Voor een EUDR-verklaring bij cacao heeft u doorgaans vijf soorten stukken nodig: handelsdocumenten die product en hoeveelheid vastleggen, gegevens over uw leverancier, geolocatiegegevens van de percelen waar de cacao is geteeld, bewijs dat de productie voldoet aan de wetgeving van het land van herkomst, en — als u niet de eerste schakel bent — de referentienummers van eerdere verklaringen die al in de keten zijn ingediend.
Bij cacao is één onderdeel bijna altijd het lastigste: de geolocatiegegevens. Cacao komt vaak van veel kleine percelen die via een coöperatie of lokale opkoper worden samengevoegd voordat ze bij u binnenkomen. Dat betekent dat u niet één perceel hoeft te herleiden, maar mogelijk tientallen of honderden, verspreid over verschillende telers. Dat detail bepaalt in de praktijk hoeveel tijd en overleg een cacaodossier vraagt, meer nog dan bij grondstoffen met minder versnipperd landbezit.
De basisdocumenten die bij vrijwel elke cacaostroom horen
De kern van elk dossier bestaat uit de gebruikelijke handelspapieren: facturen, inkoopcontracten, paklijsten en de goederencode waaronder de partij wordt ingevoerd. Daarnaast noteert u wie de leverancier is, met naam, adres en eventueel een ondernemingsnummer. Dit lijkt op wat voor elke grondstof geldt, en dat klopt ook — het is het fundament waarop de rest van het dossier rust. Zonder een sluitende administratie van wie wat heeft geleverd, is de rest van het dossier niet te onderbouwen.
Waarom dit bij cacao net iets meer aandacht vraagt
Bij cacao lopen leveranciersrelaties vaak via meerdere lagen: teler, coöperatie, lokale exporteur, en pas dan uw directe handelspartner. Elke laag voegt een schakel toe die u inzichtelijk moet maken. Dat is geen probleem van documentsoort, maar van aantal schakels — en dat aantal is bij cacao doorgaans hoger dan bij bijvoorbeeld hout of rundvee.
Geolocatiegegevens: het document dat de meeste vragen oproept
De geolocatiegegevens vormen het onderdeel waar cacao-importeurs het vaakst op vastlopen. Voor elk perceel waar de cacao vandaan komt, is een locatie nodig, en bij grotere percelen gaat het om een volledige contour in plaats van één coördinaat. Het probleem is niet de regel zelf, maar de praktijk: een coöperatie werkt vaak met honderden aangesloten telers, en die gegevens moeten ergens centraal en consistent worden vastgelegd voordat ze bij u terechtkomen.
Het is daarom verstandig om vroeg met uw leverancier of coöperatie te bespreken hoe die percelen worden geregistreerd en of dat overzicht al bestaat, of nog moet worden opgebouwd. Wie hier meer achtergrond over zoekt, vindt in de kennisbank waar geolocatie per situatie wordt uitgelegd een uitwerking van wat een geolocatiegegeven precies moet bevatten.
Bewijs van legaliteit in het land van herkomst
Naast de herkomst zelf hoort bij het dossier ook onderbouwing dat de productie voldoet aan de wetgeving van het land waar de cacao vandaan komt. Denk aan grondgebruiksrechten, vergunningen voor landbouwgrond, en waar van toepassing exportdocumentatie. Welke stukken precies relevant zijn, verschilt per land: sommige landen kennen een uitgebreider vergunningenstelsel dan andere, en de risicoclassificatie van het land van herkomst speelt hierbij een rol. Dat is geen vast sjabloon dat u zomaar kunt overnemen — het vraagt om per herkomstland te bekijken wat gangbaar en gevraagd is.
Aggregatie via coöperaties: het punt waar het vaakst tijd verloren gaat
Omdat cacao zo vaak via coöperaties loopt, is het gebruikelijk dat percelen van meerdere telers worden samengevoegd tot één leveringspartij. Dat maakt het dossier niet ongeldig, maar het vraagt wel om zorgvuldigheid: dubbele tellingen van hetzelfde perceel over verschillende leveringen, of percelen die per abuis ontbreken, zijn de meest voorkomende fouten. Een goed startpunt is te vragen of de coöperatie al een centraal overzicht van aangesloten telers en percelen bijhoudt, in plaats van dat u dit zelf per zending moet reconstrueren.
Bewaren en indienen van het dossier
De verzamelde documenten horen niet alleen compleet te zijn, ze moeten ook voor een vastgestelde periode bewaard blijven en op een manier die u later kunt terugvinden. Hoe u die gegevens structureert en waar ze vandaan komen, leest u terug in hoe wij aangeleverde gegevens tot een dossier verwerken. Gegevens van leveranciers en telers zijn bovendien gevoelige informatie, en het is goed om vooraf te weten hoe met die gegevens wordt omgegaan voordat u ze deelt.
Welke documenten precies bij uw situatie horen, hangt af van uw rol in de keten en van het land van herkomst. Wilt u eerst weten waar u staat voordat u een volledig dossier opbouwt? Doe de gratis rollencheck en ga in een paar vragen na welke rol en verplichting bij u passen, of blader door de kennisbank voor meer onderwerpen rond cacao en de andere grondstoffen.