Regulamentul în sine nu prevede un termen pentru construirea unui dosar. Nu există deci niciun răspuns oficial la întrebarea cât timp costă aceasta în săptămâni sau luni. Ceea ce se poate spune din punct de vedere practic: pentru o companie cu o singură flux de produse clar și un furnizor cooperant, un prim dosar este adesea asamblat în câteva săptămâni. De îndată ce în lanț sunt implicați mai mulți furnizori, țări sau intermediari comerciali, aceasta se ridică rapid la câteva luni, și aceasta aproape niciodată nu se datorează administrației în sine.
Cel mai mare consumator de timp nu este completarea formularelor, ci așteptarea informațiilor care trebuie să vină din afara propriei companii. Dacă știți asta dinainte, puteți influența semnificativ durata ciclului începând devreme și așteptând până când o scadență se apropie.
Unde se duce timp în practică
Un dosar pentru fiecare flux de produse constă aproximativ din patru componente: identitatea furnizorilor dumneavoastră, țările de origine cu clasificarea lor de risc, parcelele cu date de geolocalizare și documentele suport. Din aceste patru, prima componentă consumă de obicei cel mai puțin timp, deoarece deja dispuneți de aceste informații. A treia componentă, datele de geolocalizare pe parcelă, este de obicei componenta în care ceasul ticăie cel mai mult, mai ales dacă originea trece prin mai multe verigi înainte de a ajunge la dumneavoastră.
Dacă materia primă trece prin o cooperativă, un punct de colectare sau un intermediar comercial, acea parte trebuie mai întâi să obțină ea însăși datele parcelelor originale înainte ca acestea să ajungă la dumneavoastră. Aceasta este un pas pe care nu îl puteți omite și pe care nici măcar nu îl puteți accelera, doar îl puteți grăbi cereând-o din timp.
Pasul care cea mai des încetinește: datele la furnizor
În practică, durata ciclului se blochează cel mai des în același punct: un furnizor care nu este obișnuit cu acest tip de cereri, nu înțelege imediat de ce i le cereți, sau pur și simplu nu are datele la îndemână. La o primă cerere, un termen de răspuns de câteva săptămâni nu este o excepție, și la furnizori care depind ei înșiși de producători mai mici, aceasta poate crește. baza de cunoștințe cu explicații per situație abordează această conversație și întrebările care ajută, astfel încât să nu trebuie să aflați din nou la fiecare furnizor exact ce trebuie să cereți.
Un al doilea factor de slowdown este incompletitudinea: datele sosesc, dar nu în forma necesară, sau nu acoperă întreaga origine a lotului. Aceasta înseamnă o a doua rundă, și o a doua rundă costă aproape întotdeauna mai mult timp decât prima, deoarece linia de comunicare era deja considerată finalizată.
Ce puteți accelera dvs. înșivă
Ceea ce se află în sfera dumneavoastră de influență este structura în care colectați și verificați datele. Un dosar construit pe flux de produse, cu un loc fix pentru furnizori, țări de origine, parcele și documente, previne necesitatea de a cere din nou informații sau ca ceva să cadă între scaun și masă. Aceasta nu economisește zile la furnizor, dar economisește zile la dvs. înșivă: a afla, ordona și verifica consumă timp, și acel timp este într-adevăr limitat.
Și momentul în care începeți face diferență. Cei care așteaptă până când o dată de intrare în vigoare se apropie, acumulează timp de așteptare la furnizori peste presiunea proprie. Începerea devreme nu schimbă cât de repede reacționează un furnizor, dar oferă spațiu pentru a aștepta o reacție lentă fără ca aceasta să devină o problemă.
Ceea ce nu poate fi accelerat: evaluarea legală a riscului
Evaluarea riscului în sine, în care se cântărește dacă un produs este fără defrișări și produs legal, rămâne responsabilitatea participantului de pe piață. Aceasta nu este o etapă care poate fi externalizată sau accelerată prin alocarea de mai multe resurse: evaluarea aceasta cere atentie la detalii, iar atenția la detalii necesită timp. Un dosar care a fost construit corespunzător face evaluarea aceasta mai ușoară, deoarece datele necesare se află deja într-un loc logic în loc să fie dispersate în cutii poștale și foldere.
Mai multe fluxuri de produse în același timp
Companiile care prelucrează mai multe materii prime sau mai multe țări de origine în același timp, subestimează adesea că durata de execuție nu se adaugă, ci se înmulțește: fiecare flux de produs are propriii furnizori, propriile țări și propriile documente. Cine abordează aceasta pentru fiecare flux separat în loc s-o trateze ca pe o singură sarcină mare, păstrează o imagine de ansamblu asupra locului exact în care apare întârzierea și poate să corecteze în mod intenționat în loc să grăbească totul deodată.
Doriți să aflați cum arată aceasta pentru situația dumneavoastră? Cu controlul gratuit al rolurilor din câteva întrebări vedeți mai întâi ce rol și obligație corespund produsului dumneavoastră, și prin intermediul explicației despre modul în care funcționează abordarea noastră citiți cum se construiește practic un dosar pentru fiecare flux de produs.