Le règlement lui-même ne fixe aucun délai pour la constitution d'un dossier. Il n'existe donc pas de réponse officielle quant au nombre de semaines ou de mois que cela prend. Ce que la pratique nous apprend : pour une entreprise disposant d'une seule chaîne d'approvisionnement claire et d'un fournisseur coopératif, un premier dossier est souvent constitué en quelques semaines. Dès lors que plusieurs fournisseurs, pays ou intermédiaires interviennent dans la chaîne, cela s'étend rapidement à plusieurs mois, et cela provient rarement de l'administration elle-même.
Le plus grand consommateur de temps n'est pas le remplissage de formulaires, mais l'attente d'informations qui doivent provenir de l'extérieur de votre entreprise. Celui qui l'anticipe peut réduire considérablement le délai en commençant à temps et en ne pas attendant qu'une échéance se profile.
Où le temps se consomme en pratique
Un dossier par chaîne d'approvisionnement se compose grossièrement de quatre éléments : l'identité de vos fournisseurs, les pays d'origine avec leur classification des risques, les parcelles avec leurs données de géolocalisation, et les documents justificatifs. Le premier élément prend généralement le moins de temps, car vous disposez déjà de ces informations. Le troisième élément, les données de géolocalisation par parcelle, est généralement celui où l'horloge tourne le plus longtemps, surtout si l'origine transite par plusieurs maillons avant de vous parvenir.
Si votre matière première transite par une coopérative, un centre de collecte ou un intermédiaire, cette partie doit d'abord elle-même obtenir les données des parcelles originelles avant qu'elles ne vous parviennent. C'est une étape que vous ne pouvez pas contourner et que vous pouvez à peine accélérer, sinon en la demandant rapidement.
L'étape qui retarde le plus souvent : les données chez le fournisseur
En pratique, le délai s'enlise le plus souvent au même endroit : un fournisseur qui n'a pas l'habitude de telles demandes, qui ne comprend pas immédiatement pourquoi vous les faites, ou qui n'a tout simplement pas encore les données disponibles. Lors d'une première demande, un délai de réaction de quelques semaines n'est pas une exception, et pour les fournisseurs qui dépendent eux-mêmes de petits producteurs, cela peut s'allonger. la base de connaissances avec des explications pour chaque situation traite cette conversation et les questions qui l'accompagnent, afin que vous n'ayez pas à redécouvrir à chaque fois ce que vous devez précisément demander à chaque fournisseur.
Un second facteur retardataire est l'incomplétude : les données arrivent bien, mais pas sous la forme nécessaire, ou elles ne couvrent pas l'origine complète du lot. Cela signifie un deuxième tour, et un deuxième tour prend presque toujours plus de temps que le premier, car la ligne de communication était alors déjà considérée comme close.
Ce que vous pouvez accélérer vous-même
Ce qui relève de votre propre influence, c'est la structure dans laquelle vous collectez et vérifiez les données. Un dossier constitué par chaîne d'approvisionnement, avec une place fixe pour les fournisseurs, les pays d'origine, les parcelles et les documents, évite que vous deviez demander l'information plusieurs fois ou qu'elle ne se perde en chemin. Cela ne gagne pas des jours du côté du fournisseur, mais bien des jours de votre côté : trouver, organiser et vérifier prend du temps, et ce temps peut être limité.
Le moment où vous commencez fait également une différence. Celui qui attend qu'une date d'entrée en vigueur se rapproche accumule le temps d'attente chez les fournisseurs à la pression de ses propres délais. Commencer tôt ne change rien à la rapidité de réaction d'un fournisseur, mais offre la possibilité d'attendre une réaction lente sans que cela ne pose problème.
Ce qui ne peut pas être accéléré : l'évaluation des risques prescrite par la loi
L'évaluation des risques elle-même, qui consiste à déterminer si un produit est exempt de déforestation et produit légalement, reste la responsabilité de l'opérateur. Ce n'est pas une étape qui peut être externalisée ou accélérée en augmentant les capacités : cette évaluation requiert de la diligence, et la diligence prend du temps. Un dossier bien constitué rend cette évaluation plus gérable, car les données nécessaires se trouvent alors au même endroit de manière logique au lieu d'être dispersées dans des boîtes de réception et des dossiers.
Plusieurs flux de produits à la fois
Les entreprises qui traitent plusieurs matières premières ou plusieurs pays d'origine à la fois ne réalisent souvent pas que la durée d'exécution ne s'additionne pas, mais se multiplie : chaque flux de produits a ses propres fournisseurs, ses propres pays et ses propres documents. Ceux qui traitent chaque flux séparément au lieu de l'ensemble comme une seule grande tâche conservent une vue d'ensemble sur l'endroit exact du retard et peuvent intervenir de manière ciblée au lieu de chercher à tout débloquer à la fois.
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