Ο κανονισμός δεν ορίζει προθεσμία για την κατασκευή ενός δοσιέ. Δεν υπάρχει επομένως επίσημη απάντηση στο πόσες εβδομάδες ή μήνες θα χρειαστούν. Τι είναι όμως δυνατό να ειπωθεί στην πρακτική: για μια εταιρεία με μία σαφή ροή προϊόντων και έναν συνεργάσιμο προμηθευτή, ένα πρώτο δοσιέ συναρμολογείται συχνά εντός λίγων εβδομάδων. Μόλις υπάρχουν πολλαπλοί προμηθευτές, χώρες ή ενδιάμεσοι έμποροι στην αλυσίδα, αυτό γρήγορα φτάνει σε μερικούς μήνες, και σχεδόν ποτέ δεν οφείλεται στη διοικητική εργασία.
Ο μεγαλύτερος χρονοφάγος δεν είναι η συμπλήρωση φορμών, αλλά η αναμονή πληροφοριών που πρέπει να προέλθουν από έξω της δικής σας εταιρείας. Όποιος το γνωρίζει εκ των προτέρων, μπορεί να επηρεάσει σημαντικά τον χρόνο κύκλου ξεκινώντας νωρίς και μην περιμένει μέχρι να πλησιάσει μια προθεσμία.
Πού πηγαίνει ο χρόνος στην πρακτική
Ένα δοσιέ ανά ροή προϊόντος αποτελείται περίπου από τέσσερα μέρη: την ταυτότητα των προμηθευτών σας, τις χώρες προέλευσης με την ταξινόμησή τους ως προς τον κίνδυνο, τις παρcel με τα στοιχεία γεωγραφικής θέσης και τα υποκείμενα έγγραφα. Από αυτά τα τέσσερα, το πρώτο μέρος συνήθως χρειάζεται το λιγότερο χρόνο, επειδή ήδη διαθέτετε αυτές τις πληροφορίες. Το τρίτο μέρος, τα στοιχεία γεωγραφικής θέσης ανά αγρό, είναι συνήθως το μέρος όπου η διαδικασία χρειάζεται τον περισσότερο χρόνο, ειδικά όταν η προέλευση περνά από πολλούς κρίκους πριν φτάσει σε σας.
Εάν η πρώτη ύλη σας περνά μέσα από μια συνεταιρισμό, ένα κέντρο συλλογής ή έναν ενδιάμεσο έμπορο, ο καθένας πρέπει πρώτα να αποκτήσει τα στοιχεία των αρχικών αγρών προτού να φτάσουν σε σας. Αυτό είναι ένα βήμα που δεν μπορείτε να παραλείψετε και δύσκολα μπορείτε να επιταχύνετε, μόνο μπορείτε να το επισπεύσετε ζητώντας το νωρίς.
Το βήμα που συχνότερα προκαλεί καθυστέρηση: στοιχεία από τον προμηθευτή
Στην πρακτική, ο χρόνος κύκλου συχνότερα κολλάει στο ίδιο σημείο: ένας προμηθευτής που δεν είναι συνηθισμένος σε τέτοια αιτήματα, δεν καταλαβαίνει αμέσως γιατί το ζητάτε, ή απλώς δεν έχει τα στοιχεία έτοιμα. Σε ένα πρώτο αίτημα, μια προθεσμία απάντησης λίγων εβδομάδων δεν είναι εξαίρεση, και στους προμηθευτές που εξαρτώνται από μικρότερους παραγωγούς, αυτό μπορεί να αυξηθεί. τη βάση γνώσης με επεξήγηση ανά κατάσταση αντιμετωπίζει αυτή τη συζήτηση και τις ερωτήσεις που βοηθούν, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να ανακαλύψετε με κάθε προμηθευτή ακριβώς τι πρέπει να ζητήσετε.
Ένας δεύτερος παράγοντας καθυστέρησης είναι η ελλιπότητα: τα στοιχεία έρχονται, αλλά όχι με τη μορφή που χρειάζεται, ή δεν καλύπτουν την πλήρη προέλευση του φορτίου. Αυτό σημαίνει μια δεύτερη γύρα, και μια δεύτερη γύρα σχεδόν πάντα χρειάζεται περισσότερο χρόνο από την πρώτη, επειδή η γραμμή επικοινωνίας θεωρήθηκε ήδη ως ολοκληρωμένη.
Τι μπορείτε να επιταχύνετε μόνοι σας
Τι βρίσκεται όμως εντός της δικής σας επιρροής, είναι η δομή με την οποία συγκεντρώνετε και ελέγχετε στοιχεία. Ένα δοσιέ που είναι δομημένο ανά ροή προϊόντος, με σταθερό χώρο για προμηθευτές, χώρες προέλευσης, αγρούς και έγγραφα, αποτρέπει να χρειάζεται να ζητήσετε πληροφορίες πολλές φορές ή να χαθεί κάτι. Αυτό δεν εξοικονομεί ημέρες από τον προμηθευτή, αλλά εξοικονομεί ημέρες στο δικό σας πλευρό: η ανακάλυψη, η ταξινόμηση και ο έλεγχος χρειάζονται χρόνο, και αυτός ο χρόνος μπορεί να περιοριστεί.
Επίσης, το χρονικό σημείο εκκίνησης κάνει διαφορά. Όποιος περιμένει μέχρι η ημερομηνία κEffectiveDate να πλησιάσει, στοιβάζει τον χρόνο αναμονής των προμηθευτών πάνω στη δική του χρονική πίεση. Το νωρίς ξεκίνημα δεν αλλάζει τίποτα στο πόσο γρήγορα ένας προμηθευτής αποκρίνεται, αλλά δίνει περιθώριο για αναμονή μιας αργής απάντησης χωρίς να γίνει πρόβλημα.
Τι δεν μπορεί να επιταχυνθεί: η νόμιμη αξιολόγηση κινδύνου
Η αξιολόγηση κινδύνου, με την οποία εκτιμάται κατά πόσο ένα προϊόν έχει παραχθεί χωρίς αποψίλωση δασών και νόμιμα, παραμένει ευθύνη του συμμετέχοντα στην αγορά. Δεν πρόκειται για ένα βήμα που μπορεί να ανατεθεί ή να επιταχυνθεί με πρόσθετη δυναμικότητα: η αξιολόγηση αυτή απαιτεί επιμέλεια, και η επιμέλεια χρειάζεται χρόνο. Ένας φάκελος που έχει δημιουργηθεί σωστά κάνει την αξιολόγηση αυτή πιο εύκολη, επειδή τα απαιτούμενα δεδομένα βρίσκονται ήδη σε ένα λογικό σημείο αντί να είναι διασκορπισμένα σε γραμματοκιβώτια και φακέλους.
Πολλαπλές ροές προϊόντων ταυτόχρονα
Οι επιχειρήσεις που επεξεργάζονται πολλές πρώτες ύλες ή πολλές χώρες προέλευσης ταυτόχρονα συχνά υποεκτιμούν ότι ο χρόνος διεκπεραίωσης δεν αθροίζεται, αλλά πολλαπλασιάζεται: κάθε ροή προϊόντος έχει τους δικούς του προμηθευτές, τις δικές του χώρες και τα δικά του έγγραφα. Αν αυτό αντιμετωπίζεται ανά ροή χωριστά αντί ως ένα ενιαίο έργο, διατηρείται η επισκόπηση του σημείου όπου ακριβώς υπάρχει η καθυστέρηση και μπορεί να γίνει στοχευμένη προσαρμογή αντί να τραβιέται όλα ταυτόχρονα.
Θέλετε να μάθετε πώς θα φαινόταν αυτό για την δική σας κατάσταση; Με τον δωρεάν έλεγχο ρόλων μερικών ερωτήσεων θα δείτε πρώτα ποιος ρόλος και υποχρέωση αντιστοιχεί στο προϊόν σας, και μέσω της εξήγησης για το πώς λειτουργεί η προσέγγισή μας θα διαβάσετε πώς ένας φάκελος ανά ροή προϊόντος δημιουργείται στην πράξη.