För en EUDR-försäljningsuppgift för soja måste du i alla fall ha geolokaliseringsdata från produktionsparcellerna, handlingar som styrker laglig produktion i ursprungslandet, transport- och handelsdokument som knyter en parti till dessa parceller, och en egen riskbedömning med tillhörande åtgärder. Det som är specifikt för soja är att denna råvara nästan alltid handlas i bulk: partier från olika parceller och ibland olika regioner blandas i silona, inlandsfartyg eller oceanfartyg innan de anländer till dig.
Denna blandning betyder inte att ursprungskravet förfaller, men det innebär att dokumentationen behöver ett extra lager. Där en parti kaffebönor från ett kooperativ ofta kan nöjas med ett begränsat antal parceller, måste sojadokumentationen för bulksoja visa vilka parceller en laddad parti är sammansatt av, även om dessa parceller redan är blandade när de lastas.
Vilka handlingar som ingår i dokumentationen i grunden
Kärnan i en EUDR-dokumentation för soja skiljer sig inte väsentligt från den för andra råvaror. Du behöver uppgifter om leverantören, med namn, adress och produktionsland. Dessutom bör du ha geolokaliseringsdata från de parceller där sojan odlades, antingen som punkt för mindre parceller eller som polygon för större. Vidare hör bevis på laglig produktion till, såsom äganderätts- eller hyresbevis och tillstånd som gäller i ursprungslandet, plus information om produktions- eller skördeperioden. Slutligen hör handels- och transportdokument till som följer partien från parcell till ankomst i EU, och, om tidigare länkar i kedjan redan har lämnat in en försäljningsuppgift, motsvarande referensnummer.
Den som bygger detta för första gången märker snart att insamlingen av dessa handlingar tar mer tid än att fylla i ett formulär. undersökt per råvara vilka handlingar som hör till ger en översikt som hjälper till att se vad som för soja avviker från till exempel kakao eller trä.
Varför bulkbearbetning av soja kräver ett extra steg
Den punkt där sojasmporterare oftast stöter på problem är att kedjan mellan odlare och EU-importör vanligtvis är längre och mer förgrenad än för andra råvaror i förordningen. En odlare levererar till ett lokalt lager, som levererar till en kvarn eller exportör, som i sin tur levererar till en handlare som sammanställer partien för försändelse. Vid var och en av dessa punkter kan blandning ske, varvid soja från flera parceller hamnar i samma silo eller hålrum.
Vad det betyder för din administration
För din dokumentation innebär detta att en geolokaliseringsreferens till en enda parcell ofta inte räcker. En parti som anländer till dig kan vara sammansatt av flera parceller samtidigt, och förordningen kräver då också denna kompletta uppsättning parceller, inte ett representativt urval. Leverantörer som arbetar med ett massbalanssystem registrerar vanligtvis vilka parceller som ingår i vilken proportion i en laddad parti; denna registrering hör till sojadokumentationen likväl som geolokaliseringsdatan i sig. Om du inte efterfrågar denna registrering uppstår risken för att en dokumentation ser fullständig ut men vid granskning inte kan spåras till de faktiska härkomstparcellerna.
Huruvida en leverantör redan har detta i ordning går inte alltid att klargöra i ett samtal. Det hjälper att redan i förväg ha klart för sig vilken roll du själv spelar i kedjan, eftersom omfattningen av frågan till din leverantör beror på detta. i några få frågor se vilken roll och skyldighet som gäller för dig ger en första vägledning innan du inleder samtalet med din leverantör.
Vad händer om handlingarna inte är fullständiga
Det förekommer att en leverantör tillhandahåller uppgifter om geografisk placering men inte den underliggande massbalansen, eller tvärtom. I så fall saknas en länk som är nödvändig för att spåra partiet på ett slutgiltigt sätt. Vilka konsekvenser detta har för din specifika situation och för tidpunkten för inlämningen kan inte besvaras på ett allmänt plan; det beror på din roll, din produkt och tillståndet för din dokumentsamling, och för det är samråd med en jurist eller den behörig tillsynsmyndighet det lämpligaste tillvägagångssättet.
Det som väl kan sägas på ett allmänt plan är: ju tidigare i kedjan kopplingen mellan jordlotter och partier fastställs, desto mindre rekonstruktionsarbete krävs senare. En dokumentsamling som är uppbyggd per produktström, med leverantörer, ursprungsländer och jordlotter tydligt tillsammans, gör det rekonstruktionsarbetet betydligt mer hanterbart. hur en sådan dokumentsamling skapas steg för steg visar vilka steg som ingår, från strukturering av uppgifter till generering av förklaringen.
Vill du först se var du exakt står innan du ber leverantörer om extra handlingar? Den kostnadsfria rollkontrollen ger i ett par frågor en indikation på din roll och skyldighet, och vad en komplett dokumentsamling per produktström kostar visar vad som ingår om du behöver fördjupning.