Il regolamento stesso non prevede alcun termine per la costruzione di un dossier. Non esiste quindi una risposta ufficiale a quante settimane o mesi ciò richieda. Ciò che si può dire nella pratica: per un'azienda con un flusso di prodotti unico e gestibile e un fornitore collaborativo, un primo dossier viene spesso completato in poche settimane. Non appena ci sono più fornitori, paesi o intermediari nella catena, questo si dilata rapidamente a qualche mese, e ciò quasi mai dipende dall'amministrazione stessa.
Il maggior consumatore di tempo non è infatti la compilazione di moduli, ma l'attesa delle informazioni che devono provenire dall'esterno della vostra azienda. Chi lo sa in anticipo può influenzare notevolmente i tempi di completamento iniziando in tempo e non aspettando che una scadenza si avvicini.
Dove il tempo viene impiegato nella pratica
Un dossier per flusso di prodotto è costituito approssimativamente da quattro componenti: l'identità dei vostri fornitori, i paesi di origine con la loro classificazione del rischio, i terreni con i dati di geolocalizzazione e i documenti sottostanti. Della prima componente, quella che richiede solitamente il minor tempo, poiché disponete già di quei dati. La terza componente, i dati di geolocalizzazione per terreno, è solitamente quella che richiede più tempo, soprattutto se l'origine passa attraverso più anelli prima di arrivare a voi.
Se la vostra materia prima passa attraverso una cooperativa, un punto di raccolta o un intermediario, quella parte deve prima ottenere i dati dei terreni originali prima che arrivino a voi. Questo è un passaggio che non potete saltare e difficilmente potete accelerare, al massimo potete sollecitare chiedendolo in anticipo.
Il passaggio che più spesso causa ritardi: i dati presso il fornitore
Nella pratica, il tempo di completamento si blocca più spesso nello stesso punto: un fornitore che non è abituato a questo tipo di richieste, non comprende subito perché lo chiedete, oppure semplicemente non ha ancora i dati disponibili. Con una prima richiesta, un tempo di risposta di alcune settimane non è un'eccezione, e presso fornitori che a loro volta dipendono da produttori più piccoli, questo può allungarsi. la base di conoscenze con spiegazioni per ogni situazione affronta questa conversazione e le domande che la accompagnano, così non dovete riscoprire ogni volta presso ogni fornitore esattamente cosa chiedere.
Un secondo fattore che causa ritardi è l'incompletezza: i dati arrivano, ma non nella forma necessaria, oppure non coprono la provenienza completa della partita. Questo significa un secondo giro, e un secondo giro richiede quasi sempre più tempo del primo, perché la linea di comunicazione viene allora già considerata conclusa.
Cosa potete accelerare voi stessi
Ciò che rientra nel vostro controllo è la struttura in cui raccogliete e verificate i dati. Un dossier costruito per flusso di prodotto, con un posto fisso per fornitori, paesi di origine, terreni e documenti, evita di dover richiedere informazioni più volte o che qualcosa cada tra le crepe. Questo non fa risparmiare giorni presso il fornitore, ma risparmiare giorni dal vostro lato: trovare, ordinare e verificare richiede tempo, e quel tempo è riducibile.
Anche il momento in cui iniziate fa differenza. Chi aspetta che una data di entrata in vigore si avvicini, accumula il tempo di attesa presso i fornitori insieme alla propria pressione temporale. Iniziare presto non cambia nulla in merito alla velocità di risposta di un fornitore, ma fornisce spazio per aspettare una risposta lenta senza che diventi un problema.
Ciò che non può essere accelerato: la valutazione legale del rischio
La valutazione del rischio stessa, in cui si valuta se un prodotto è stato prodotto senza deforestazione e legalmente, rimane responsabilità dell'operatore del mercato. Non è un passaggio che può essere esternalizzato o accelerato aumentando la capacità: questa valutazione richiede diligenza, e la diligenza richiede tempo. Un fascicolo ben costruito rende tuttavia questa valutazione più gestibile, perché i dati necessari si trovano già in un unico luogo logico invece di essere dispersi tra caselle di posta e cartelle.
Più flussi di prodotti contemporaneamente
Le aziende che elaborano contemporaneamente più materie prime o più paesi di provenienza spesso sottovalutano il fatto che i tempi di elaborazione non si sommano, ma si moltiplicano: ogni flusso di prodotto ha i suoi fornitori, i suoi paesi e i suoi documenti. Chi affronta questo per ogni flusso separatamente invece che come un unico grande compito mantiene una panoramica di dove esattamente si trova il ritardo e può intervenire in modo mirato invece di cercare di risolvere tutto contemporaneamente.
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