Sama uredba ne određuje rok za izradu dosjea. Stoga nema službenog odgovora na pitanje koliko tjedana ili mjeseci to traje. Što se tiče prakse: za poduzeće s jednom preglednom proizvodno-logističkom linijom i suradljivim dobavljačem često je moguće sastaviti prvi dosje unutar nekoliko tjedana. Čim se u lancu pojavi više dobavljača, zemalja ili posrednika, to brzo naraste na nekoliko mjeseci, a do toga gotovo nikada ne dolazi zbog same administracije.
Najveći gubitak vremena naime nije popunjavanje obrazaca, već čekanje na podatke koji dolaze izvana, iz drugih dijelova vašega poslovanja. Tko to unaprijed zna, može značajno utjecati na vrijeme trajanja ako krene na vrijeme i ne čeka dok se rok ne bliži.
Gdje se vrijeme u praksi gubi
Dosje po proizvodno-logističkoj liniji grubokažući se sastoji od četiri dijela: imena vaših dobavljača, zemalja podrijetla s njihovom klasifikacijom rizika, parcela s geopodacima, i temeljnih dokumenata. Od tih četiriju dijelova prvi dio obično traje najmanje jer već imate te podatke. Treći dio, geopodaci po parceli, obično je dio gdje vrijeme najduže traje, posebno ako podrijetlo prolazi kroz više karika prije nego što dođe do vas.
Ako vaša sirovina prolazi kroz zadrugu, skupnu točku ili posrednika, ta strana prvo mora pribaviti podatke o izvornim parcelama prije nego što do vas dođu. To je korak koji ne možete preskočiti i koji teško možete ubrzati, eventualno samo ako ga pravovremeno potražite.
Korak koji najčešće usporava: podaci od dobavljača
U praksi se rok najčešće zadržava na istoj točki: dobavljač koji nije navikao na ovakve zahtjeve, ne razumije odmah zašto ga postavljate, ili podaci jednostavno nisu dostupni. Pri prvom zahtjevu rok odgovora od nekoliko tjedana nije iznimka, a kod dobavljača koji sami ovise o manjim proizvođačima, to može biti duže. znanju bazi s objašnjenjima za svaku situaciju bavi se ovim razgovorom i pitanjima koja pritom trebaju, kako ne biste kod svakog dobavljača ispočetka trebali znati što točno trebate pitati.
Drugi čimbenik usporavanja je nepotpunost: podaci dođu, ali ne u obliku koji je potreban ili ne pokrivaju potpunijelo podrijetlo pošiljke. To znači drugu rundu, a druga runda gotovo uvijek traje duže od prve jer se komunikacijska linija tada već smatrala zaključenom.
Što sami možete ubrzati
Što je doista u vašoj moći, jest struktura u kojoj prikupljate i provjeravate podatke. Dosje izrađen po proizvodno-logističkoj liniji, s trajnim mjestom za dobavljače, zemlje podrijetla, parcele i dokumente, sprječava da informacije trebate tražiti više puta ili da nešto padne kroz rešetke. To ne štedi dane kod dobavljača, ali štedi dane na vašoj strani: pronalaženje, uređivanje i provjera trebaju vrijeme, a to vrijeme je dobro moguće ograničiti.
Također trenutak u kojem krenete čini razliku. Tko čeka dok se rok ne bliži, nagomilava vrijeme čekanja od dobavljača s vlastitim vremenskim pritiskom. Rano započinjanje ništa ne mijenja u brzini odgovora dobavljača, ali daje prostor da čekate spora odgovora bez da to postane problem.
Što se ne može ubrzati: zakonska procjena rizika
Sama procjena rizika, u kojoj se procjenjuje je li proizvod bez odjeljivanja šuma i legalno proizvedena, ostaje odgovornost sudionika na tržištu. To nije korak koji se može prenijeti ili ubrzati povećanjem kapaciteta: ta procjena zahtijeva dužnu pažnju, a dužna pažnja jednostavno treba vrijeme. Dobro izgrađena datoteka čini tu procjenu upravo lakšom, jer su potrebni podaci tada već na logičnom mjestu umjesto raspoređeni po poštanskim sandučićima i mapama.
Više proizvodnih tokova istovremeno
Poduzeća koja obrađuju više sirovina ili više država podrijetla istovremeno često podcijene da vrijeme provedbe ne zbrajati, već se množi: svaki proizvodni tok ima svoje dobavljače, svoje zemlje i svoje dokumente. Tko to obradi po toku odvojeno umjesto kao jedan veliki zadatak, zadržava pregled gdje je odgoda točno i može ciljano prilagoditi umjesto da sve odjednom vuče.
Želite li znati kako to izgleda za vašu vlastitu situaciju? S besplatnom provjerom uloge od nekoliko pitanja prvo vidite koju ulogu i obvezu ima vaš proizvod, te kroz objašnjenje kako naš pristup funkcionira čitate kako se datoteka po proizvodnom toku u praksi gradi.