Samotné nariadenie neuvádza lehotu na zostavenie dossiera. Neexistuje teda žiadna oficiálna odpoveď na otázku, koľko týždňov alebo mesiacov to trvá. To, čo sa v praxi dá povedať: pre spoločnosť s jedným jasne definovaným produktovým tokom a kooperatívnym dodávateľom sa prvé dossier často zostaví v priebehu niekoľkých týždňov. Hneď ako sú v reťazci viacerí dodávatelia, krajiny alebo sprostredkovatelia, čas sa rýchlo predĺži na niekoľko mesiacov, a to takmer nikdy nie je spôsobené samotnou administráciou.
Najväčší časový problém totiž nie je vypĺňanie formulárov, ale čakanie na informácie, ktoré musia pochádzať z mimo vašej spoločnosti. Kto to vie dopredu, môže výrazne skrátiť čas realizácie skorým začatím a nečakaním, až kým sa deadline blíži.
Kde sa čas v praxi minie
Dossier na jeden produktový tok sa zhruba skladá zo štyroch celkov: identita vašich dodávateľov, krajiny pôvodu s ich klasifikáciou rizika, parcely s údajmi o geopolohe a podkladové dokumenty. Z týchto štyroch je prvý celok obvykle ten, ktorý trvá najmenej času, pretože tieto údaje už máte. Tretí celok – údaje o geopolohe na jednotlivé parcely – je zvyčajne tou časťou, kde sa čas najviac mešká, najmä ak pochádza z viacerých kľúčových bodov, kým sa dostane k vám.
Ak vaša surovina prechádza cez družstvo, zberný bod alebo sprostredkovateľa, musí táto strana najprv sama získať údaje o pôvodných parcelách, aby vám mohli byť poskytnuté. Je to krok, ktorý nemôžete vynechať a sotva ho môžete urýchliť, nanajúš ho môžete urýchliť skorým požiadaním.
Krok, ktorý najčastejšie spomaľuje: údaje od dodávateľa
V praxi sa čas realizácie najčastejšie zastavuje v rovnakom bode: dodávateľ, ktorý nie je zvyknutý na takéto požiadavky, hneď nechápe, prečo ste si o ne požiadali, alebo údaje jednoducho nemá pripravené. Pri prvej požiadavke nie je reaktívny čas niekoľkých týždňov výnimkou, a u dodávateľov, ktorí sú zase závislí od menších výrobcov, sa to môže predĺžiť. vedomostnej báze s vysvetlením pre každú situáciu rieši tento rozhovor a otázky, ktoré sa s ním vážu, takže nemusíte pri každom dodávateľovi znova zisťovať, čo presne musíte požiadať.
Druhým spomaľujúcim faktorom je neúplnosť: údaje síce prídu, ale nie v podobe, ktorá je potrebná, alebo nepokrývajú úplnú pôvod partie. To znamená druhé kolo, a druhé kolo trvá takmer vždy dlhšie ako prvé, pretože komunikačná linka sa potom už považovala za uzavretú.
Čo môžete urýchliť vy sami
To, čo je v rámci vašej vlastnej kontroly, je štruktúra, v ktorej zhromažďujete a kontrolujete údaje. Dossier, ktorý je zostavený na jeden produktový tok, s určeným miestom pre dodávateľov, krajiny pôvodu, parcely a dokumenty, zabráni tomu, aby ste požiadavky na informácie opakovali alebo aby sa čo-koľvek stratilo. To nezachráni dni na strane dodávateľa, ale ušetrí dni na vašej strane: zisťovanie, usporiadanie a kontrola trvajú čas, a tento čas sa dá skrátiť.
Aj čas, kedy začínate, robí rozdiel. Kto čaká, až sa ingresný dátum blíži, zoskupuje čakací čas u dodávateľov s vlastným časovým tlakom. Skorý začiatok nič nezmení na tom, ako rýchlo dodávateľ reaguje, ale poskytuje priestor na čakanie na pomalú odpoveď bez toho, aby sa to stalo problémom.
Čo sa nedá urýchliť: zákonná posúdenie rizika
Samotná posúdenie rizika, v ktorom sa vyhodnocuje, či je výrobok vyprodukovaný bez odlesňovania a legálne, zostáva zodpovednosťou účastníka trhu. Nejde o krok, ktorý je možné zadať na ďalších alebo urýchliť zvýšením kapacity: toto posúdenie vyžaduje starostlivosť a starostlivosť si jednoducho vyžaduje čas. Dobre zostavené dossier však toto posúdenie uľahčuje, pretože potrebné údaje sú potom už na logickom mieste namiesto roztrúsenosti v poštových skrinke a mapách.
Viaceré toky produktov naraz
Podniky, ktoré spracovávajú niekoľko základných surovín alebo niekoľko krajín pôvodu naraz, často podceňujú, že čas spracovania sa nesčítava, ale násobí: každý tok produktov má svojich vlastných dodávateľov, svoje vlastné krajiny a svoje vlastné dokumenty. Kto to riešia za jednotlivé toky namiesto toho, aby to robili ako jednu veľkú úlohu, si udržiava prehľad o tom, kde presne dochádza k oneskoreniu, a môže cielene zasiahnuť namiesto toho, aby to všetko naraz trhalo.
Chcete vedieť, ako to vyzerá vo vašej vlastnej situácii? Pomocou bezplatnej kontroly rolí s niekoľkými otázkami vidíte najprv, ktorá rola a povinnosť patria k vášmu produktu, a cez vysvetlenie o tom, ako funguje náš prístup si prečítate, ako sa dossier na jednotlivý tok produktov prakticky buduje.