het lastige onderdeel van deze verplichting; het beginpunt is dat wel, zeker voor bedrijven die meerdere partijen per jaar verwerken. Wie structuur aanbrengt per productstroom en per indiendatum, voorkomt de meeste verwarring.
Wilt u weten welke documenten in uw situatie specifiek onder de bewaarplicht vallen en hoe u dit per productstroom inricht? Doe de gratis rollencheck of bekijk wat een dossier per productstroom bij ons kost om te zien wat structureren, valideren en genereren voor uw bedrijf kan betekenen.