Pour une déclaration EUDR relative au soja, vous devez en tout cas disposer des données de géolocalisation des parcelles de production, de documents justifiant la production légale dans le pays d'origine, de documents de transport et de commerce qui lient un lot à ces parcelles, ainsi que d'une évaluation des risques interne avec les mesures correspondantes. Ce qui est spécifique au soja, c'est que cette matière première est presque toujours commercialisée en vrac : les lots provenant de différentes parcelles et parfois de différentes régions sont mélangés dans des silos, des péniches ou des navires avant d'arriver chez vous.
Ce mélange ne signifie pas que l'obligation de traçabilité disparaît, mais bien que le dossier nécessite une couche supplémentaire. Alors qu'un lot de grains de café provenant d'une seule coopérative peut souvent être traité avec un nombre limité de parcelles, le soja en vrac exige que la documentation indique de quelles parcelles un lot chargé est composé, même si ces parcelles sont déjà mélangées au moment du chargement.
Quels documents le dossier contient en principe
Le cœur d'un dossier EUDR pour le soja ne diffère pas essentiellement de celui pour d'autres matières premières. Vous avez besoin de données sur le fournisseur, avec le nom, l'adresse et le pays de production. En outre, vous devez disposer des données de géolocalisation des parcelles où le soja a été cultivé, sous forme de point pour les petites parcelles ou sous forme de polygone pour les plus grandes. En outre, des pièces justificatives de la production légale doivent l'accompagner, telles que des titres de propriété ou de location et des autorisations applicables dans le pays d'origine, ainsi que des informations sur la période de production ou de récolte. Enfin, des documents commerciaux et de transport doivent l'accompagner, qui suivent le lot du champ jusqu'à son arrivée dans l'UE, et, si les acteurs précédents de la chaîne ont déjà soumis une déclaration de diligence raisonnable, le numéro de référence correspondant.
Celui qui entreprend cela pour la première fois s'aperçoit rapidement que la collecte de ces pièces prend plus de temps que le remplissage d'un formulaire. examiné par matière première quels documents il y a lieu d'inclure donne un aperçu qui aide à voir ce qui pour le soja diffère ou non de, par exemple, le cacao ou le bois.
Pourquoi le traitement en vrac du soja nécessite une étape supplémentaire
Le point où les importateurs de soja rencontrent le plus souvent des difficultés est que la chaîne entre le producteur et l'importateur dans l'UE est généralement plus longue et plus ramifiée que pour les autres matières premières du règlement. Un producteur livre à un site de stockage local, qui livre à un triturateur ou exportateur, qui à son tour livre à un négociant qui prépare le lot pour l'expédition. À chacun de ces stades, un mélange peut avoir lieu, le soja provenant de plusieurs parcelles aboutissant dans le même silo ou la même cale.
Ce que cela signifie pour votre administration
Pour votre dossier, cela signifie qu'une référence de géolocalisation à une seule parcelle ne suffit souvent pas. Un lot qui arrive chez vous peut être composé de plusieurs parcelles à la fois, et le règlement exige alors également cet ensemble complet de parcelles, et non un échantillon représentatif. Les fournisseurs qui utilisent un système de bilan de masse enregistrent généralement quelles parcelles et dans quelles proportions se trouvent dans un lot chargé ; cet enregistrement doit faire partie du dossier soja tout autant que les données de géolocalisation elles-mêmes. Si vous ne demandez pas cet enregistrement, il y a un risque qu'un dossier paraisse complet, mais qu'il s'avère qu'il ne peut pas être retracé jusqu'aux parcelles réelles d'origine lors d'un contrôle.
Qu'un fournisseur l'ait déjà en ordre n'est pas toujours clair après une conversation. Il est utile de savoir à l'avance quel rôle vous jouez vous-même dans la chaîne, car c'est de cela que dépend la profondeur de la question à poser à votre fournisseur. en quelques questions voir quel rôle et quelle obligation vous correspond en donne une première indication avant d'engager la conversation avec votre fournisseur.
Que faire si les documents ne sont pas complets
Il arrive qu'un fournisseur fournisse des données de géolocalisation mais pas le bilan de masse sous-jacent, ou inversement. Dans ce cas, il manque un maillon nécessaire pour retracer le lot de manière exhaustive. Les conséquences que cela a pour votre situation spécifique et pour le moment du dépôt ne peuvent pas être énoncées de manière générale ; cela dépend de votre rôle, de votre produit et de l'état de votre dossier, et à cet égard, la consultation d'un juriste ou de l'autorité de contrôle compétente est la voie appropriée.
Ce qui peut être énoncé de manière générale, c'est que plus tôt dans la chaîne d'approvisionnement le lien entre les parcelles et les lots est établi, moins il y aura besoin de travail de reconstitution ultérieurement. Un dossier constitué par flux de produit, avec fournisseurs, pays d'origine et parcelles clairement organisés ensemble, rend ce travail de reconstitution beaucoup plus gérable. comment un tel dossier se constitue étape par étape montre quelles étapes y sont associées, de la structuration des données à la génération de la déclaration.
Voulez-vous d'abord voir où vous en êtes précisément avant de demander des pièces supplémentaires à vos fournisseurs ? Le contrôle de rôle gratuit vous donne en quelques questions une indication de votre rôle et de vos obligations, et ce qu'un dossier complet par flux de produit coûte montre ce qui est impliqué si vous avez besoin d'approfondir.