Förordningen själv nämner ingen tidsfrist för att bygga upp ett dossier. Det finns alltså inget officiellt svar på frågan om hur många veckor eller månader det tar. Det som går att säga i praktiken är: för ett företag med en överskådlig produktström och en samarbetsvillig leverantör är ett första dossier ofta sammanställt inom några veckor. Så snart det finns flera leverantörer, länder eller mellanhand i kedjan blir det lätt flera månader, och det beror nästan aldrig på själva administrationen.
Den största tidskrävande faktorn är nämligen inte att fylla i formulär utan att vänta på information som måste komma från utanför ditt eget företag. Om du är medveten om det i förväg kan du påverka genomloppstiden avsevärt genom att börja i tid och inte vänta tills en deadline närmar sig.
Var tiden går i praktiken
Ett dossier per produktström består ungefär av fyra delar: identiteten på dina leverantörer, ursprungsländerna med deras riskklassificering, parcellernamedgeolokaliseringsdata och underliggande dokument. Av dessa fyra tar den första delen vanligtvis minst tid, eftersom du redan har dessa uppgifter. Den tredje delen, geolokaliseringsdata per parcel, är vanligtvis den del där tiden tar längst, särskilt om ursprunget kommer genom flera led innan det når dig.
Om din råvara går genom ett kooperativ, en insamlingsplats eller ett mellanled måste denna part först själv skaffa fram uppgifterna om de ursprungliga parcellernaföre de når dig. Det är ett steg som du inte kan hoppa över och knappast kan påskynda, högst kan du förespegla genom att fråga om det i tid.
Det steget som oftast försenar: uppgifter från leverantören
I praktiken fastnar genomloppstiden oftast på samma punkt: en leverantör som inte är van vid denna typ av förfrågningar, inte omedelbar förstår varför du frågar, eller helt enkelt inte har uppgifterna tillhands än. Vid en första förfrågan är en svarstid på några veckor inget undantag, och för leverantörer som själva är beroende av mindre producenter kan detta bli längre. kunskapsbanken med vägledning för olika situationer behandlar detta samtal och de frågor som hjälper till, så att du inte behöver ta reda på exakt vad du ska fråga varje leverantör.
En andra försenade faktor är ofullständighet: uppgifterna kommer in men inte i den form som behövs, eller så täcker de inte det fullständiga ursprunget för partiet. Det innebär en andra omgång, och en andra omgång tar nästan alltid mer tid än den första, eftersom kommunikationsvägen redan betraktades som avslutad.
Vad du själv kan påskynda
Det som faktiskt ligger inom din egen påverkan är strukturen i vilken du samlar in och kontrollerar data. Ett dossier som är uppbyggt per produktström, med en fast plats för leverantörer, ursprungsländer, parceller och dokument, förhindrar att du behöver begära information flera gånger eller att något faller mellan stolarna. Det sparar inga dagar hos leverantören men väl dagar på din egen sida: att ta reda på, organisera och kontrollera tar tid, och den tiden går att begränsa.
Även tidpunkten för när du börjar spelar roll. Om du väntar tills ett ikraftträdandedatum närmar sig, staplar du väntetiden hos leverantörer på din egen tidsbegränsning. Att börja tidigt förändrar ingenting när det gäller hur snabbt en leverantör svarar, men det ger utrymme att vänta på ett långsamt svar utan att det blir ett problem.
Det som inte går att påskynda: den lagstadgade riskvärderingen
Själva riskbedömningen, där man väger om en produkt är avskogningsfri och lagligt producerad, förblir marknadsaktörens ansvar. Det är inte en uppgift som kan outsourcas eller påskyndas genom att sätta in mer kapacitet: bedömningen kräver omsorgsfullhet, och omsorgsfullhet tar tid. En väl uppbyggd dokumentation gör bedömningen mer hanterbar, eftersom nödvändiga uppgifter då redan står på ett logiskt ställe i stället för att vara utspridda över postlådor och mappar.
Flera produktströmmar samtidigt
Företag som hanterar flera råvaror eller flera ursprungsländer samtidigt underskattar ofta att genomloppstiden inte adderas utan multipliceras: varje produktström har sina egna leverantörer, sina egna länder och sina egna dokument. Den som tacklar detta per ström separat i stället för som en stor uppgift behåller överblick över exakt var förseningen sitter och kan göra riktade justeringar i stället för att försöka få allt att löpa smidigt samtidigt.
Vill ni veta hur detta ser ut för er egen situation? Med den kostnadsfria rollkontrollen med ett par frågor ser ni först vilken roll och skyldighet som hör till er produkt, och via förklaringen om hur vår metod fungerar läser ni hur en dokumentation per produktström byggs upp i praktiken.