Forordningen selv nævner ingen frist for opbygningen af et dossier. Der er derfor intet officielt svar på, hvor mange uger eller måneder det tager. Det, som praksis viser: for en virksomhed med én overskuelig produktstrom og en samarbejdsvillig leverandør er et første dossier ofte samlet inden for nogle få uger. Når der er flere leverandører, lande eller mellemhandlere i kæden, tager det hurtigt flere måneder, og det skyldes næsten aldrig administrationen selv.
Den største tidsspilde er nemlig ikke udfyldelse af formularer, men venten på oplysninger, som skal komme fra uden for virksomheden. Hvis man ved dette på forhånd, kan man påvirke gennemløbstiden betydeligt ved at starte i god tid og ikke vente, til en deadline kommer på synshold.
Hvor tiden går i praksis
Et dossier pr. produktstrom består groft sagt af fire dele: identiteten på leverandørerne, oprindelseslande med deres risikoklassificering, delene med geolokaliseringsdata og de underliggende dokumenter. Af disse fire tager den første del sædvanligvis mindst tid, da I allerede har disse oplysninger. Den tredje del, geolokaliseringsdata pr. del, er typisk den del, hvor arbejdet tager længst tid, især hvis oprindelsen går gennem flere led, før den når til jer.
Hvis råvaren går gennem et kooperativ, et indsamlingspunkt eller en mellemhandelsmand, må denne part først selv hente oplysningerne fra de oprindelige dele frem, før de når til jer. Det er et trin, som I ikke kan springe over, og som I næppe kan fremskynde, højest kan I skynde på ved at spørge i god tid.
Det trin, som oftest forhaler: data fra leverandøren
I praksis er gennemløbstiden oftest blokeret på samme sted: en leverandør, der ikke er vant til denne type forespørgsler, ikke med det samme forstår, hvorfor I spørger, eller helt enkelt ikke har oplysningerne parat. Ved en første forespørgsel er en besvarelsestid på nogle få uger ingen undtagelse, og hos leverandører, der selv er afhængige af mindre producenter, kan det blive længere. videnbanken med forklaringer pr. situation behandler dette samtale og de spørgsmål, der går med det, så I ikke skal finde ud af, hvad I præcis skal spørge om ved hver leverandør.
En anden forsinkende faktor er ufuldstændighed: data kommer vel ind, men ikke i den form, der er nødvendig, eller de dækker ikke hele oprindelsen til partiet. Det betyder en anden runde, og en anden runde tager næsten altid længere tid end den første, fordi kommunikationen dengang allerede blev betragtet som afsluttet.
Hvad I selv kan fremskynde
Det, der ligger inden for Jeres egen indflydelse, er den struktur, hvor I samler og kontrollerer data. Et dossier, der er opbygget pr. produktstrom, med en fast plads til leverandører, oprindelseslande, dele og dokumenter, forhindrer, at I skal anmode om oplysninger flere gange, eller at noget falder ud. Det sparer ikke dage hos leverandøren, men vel dage på Jeres egen side: udfindsning, organisering og kontrol tager tid, og denne tid kan begrænses.
Også det tidspunkt, hvor I begynder, gør forskel. Hvis I venter, til en ikrafttrædelsesdato kommer nærmere, opstables ventetiden hos leverandører på Jeres eget tidspres. At begynde tidligt ændrer ikke på, hvor hurtigt en leverandør svarer, men det giver plads til at vente på et langsomt svar uden at det bliver et problem.
Hvad der ikke kan fremskyndes: den lovpligtige risikovurdering
Risikovurderingen i sig selv, hvor der afgøres, om et produkt er fremstillet uden skovrydning og lovligt, forbliver ansvaret for markedsaktøren. Det er ikke et trin, der kan outsources eller påskyndes ved at indsætte mere kapacitet: vurderingen kræver omhu, og omhu tager naturligvis tid. En mappe, der er bygget godt op, gør vurderingen mere håndterbar, fordi de nødvendige oplysninger derved allerede står på et logisk sted i stedet for at være spredt over indbakker og mapper.
Flere produktstrømme på samme tid
Virksomheder, der behandler flere råvarer eller flere oprindelseslande på samme tid, undervurderer ofte, at gennemløbstiden ikke lægges sammen, men ganges: hver produktstrøm har sine egne leverandører, sine egne lande og sine egne dokumenter. Hvis man tackler dette pr. strøm i stedet for som én stor opgave, bevarer man overblikket over, hvor forsinkelseretk præcis ligger, og kan styre målrettet i stedet for at trække alt i gang på én gang.
Ønsker du at vide, hvordan dette ser ud i din egen situation? Med den gratis rollecheck på et par spørgsmål ser du først, hvilken rolle og forpligtelse der hører til dit produkt, og via forklaringen om, hvordan vores tilgang fungerer læser du, hvordan en mappe pr. produktstrøm i praksis opbygges.