Die Verordnung selbst nennt keine Frist für den Aufbau eines Dossiers. Es gibt also keine offizielle Antwort darauf, wie viele Wochen oder Monate dies kostet. Was sich in der Praxis sagen lässt: Für ein Unternehmen mit einer überschaubaren Produktstrom und einem kooperativen Lieferanten wird ein erstes Dossier häufig innerhalb weniger Wochen zusammengestellt. Sobald es mehrere Lieferanten, Länder oder Zwischenhändler in der Lieferkette gibt, dauert dies schnell mehrere Monate, und das liegt fast nie an der Verwaltung selbst.
Der größte Zeitverschleiß ist nicht das Ausfüllen von Formularen, sondern das Warten auf Informationen, die von außerhalb Ihres eigenen Unternehmens kommen müssen. Wer das vorher weiß, kann die Durchlaufzeit erheblich beeinflussen, indem er rechtzeitig anfängt und nicht wartet, bis eine Deadline in Sicht kommt.
Wo die Zeit in der Praxis aufgewendet wird
Ein Dossier pro Produktstrom besteht grob aus vier Komponenten: die Identität Ihrer Lieferanten, die Herkunftsländer mit ihrer Risikoeinstufung, die Parzellen mit Geostandortdaten und die zugrunde liegenden Dokumente. Von diesen vier kostet die erste Komponente normalerweise die wenigste Zeit, da Sie diese Daten bereits haben. Die dritte Komponente, die Geostandortdaten pro Parzelle, ist normalerweise die Komponente, wo die Uhr am längsten läuft, besonders wenn die Herkunft über mehrere Schritte verläuft, bevor sie bei Ihnen ankommt.
Wenn Ihr Rohstoff über eine Genossenschaft, einen Sammelplatz oder einen Zwischenhändler läuft, muss diese Partei zunächst selbst die Daten der ursprünglichen Parzellen beschaffen, bevor sie bei Ihnen ankommen. Das ist ein Schritt, den Sie nicht überspringen können und den Sie kaum beschleunigen können, höchstens indem Sie früh danach fragen.
Der Schritt, der am häufigsten verzögert: Daten beim Lieferanten
In der Praxis bleibt die Durchlaufzeit am häufigsten am gleichen Punkt stecken: ein Lieferant, der mit solchen Anfragen nicht vertraut ist, nicht sofort versteht, warum Sie danach fragen, oder die Daten einfach noch nicht verfügbar hat. Bei einer ersten Anfrage ist eine Reaktionsfrist von mehreren Wochen keine Ausnahme, und bei Lieferanten, die selbst wieder von kleineren Erzeugern abhängig sind, kann dies sich aufsummieren. der Wissensdatenbank mit Erläuterungen für jede Situation behandelt dieses Gespräch und die Fragen, die dabei helfen, damit Sie bei jedem Lieferanten nicht erneut ausforschen müssen, was Sie genau fragen müssen.
Ein zweiter Verzögerungsfaktor ist Unvollständigkeit: Daten kommen zwar herein, aber nicht in der Form, die notwendig ist, oder sie decken nicht die vollständige Herkunft der Partie ab. Das bedeutet eine zweite Runde, und eine zweite Runde kostet fast immer mehr Zeit als die erste, da die Kommunikationslinie bereits als abgeschlossen angesehen wurde.
Was Sie selbst beschleunigen können
Was tatsächlich in Ihrer eigenen Kontrolle liegt, ist die Struktur, in der Sie Daten sammeln und überprüfen. Ein Dossier, das pro Produktstrom aufgebaut ist, mit einem festen Platz für Lieferanten, Herkunftsländer, Parzellen und Dokumente, verhindert, dass Sie Informationen mehrfach anfordern müssen oder dass etwas verloren geht. Das spart keine Tage beim Lieferanten, aber wohl Tage auf Ihrer eigenen Seite: Ausfindig machen, Ordnung und Überprüfung kosten Zeit, und diese Zeit lässt sich begrenzen.
Auch der Zeitpunkt, zu dem Sie anfangen, macht einen Unterschied. Wer wartet, bis ein Stichtag näher rückt, stapelt die Wartezeit bei Lieferanten auf den eigenen Zeitdruck auf. Früh anfangen ändert nichts daran, wie schnell ein Lieferant antwortet, gibt aber Raum, auf eine langsame Antwort zu warten, ohne dass dies ein Problem wird.
Was nicht zu beschleunigen ist: die gesetzliche Risikobewertung
Die Risikobewertung selbst, bei der bewertet wird, ob ein Produkt entwaldungsfrei und legal hergestellt ist, bleibt die Verantwortung des Marktakteurs. Das ist kein Schritt, der ausgelagert oder durch zusätzliche Kapazität beschleunigt werden kann: Diese Bewertung erfordert Sorgfalt, und Sorgfalt braucht nun einmal Zeit. Ein gut aufgebautes Dossier macht diese Bewertung jedoch überschaubarer, da die erforderlichen Daten dann an einer logischen Stelle zur Verfügung stehen, anstatt über Mailboxen und Ordner verteilt zu sein.
Mehrere Produktströme gleichzeitig
Unternehmen, die mehrere Rohstoffe oder mehrere Herkunftsländer gleichzeitig verarbeiten, unterschätzen oft, dass sich die Durchlaufzeit nicht addiert, sondern vervielfacht: Jeder Produktstrom hat seine eigenen Lieferanten, seine eigenen Länder und seine eigenen Dokumente. Wer dies pro Strom separat angeht, anstatt es als eine große Aufgabe zu behandeln, behält den Überblick darüber, wo die Verzögerung genau liegt, und kann gezielt nachjustieren, anstatt alles auf einmal in Schwung zu bringen.
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