Welke gegevens moet ik invullen in een due-diligenceverklaring?

Een verklaring bevat bedrijfsgegevens, productinfo en percelen

Een due-diligenceverklaring bestaat uit een vaste set gegevens: wie de verklaring indient, om welk product het gaat, waar het vandaan komt en op basis waarvan de risicobeoordeling is gedaan. Concreet gaat het om de identificatiegegevens van het bedrijf, een omschrijving van het product inclusief GN-code en handelsnaam, het land of de regio van productie, en de geolocatie van de percelen waar de grondstof vandaan komt. Bij grotere partijen of meerdere percelen moet die geolocatie voor elk perceel apart worden opgegeven, niet als één verzamelaanduiding.

Daarnaast bevat de verklaring een uitspraak dat de zorgvuldigheidsplicht is doorlopen en dat op basis daarvan een verwaarloosbaar risico is vastgesteld. Wie verderop in de keten zit en het product ongewijzigd doorlevert, hoeft meestal niet alle onderliggende gegevens opnieuw te verzamelen, maar kan volstaan met een vereenvoudigde verklaring die verwijst naar de referentienummers van de verklaringen die eerder in de keten al zijn ingediend. Deze gegevens worden ingevoerd in het EU-informatiesysteem voor de ontbossingsverordening, het register waar verklaringen worden opgeslagen en waar bevoegde autoriteiten toegang toe hebben. Welke conclusie over risico daarin wordt opgenomen, blijft een beoordeling van de marktdeelnemer of handelaar zelf; een dienstverlener kan hooguit helpen die gegevens te structureren en het formulier correct in te vullen.

Bijlage II van Verordening 2023/1115 legt dit vast

De inhoud van de due-diligenceverklaring is vastgelegd in bijlage II van Verordening (EU) 2023/1115, die de verplichte gegevens opsomt: identificatie van de marktdeelnemer, productomschrijving met GN-code, hoeveelheid, land van productie en geolocatie van de percelen. Artikel 4 en artikel 5 van dezelfde verordening beschrijven wanneer een volledige verklaring nodig is en wanneer met een vereenvoudigde verklaring kan worden volstaan. Het EU-informatiesysteem voor de ontbossingsverordening is de plek waar deze verklaringen worden ingediend en geregistreerd.