Per una dichiarazione EUDR nella soia, dovete in ogni caso disporre di dati di geolocalizzazione dei lotti di produzione, documenti che provino la produzione legittima nel paese di origine, documenti di trasporto e commerciali che colleghino un carico a quei lotti, e una vostra valutazione del rischio con le misure associate. Ciò che è specifico della soia è che questa materia prima viene praticamente sempre commercializzata in massa: carichi provenienti da lotti diversi e talvolta da regioni diverse vengono mescolati nei silos, nelle chiatte o nelle navi portacontainer prima di arrivare da voi.
Questo mescolamento non significa che l'obbligo di tracciabilità dell'origine viene meno, ma significa che il fascicolo richiede un livello aggiuntivo di documentazione. Mentre un carico di chicchi di caffè da una sola cooperativa spesso può essere gestito con un numero limitato di lotti, nel caso della soia in massa la documentazione deve mostrare da quali lotti è stato costituito un carico caricato, anche se questi lotti erano già mescolati al momento del carico.
Quali documenti il fascicolo contiene nella struttura di base
Il nucleo di un fascicolo EUDR per la soia non differisce sostanzialmente da quello di altre materie prime. Avete bisogno di informazioni sul fornitore, con nome, indirizzo e paese di produzione. Inoltre, dovete disporre dei dati di geolocalizzazione dei lotti dove la soia è stata coltivata, come punto per i lotti più piccoli o come poligono per quelli più grandi. Devono inoltre essere allegati documenti che provino la produzione legittima, come certificati di proprietà o di affitto e permessi applicabili nel paese di origine, oltre a informazioni sul periodo di produzione o di raccolta. Infine, devono essere inclusi documenti commerciali e di trasporto che seguono il carico dal lotto all'arrivo nell'UE, e, se gli attori precedenti nella catena hanno già presentato una dichiarazione di dovuta diligenza, il relativo numero di riferimento.
Chi lo costruisce per la prima volta si accorge rapidamente che la raccolta di questi documenti richiede più tempo del compilamento di un modulo. investigato per materia prima quali documenti sono rilevanti fornisce una panoramica che aiuta a vedere cosa per la soia differisce e cosa non differisce, ad esempio, dal cacao o dal legno.
Perché la lavorazione in massa nella soia richiede un ulteriore step
Il punto in cui gli importatori di soia incontrano più spesso difficoltà è che la catena tra il coltivatore e l'importatore UE di solito è più lunga e più ramificata rispetto ad altre materie prime del regolamento. Un coltivatore consegna a un magazzino locale, che consegna a un frantoio o esportatore, che a sua volta consegna a un commerciante che assembla il carico per la spedizione. In ciascuno di questi punti può avvenire un mescolamento, dove la soia da più lotti finisce nello stesso silos o nello stesso vano di carico.
Cosa questo significa per la vostra amministrazione
Per il vostro fascicolo, ciò significa che un riferimento di geolocalizzazione a un solo lotto spesso non è sufficiente. Un carico che arriva da voi può essere costituito da più lotti contemporaneamente, e il regolamento chiede quindi l'intera serie di lotti, non un campione rappresentativo. I fornitori che utilizzano un sistema di bilancio di massa di solito registrano quali lotti e in quale proporzione si trovano in un carico caricato; questa registrazione appartiene al fascicolo di soia tanto quanto i dati di geolocalizzazione stessi. Se non richiedete questa registrazione, il rischio è che un fascicolo sembri completo, ma durante il controllo non risulti tracciabile fino ai veri lotti di origine.
Se un fornitore ha già messo in ordine questo aspetto non sempre è facile capirlo in una sola conversazione. Aiuta avere già chiaro in anticipo il ruolo che voi stessi rivestite nella catena, perché la profondità della domanda al vostro fornitore dipende da questo. comprendere in poche domande quale ruolo e quale obbligo vi competono fornisce una prima direzione prima di intraprendere la conversazione con il vostro fornitore.
Cosa succede se i documenti non sono completi
Può accadere che un fornitore fornisca dati di geolocazione ma non il relativo bilancio di massa sottostante, o viceversa. In tal caso, manca un collegamento necessario per ricondurre il lotto in modo coerente. Le conseguenze che ciò comporta per la vostra situazione specifica e per il momento della presentazione non possono essere comunicate in via generale; dipendono dal vostro ruolo, dal vostro prodotto e dallo stato del vostro dossier, e a tale scopo la consultazione di un avvocato o dell'autorità competente è la strada più opportuna.
Quello che invece può dirsi in via generale è: quanto prima nella catena viene stabilito il collegamento tra parcelle e lotti, tanto meno lavoro di ricostruzione sarà necessario in seguito. Un dossier costruito per flusso di prodotto, con fornitori, paesi di origine e parcelle ordinatamente riuniti, rende il lavoro di ricostruzione considerevolmente più gestibile. come un simile dossier viene realizzato passo dopo passo mostra quali passaggi sono coinvolti, dalla strutturazione dei dati alla generazione della dichiarazione.
Volete innanzitutto vedere esattamente dove vi trovate prima di chiedere ai vostri fornitori documenti aggiuntivi? La verifica gratuita del ruolo fornisce in poche domande un'indicazione del vostro ruolo e dei vostri obblighi, e quanto costa un dossier completo per flusso di prodotto mostra cosa comporta se avete bisogno di approfondimento.