A rendelet nem nevez meg határidőt a dosszié összeállítására. Így tehát nincs hivatalos válasz arra, hogy ez hány hét vagy hónap időt vesz igénybe. Az azonban a gyakorlatban elmondható: egyetlen áttekinthető terméklánccal és kooperatív beszállítóval rendelkező vállalkozás esetében az első dosszié gyakran néhány héten belül összeáll. Amint azonban több beszállító, ország vagy közvetítő kerül a lánc képébe, gyorsan elérheti a néhány hónapot, és ez szinte soha nem az adminisztrációból adódik.
A legnagyobb időrabló ugyanis nem az űrlapok kitöltése, hanem a vállalkozáson kívülről érkező információra való várakozás. Aki ezt előre tudja, lényegesen csökkentheti az átfutási időt azzal, hogy időben elkezdődik, és nem vár, amíg a határidő közeledik.
Ahol a gyakorlatban az idő telik el
A terméklánconként egy dosszié nagyjából négy részből áll: a beszállítók azonosítása, a herkomstországok és azok kockázati besorolása, a parcellák geolokalízációs adatai, valamint az alátámasztó dokumentumok. E négy közül az első rész jellemzően a legkevesebb időt veszi igénybe, mivel ezekről az adatokról már rendelkezel. A harmadik rész, a parcellánkénti geolokalízációs adatok, általában az a szakasz, ahol az óra a leghosszabbat teker, különösen akkor, ha a termékhely több szinten keresztül jut el hozzád.
Amennyiben az alapanyag egy szövetkezeten, gyűjtőponton vagy közvetítőn keresztül érkezik, az adott félnek előbb be kell szerezniük az eredeti parcellák adatait, mielőtt azok hozzád jutnak. Ez egy olyan lépés, amelyet nem lehet kihagyni, és alig lehet felgyorsítani – legfeljebb úgy, hogy korán megkéred rá.
A legtöbbször lassító lépés: a beszállítótól érkező adatok
A gyakorlatban az átfutási idő leggyakrabban ugyanazon a ponton akad meg: egy beszállító, aki nem szokott ilyen típusú kéréshez, nem azonnal érti meg, miért kérod ezt, vagy az adatok egyszerűen még nem állnak készen. Az első kérésnél a néhány hetes válaszidő nem kivétel, és olyan beszállítók esetében, akik maguk is kisebb termelőktől függenek, ez jelentős időt vehet igénybe. az ismeretbázisból a helyzetekre vonatkozó magyarázatokkal ezt a beszélgetést és az azzal járó kérdéseket kezeli, hogy ne kelljen minden beszállítónál újra kitalálnod, mit is kell pontosan megkérdezni.
A másik lassító tényező az hiányosság: az adatok ugyan megérkeznek, de nem a szükséges formában, vagy nem fedik le az adott tétel teljes eredetét. Ez azt jelenti, hogy újabb forduló szükséges, és egy újabb forduló szinte mindig több időt vesz igénybe, mint az első, mivel a kommunikációs vonal már lezártnak számított.
Mit te magad tudsz felgyorsítani
Amit viszont saját hatáskörödbe tartozik, az az a szerkezet, amelyben az adatokat gyűjtöd és ellenőrzöd. A terméklánconként felépített dosszié, amelynek megvan a maga állandó helye a beszállítók, a herkomstországok, a parcellák és a dokumentumok számára, megelőzi, hogy az információt többször kell igényelned, vagy valami az ideális közút között veszne el. Ez nem takarít meg napokat a beszállítónál, de igen a saját oldalad felé: a feltárás, az rendszerezés és az ellenőrzés időt vesz igénybe, és ez az idő csökkenthető.
Az is különbséget jelent, hogy mikor kezdesz. Aki vár, amíg egy bevezetési dátum közelebb kerül, összerakja a beszállítónál való várakozási időt a saját időnyomásával. A korai kezdés nem változtat azon, hogy milyen gyorsan reagál egy beszállító, de ad helyet egy lassú reagálásra való várakozásra anélkül, hogy ez probléma lenne.
Amit nem lehet felgyorsítani: a jogi értelemben vett kockázatmérlegelés
A kockázatértékelés, amelyből kitűnik, hogy egy termék erdőirtásmentes és jogszerűen termelték-e, a piaci szereplő feladata marad. Ez nem olyan lépés, amelyet ki lehet outsourcelni vagy gyorsítani lehet több kapacitás bevetésével: ez az értékelés gondosságot igényel, és a gondosságnak szükségszerűen ideje van. A jól felépített dossziék ezt az értékelést kezelhetőbbé teszik, mivel a szükséges adatok logikus helyen vannak, nem pedig szétszórtan a postafiókokba és mappákba.
Több termékvonal egyidejűleg
Az olyan vállalkozások, amelyek több nyersanyagot vagy több országot dolgoznak fel egyidejűleg, gyakran alulbecsülik, hogy a feldolgozási idő nem összeadódik, hanem szorzódik: minden termékvonalnak saját szállítói, saját országai és saját dokumentumai vannak. Aki ezt vonalak szerinti alapon külön kezeli egy nagy feladat helyett, átlátja, hogy a késedelem pontosan hol van, és célzottan tud beavatkozni ahelyett, hogy mindenét egyszerre kéne mozgatni.
Szeretné tudni, hogyan néz ki ez a saját helyzetében? A ingyenes szerepellenőrzésben néhány kérdésben először meglátja, hogy az Ön termékéhez milyen szerep és kötelezettség tartozik, és a magyarázatban, hogyan működik az ő megközelítésük, elolvashatja, hogyan épül fel egy dossziék termékvonalként a gyakorlatban.