Quali documenti sono necessari per la dichiarazione di diligenza rispetto al dovere di vigilanza per la gomma?
Per una dichiarazione di diligenza rispetto al dovere di vigilanza per la gomma raccogliete essenzialmente gli stessi documenti che per altre materie prime: documenti commerciali che identificano il lotto, dati di geolocalizzazione dei terreni dove è stata prodotta la gomma, e informazioni che dimostrano che la produzione è conforme alla legislazione del paese di origine. La differenza non sta nell'elenco stesso, ma nella difficoltà di ottenere presso la gomma questi dati di geolocalizzazione in modo completo e affidabile, perché la gomma naturale giunge quasi sempre a voi attraverso piccoli produttori e intermediari commerciali.
Quest'ultimo è il dettaglio su cui ruota questo argomento. Con il legno o la soia lavorate più spesso con un numero limitato di fornitori più grandi per lotto. Con la gomma, un trasformatore acquista lattice o gomma coagulata spesso da centinaia di piccoli agricoltori contemporaneamente, tramite un raccoglitore locale o una cooperativa che mescola i lotti prima che arrivino all'esportatore. Ciò non cambia la natura della documentazione, ma ne aumenta il volume e la rende più vulnerabile a interruzioni nella catena di custodia.
I documenti base richiesti dal regolamento
Il nucleo del fascicolo è costituito dalla fattura commerciale e dalla bolla di accompagnamento che identificano il lotto di gomma, il paese e, se pertinente, la regione di produzione, i dati di geolocalizzazione dei terreni su cui è stata coltivata la gomma, e il periodo in cui la produzione ha avuto luogo. Si aggiungono informazioni che rendono plausibile che la produzione sia conforme alla legislazione applicabile nel paese di origine, come l'uso dei suoli, le condizioni di lavoro e le autorizzazioni. Infine, deve esservi documentazione che dimostri che il terreno non è stato deforestato né degradato dopo il 31 dicembre 2020, la data che il regolamento stesso utilizza come limite. Ciò che conta come prova sufficiente è stabilito dall'autorità competente e dall'operatore; noi strutturiamo e convalidiamo i dati forniti, ma non esprimiamo noi stessi un giudizio sulla situazione di un lotto.
Perché la gomma richiede un livello aggiuntivo di complessità
Con la gomma naturale, la catena va spesso dall'albero all'agricoltore, dall'agricoltore al raccoglitore locale, dal raccoglitore alla cooperativa o al commerciante, e solo allora all'esportatore con cui voi stessi operate. Ogni anello di questa catena può raggruppare lotti provenienti da terreni diversi. Per voi come importatore, ciò significa che i dati di geolocalizzazione che ricevete sono in realtà una somma di dati già raccolti e trasmessi in precedenza nella catena. Se manca un anello da qualche parte, manca la tracciabilità di parte del lotto, e questo è difficile da recuperare successivamente. Per questo motivo è consigliabile, all'inizio di una relazione commerciale, chiedere quanto lontano l'esportatore stesso può dimostrare di risalire nella catena, invece di scoprire al momento della compilazione della dichiarazione che quelle informazioni non sono disponibili.
Che cosa potete fare in pratica
È utile documentare per ogni flusso di prodotto quale fornitore fornisce quali documenti, quale paese di origine vi è associato e quale classificazione di rischio vi è collegata. In questo modo si crea un fascicolo in cui potete trovare per ogni lotto ciò che possedete e ciò che manca ancora. Per la gomma è utile in questo contesto chiedere esplicitamente degli anelli intermedi tra agricoltore ed esportatore, perché in altre catene questo livello spesso comprende meno anelli e quindi è più facile da trascurare. la panoramica per materia prima con gli argomenti che sono rilevanti mostra quali documenti ritornano per ogni materia prima e dove sono i punti critici per ogni catena.
Il ruolo degli anelli precedenti della catena
Poiché la gomma passa spesso attraverso molteplici intermediari, è consueto che parte della dovuta diligenza sia già stata svolta da un precedente operatore nella catena, ad esempio dall'esportatore nel paese di origine. Lei può utilizzare queste informazioni, ma la responsabilità di valutare se la sua posizione nella catena è conforme rimane in capo a lei come operatore o commerciante. Se ha dubbi sulla quale ruolo sia applicabile al suo caso e quali documenti ne derivino, è questo il primo elemento che vuole chiarire prima di costruire un fascicolo.
Una buona comunicazione con il suo fornitore su ciò che già documenta permette di risparmiare molto lavoro di ricerca successivamente. come elaboriamo i dati di origine in un fascicolo mostra come i documenti che riceve vengono convertiti in una panoramica completa per partita, e come gestiamo i documenti da lei caricati descrive come questi dati vengono conservati.
Vuole prima sapere quale ruolo e quale obbligo si applicano alla sua azienda prima di iniziare a raccogliere documenti? scoprire in poche domande quale ruolo e obbligo le si applicano fornisce un primo orientamento gratuito, dopodiché può proseguire eventualmente con un fascicolo per flusso di prodotto.