Moet ik per zending een aparte verklaring indienen?

Eén verklaring kan meerdere zendingen dekken

Nee, niet per definitie hoeft voor elke afzonderlijke zending een compleet nieuwe due-diligenceverklaring te worden opgesteld. De verordening werkt met een verklaring die wordt gekoppeld aan een product of een productstroom, en die verklaring krijgt een referentienummer in het EU-informatiesysteem voor de ontbossingsverordening. Zolang de onderliggende gegevens kloppen — dezelfde leverancier, hetzelfde herkomstperceel, dezelfde productstroom en risicobeoordeling — kan dat referentienummer bij meerdere zendingen worden gebruikt. Wat wél per zending nodig is, is de koppeling: bij het beschikbaar stellen op de markt of bij de douaneafhandeling wordt aangegeven onder welk referentienummer die specifieke partij valt.

Verandert er iets aan de onderliggende situatie — een andere leverancier, een ander perceel, een andere risico-inschatting — dan hoort daar een nieuwe of aangepaste verklaring bij, ook al gaat het om hetzelfde soort product. Het onderscheid tussen "per zending" en "per batch" is dus vooral administratief van aard: de verklaring is gekoppeld aan een productstroom met vaste kenmerken, en pas wanneer die kenmerken wijzigen, ontstaat de noodzaak voor een nieuw dossier en een nieuwe verklaring. Voor een mkb-bedrijf dat structureel bij dezelfde leverancier uit hetzelfde herkomstgebied inkoopt, betekent dit in de praktijk minder papierwerk dan één losse verklaring per fysieke levering.

De basis: artikel 4 en het referentienummer in het EU-systeem

Deze werkwijze volgt uit artikel 4 van Verordening (EU) 2023/1115, dat de due-diligenceverklaring koppelt aan het op de markt brengen of beschikbaar stellen van relevante producten en de mogelijkheid biedt om een eenmaal ingediende verklaring met haar referentienummer te hergebruiken zolang de gegevens waarop zij is gebaseerd ongewijzigd blijven. Het EU-informatiesysteem voor de ontbossingsverordening registreert die referentienummers en vormt daarmee de plek waar de koppeling tussen een verklaring en een concrete zending wordt vastgelegd. Welke informatie een verklaring precies moet bevatten en onder welke voorwaarden hergebruik van een referentienummer is toegestaan, staat in de verordening zelf; de volledige, actuele tekst daarvan staat op EUR-Lex.