O próprio regulamento não estabelece um prazo para construir um dossiê. Portanto, não há uma resposta oficial para quantas semanas ou meses isto leva. O que se pode dizer na prática: para uma empresa com uma cadeia de produtos única e clara e um fornecedor cooperante, um dossiê inicial é frequentemente compilado em poucas semanas. Assim que existem múltiplos fornecedores, países ou intermediários na cadeia, isto rapidamente aumenta para vários meses, e isto quase nunca se deve à própria administração.
O maior consumidor de tempo não é o preenchimento de formulários, mas a espera por informações que têm de vir de fora da sua própria empresa. Quem o sabe antecipadamente, pode influenciar significativamente o prazo de execução começando a tempo e não esperando até que um prazo se aproxime.
Onde o tempo é gasto na prática
Um dossiê por cadeia de produtos consiste, grosso modo, em quatro componentes: a identidade dos seus fornecedores, os países de origem com a sua classificação de risco, as parcelas com dados de geolocalização, e os documentos subjacentes. Destes quatro, o primeiro componente custa geralmente o menos tempo, porque já tem esses dados. O terceiro componente, os dados de geolocalização por parcela, é normalmente a parte onde o tempo passa mais lentamente, especialmente se a origem passa através de múltiplos elos antes de chegar até si.
Se a sua matéria-prima passa através de uma cooperativa, um ponto de recolha ou um intermediário, essa parte tem de obter primeiro os dados das parcelas originais antes de chegarem até si. Este é um passo que não pode contornar e dificilmente pode acelerar, apenas pode pressionar pedindo cedo.
O passo que mais frequentemente causa atrasos: dados do fornecedor
Na prática, o prazo de execução mais frequentemente fica preso no mesmo ponto: um fornecedor que não está habituado a este tipo de pedidos, que não compreende imediatamente porque lho pede, ou que simplesmente ainda não tem os dados prontos. Num primeiro pedido, um prazo de resposta de algumas semanas não é uma exceção, e com fornecedores que dependem eles mesmos de produtores menores, isto pode aumentar. nosso banco de conhecimento com explicações para cada situação trata desta conversa e das questões que ajudam, de modo que não tenha de descobrir de novo em cada fornecedor exatamente o que deve pedir.
Um segundo factor de atraso é a incompletude: os dados chegam, mas não na forma que é necessária, ou não cobrem a origem completa da remessa. Isto significa uma segunda ronda, e uma segunda ronda quase sempre leva mais tempo do que a primeira, porque a linha de comunicação era já considerada concluída.
O que você próprio pode acelerar
O que está bem dentro da sua influência, é a estrutura em que recolhe e verifica dados. Um dossiê construído por cadeia de produtos, com um local fixo para fornecedores, países de origem, parcelas e documentos, evita que tenha de solicitar informações várias vezes ou que algo se perca pelo caminho. Isto não poupa dias junto ao fornecedor, mas poupa dias do seu lado: descobrir, organizar e verificar leva tempo, e esse tempo pode ser limitado.
O momento em que comça também faz diferença. Quem espera até que uma data de entrada em vigor se aproxime, acumula o tempo de espera do fornecedor com a sua própria pressão de tempo. Começar cedo não muda nada na rapidez com que um fornecedor responde, mas dá espaço para esperar por uma resposta lenta sem que isto se torne um problema.
O que não pode ser acelerado: a avaliação de risco exigida pelo regulamento
A avaliação de risco em si, na qual se pondera se um produto é isento de desflorestação e foi produzido legalmente, permanece como responsabilidade do operador da cadeia de abastecimento. Esta não é uma etapa que pode ser terceirizada ou acelerada através de mais capacidade: essa avaliação exige diligência, e a diligência simplesmente requer tempo. Um dossiê bem construído torna essa avaliação mais viável, pois os dados necessários estão então numa localização lógica em vez de dispersos em caixas de correio e pastas.
Múltiplas correntes de produtos em simultâneo
As empresas que processam múltiplas matérias-primas ou múltiplos países de origem em simultâneo frequentemente subestimam que o prazo não se soma, mas multiplica-se: cada corrente de produto tem os seus próprios fornecedores, os seus próprios países e os seus próprios documentos. Quem aborda isto por corrente separadamente em vez de como uma única tarefa grande, mantém visibilidade sobre onde exatamente está o atraso e pode fazer ajustes direcionados em vez de tentar resolver tudo ao mesmo tempo.
Quer saber como isto se apresenta para a sua própria situação? Com a verificação de funções gratuita de algumas perguntas vê primeiro qual função e obrigação correspondem ao seu produto, e através de a explicação sobre como funciona a nossa abordagem lê como um dossiê por corrente de produto é construído na prática.