Kan jeg ændre eller tilbagekalde en indgivet due diligence-erklæring?

Ændring er ikke mulig, tilbagekaldelse derimod

En due diligence-erklæring, når den først er indgivet, kan ikke åbnes og efterfølgende ændres. EU-informationssystemet for ontboskningsforordningen tildeler hver indgivet erklæring et fast referencenummer og et verifikationsnummer, og denne registrering fastlåses på indgivelsestidspunktet. Hvis nogen efter indgivelsen opdager, at oplysningerne ikke er korrekte — et forkert parcelnummer, en forkert leverandør, en forkert risikovurdering — kan denne fejl således ikke stilfærdigt rettes i den eksisterende erklæring.

Hvad der imidlertid er muligt, er at tilbagekalde erklæringen via informationssystemet, hvorefter en ny, korrigeret due diligence-erklæring indgives med et nyt referencenummer. For dem, der arbejder med en fil pr. produktstrom, betyder dette i praksis, at en fejl først rettes i den underliggende fil — parcellet, leverandøren, dokumentet — hvorefter erklæringen, som er opbygget ud fra denne fil, indgives på ny. Hvorvidt tilbagekaldelse og genindgivelse i et konkret tilfælde er den rette fremgangsmåde, og hvilke konsekvenser det har, hvis der allerede er en kontrol i gang fra en kompetent myndighed, er en vurdering, der påhviler markedsaktøren selv.

Hvor dette fremgår: strukturen af EU-informationssystemet

Denne arbejdsmetode følger af strukturen af EU-informationssystemet for ontboskningsforordningen, det register, hvori due diligence-erklæringer og forenklede erklæringer indgives, og hvori hver erklæring tildeles et unikt referencenummer. Systemet er indrettet til registrering af en erklæring på et bestemt tidspunkt, ikke til efterfølgende redigering af en allerede indgivet erklæring; rettelser foretages via tilbagekaldelse af den eksisterende registrering og en ny indgivelse. For den præcise funktionsmåde, herunder spørgsmålet om, hvem der på vegne af en markedsaktør må tilbakalde og indgive på ny, er dokumentationen for informationssystemet selv den rette kilde.