Rozporządzenie jako takie nie wymienia terminu na budowanie dossier. Nie ma więc oficjalnej odpowiedzi na pytanie, ile tygodni lub miesięcy to zajmie. To, co można powiedzieć w praktyce: dla przedsiębiorstwa z jednym przejrzystym strumieni produktów i wspierającym dostawcą pierwsze dossier jest często zestawiane w ciągu kilku tygodni. Gdy w łańcuchu pojawia się kilku dostawców, kraje lub pośrednicy, szybko to wzrasta do kilku miesięcy, i prawie nigdy nie wynika to z samej administracji.
Największym pochłaniaczem czasu jest bowiem nie wypełnianie formularzy, ale czekanie na informacje, które muszą pochodzić spoza Twojego przedsiębiorstwa. Kto zna to wcześniej, może znacznie wpłynąć na czas realizacji, rozpoczynając wcześnie i nie czekając, aż termin się zbliża.
Gdzie w praktyce mija czas
Dossier na productstrom składa się z grubsza z czterech części: tożsamości dostawców, krajów pochodzenia z ich klasyfikacją ryzyka, działek z danymi geolocacyjnymi i dokumentami. Z tych czterech pierwsza część zwykle zajmuje najmniej czasu, ponieważ posiadasz już te dane. Trzecia część, dane geolocacyjne na działkę, to zwykle ta część, gdzie czas mija najdłużej, zwłaszcza jeśli pochodzenie przechodzi przez kilka ogniw, zanim do Ciebie trafi.
Jeśli Twoja surowiec przechodzi przez spółdzielnię, punkt zbierania lub pośrednika, ta strona musi najpierw sama zdobyć dane z oryginalnych działek, zanim do Ciebie trafią. To krok, którego nie możesz pominąć i prawie nie możesz przyspieszyć, najwyżej możesz zrobić nacisk, pytając wcześnie.
Krok, który najczęściej spowalnia: dane u dostawcy
W praktyce czas realizacji najczęściej zatrzymuje się w tym samym miejscu: dostawca, który nie jest przyzwyczajony do takich próśb, nie rozumie od razu, dlaczego go o to prosisz, lub po prostu jeszcze nie ma danych. Przy pierwszym zapytaniu okres odpowiedzi kilku tygodni nie jest wyjątkiem, a u dostawców, którzy sami zależą od mniejszych producentów, może to rosnąć. bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdej sytuacji omawia tę rozmowę i pytania, które przy niej pomagają, aby nie musiał każdorazowo ustalać ze swoim dostawcą, co dokładnie należy zapytać.
Drugim czynnikiem opóźniającym jest niekompletność: dane wpływają, ale nie w wymaganej formie lub nie obejmują całego pochodzenia partii. To oznacza drugą rundę, a druga runda prawie zawsze zajmuje więcej czasu niż pierwsza, ponieważ linia komunikacji została już uznana za zamkniętą.
Co możesz przyspieszyć sam
To, co leży w Twojej mocy, to struktura, w której zbierasz i sprawdzasz dane. Dossier zbudowane na productstrom, z ustalone miejscem dla dostawców, krajów pochodzenia, działek i dokumentów, zapobiega ponownemu żądaniu informacji lub utracie czegoś. To nie oszczędza dni u dostawcy, ale oszczędza dni po Twojej stronie: ustalanie, organizowanie i sprawdzanie zajmuje czas, a ten czas można ograniczyć.
Również moment, w którym rozpoczynacie, ma znaczenie. Kto czeka, aż data wejścia się zbliży, nakłada czas czekania u dostawców na własną presję czasową. Wczesny start nie zmienia nic na temat szybkości odpowiedzi dostawcy, ale daje przestrzeń, aby czekać na powolną odpowiedź bez że stanie się to problemem.
Czego nie można przyspieszyć: ustawowa ocena ryzyka
Sama ocena ryzyka, w której rozważa się, czy produkt został wytworzony bez wylesienia i legalnie, pozostaje odpowiedzialnością operatora rynku. Nie jest to krok, który można zlecić na zewnątrz lub przyspieszyć poprzez zwiększenie zdolności: ocena ta wymaga należytej staranności, a należyta staranność po prostu zajmuje czas. Dobrze opracowana dokumentacja czyni tę ocenę bardziej przystępną, ponieważ niezbędne informacje znajdują się wtedy w jednym logicznym miejscu zamiast być rozproszone w skrzynkach pocztowych i folderach.
Wiele strumieni produktów jednocześnie
Firmy przetwarzające wiele surowców lub wiele krajów pochodzenia jednocześnie często nie doceniają, że czas realizacji nie dodaje się, ale mnoży: każdy strumień produktu ma swoich dostawców, swoje kraje i swoje dokumenty. Ci, którzy podchodzą do tego osobno dla każdego strumienia zamiast jako do jednego dużego zadania, zachowują przegląd nad tym, gdzie dokładnie występuje opóźnienie, i mogą celowo wprowadzić zmiany zamiast ciągnąć wszystko na raz.
Chcesz wiedzieć, jak to wygląda w twojej sytuacji? Za pomocą bezpłatnego sprawdzenia ról kilku pytań najpierw widzisz, jaka rola i zobowiązanie dotyczą twojego produktu, a poprzez wyjaśnienie, jak działa nasze podejście czytasz, jak dokumentacja dla każdego strumienia produktu jest budowana w praktyce.