Para una declaración de debida diligencia en el caso de la soja, en todo caso debe disponer de datos de geolocalización de las parcelas de producción, documentos que acrediten la producción lícita en el país de origen, documentos de transporte y comerciales que vinculen un lote con esas parcelas, y una evaluación de riesgo propia con las medidas correspondientes. Lo que específicamente interviene en el caso de la soja es que esta materia prima casi siempre se comercializa a granel: lotes de diferentes parcelas y a veces de diferentes regiones se mezclan en silos, barcos de navegación interior o buques oceanográficos antes de llegar a su empresa.
Esa mezcla no significa que la obligación de rastreabilidad desaparezca, pero sí que el expediente necesita una capa adicional. Mientras que en el caso de un lote de granos de café de una única cooperativa a menudo basta con un número limitado de parcelas, en el caso de soja a granel la documentación debe mostrar de qué parcelas se compone un lote cargado, incluso si esas parcelas ya están mezcladas en el momento de la carga.
Qué documentos contiene el expediente en términos básicos
El núcleo de un expediente de debida diligencia para la soja no se aparta sustancialmente del de otras materias primas. Necesita datos sobre el proveedor, con nombre, domicilio y país de producción. Además, debe disponer de los datos de geolocalización de las parcelas donde se ha cultivado la soja, como punto en el caso de parcelas más pequeñas o como polígono en el de las más grandes. Asimismo, deben acompañar documentos que acrediten la producción lícita, como pruebas de propiedad o tenencia y autorizaciones aplicables en el país de origen, además de información sobre el período de producción o cosecha. Finalmente, deben acompañar documentos comerciales y de transporte que sigan el lote desde la parcela hasta la llegada en la UE y, si los eslabones anteriores en la cadena ya han presentado una declaración de debida diligencia, el número de referencia correspondiente.
Quien construye esto por primera vez advierte rápidamente que la recopilación de estos documentos requiere más tiempo que rellenar un formulario. examinado por materia prima qué documentos son necesarios proporciona un resumen que ayuda a ver qué difiere para la soja respecto de, por ejemplo, el cacao o la madera.
Por qué el procesamiento a granel en el caso de la soja requiere un paso adicional
El punto donde los importadores de soja tropiezan con mayor frecuencia es que la cadena entre el productor y el importador de la UE suele ser más larga y más ramificada que en el caso de otras materias primas reguladas. Un productor entrega a un almacén local, que entrega a una trituradora o exportador, que a su vez entrega a un comerciante que compone el lote para el envío. En cada uno de esos puntos puede producirse mezcla, con soja de múltiples parcelas en el mismo silo o bodega.
Qué significa esto para su administración
Para su expediente esto significa que una referencia de geolocalización a una única parcela a menudo no basta. Un lote que llega a su empresa puede componerse de múltiples parcelas simultáneamente, y la Reglamentación también exige ese conjunto completo de parcelas, no una muestra representativa. Los proveedores que utilizan un sistema de balance de masas por lo general registran qué parcelas están en qué proporción en un lote cargado; ese registro debe formar parte del expediente de soja exactamente como los datos de geolocalización en sí. Si no solicita ese registro, existe el riesgo de que un expediente parezca completo, pero que en la inspección no sea rastreable hasta las parcelas de origen reales.
Si un proveedor ya tiene esto en orden no siempre es fácil de averiguar en una única conversación. Ayuda tener claro de antemano qué función desempeña usted mismo en la cadena, porque la profundidad de la pregunta a su proveedor depende de eso. en pocas preguntas ver qué función y obligación le corresponde proporciona una primera orientación, antes de que inicie la conversación con su proveedor.
¿Qué ocurre si los documentos no están completos?
Ocurre que un proveedor suministra datos de geolocalización pero no la contabilidad de masa subyacente, o viceversa. En tal caso, falta un eslabón necesario para rastrear el lote de manera concluyente. Las consecuencias que esto tiene para su situación específica y para el momento de presentación no pueden responderse de forma general; dependen de su función, su producto y el estado de su expediente, y para esto lo recomendable es consultar con un jurista o la autoridad supervisora competente.
Lo que sí puede decirse de forma general es: cuanto antes en la cadena se establezca el vínculo entre parcelas y lotes, menos trabajo de reconstrucción será necesario después. Un expediente que se ha elaborado por flujo de producto, con proveedores, países de origen y parcelas organizados de manera clara, hace que ese trabajo de reconstrucción sea mucho más manejable. cómo se elabora paso a paso un expediente de este tipo muestra qué pasos conlleva, desde la estructuración de datos hasta la generación de la declaración.
¿Desea ver primero dónde se encuentra exactamente antes de pedir a los proveedores documentos adicionales? La verificación gratuita de funciones responde en pocas preguntas una indicación de su función y obligación, y cuál es el coste de un expediente completo por flujo de producto muestra qué se requiere si necesita profundización.