Hvis geolokaliseringsoplysningerne, som du har modtaget fra din leverandør, viser sig at være forkerte, påvirker det grundlaget for din due-diligence-erklæring. Forordningen kræver oplysninger om de præcise jordlodder, hvor råvaren er produceret, og disse jordlodder danner kernen i den risikovurdering, som du som markedsdeltager skal gennemføre. Forkerte koordinater betyder, at denne vurdering er baseret på forkerte oplysninger, selv hvis resten af din dokumentation er i orden.
Hvad der så konkret sker, afhænger af, hvornår fejlen opdages. Hvis du selv opdager det, før du indgiver erklæringen, er den sædvanlige vej: vend tilbage til leverandøren, få oplysningerne korrigeret og gennemgå risikovurderingen på ny. Hvis en fejl først kommer frem, efter at en erklæring allerede er indgivet til EU-informationssystemet, er situationen mere delikat, og det anbefales at drøfte dette med en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed.
Hvorfor koordinater hyppigere er forkerte end forventet
Geolokaliseringsoplysninger kommer langvejs fra i forsyningskæden og er ikke altid målt af leverandøren selv. Ved småskala produktion, som meget kaffeavl og kakaoavl, registreres jordlodder undertiden med en simpel gps-app, med en unøjagtighed på op til flere dusin meter. I handel gennem flere mellemled kan en koordinat også ganske enkelt være kopieret fra en forkert jordlod eller stamme fra høsten i en tidligere sæson.
Derudover bruger leverandører forskellige formater: decimalgrader, grader-minutter-sekunder eller en polygon i stedet for et enkelt punkt. En forkert konvertering mellem disse formater giver en koordinat, som ser gyldig ud, men peger mod det forkerte sted. Det er netop derfor det er fornuftigt ikke blot at indsamle modtagne geodata, men også at kontrollere dem, før de kommer ind i en dokumentation.
Hvad kompetente myndigheder kan gøre ved det
Forordningen giver kompetente myndigheder i medlemsstaterne til opgave at foretage stikprøvekontrol af, hvorvidt oplysningerne i en erklæring stemmer overens med den faktiske oprindelse. De kan blandt andet konsultere satellitbilleder og andre geografiske kilder for at kontrollere, om et angivet parcel svarer til det, der faktisk produceres, og om der på eller omkring parcellen har fundet skovrydning sted efter den relevante dato. Hvordan disse kontroller konkret udformes i praksis, og med hvilken intensitet, er op til tilsynsmyndighederne selv og falder uden for det, der med sikkerhed kan siges her.
Det er vigtigt at være klar over: en ukorrekt koordinat sidestilles ikke automatisk med bedrageri eller med et produkt, der ikke er skovrydningsfrit. Det kan ligesom ofte være en administrativ fejl, der hurtigt bliver rettet ved henvendelse. Det påhviler dig som aktør på markedet at sandsynliggøre, at du har udøvet den omhu, som forordningen kræver, og et dossier med sporbare, velunderbyggede oplysninger hører til det.
Sådan begrænser du det i praksis
De fleste problemer med geolokaliseringsdata opstår ikke ved indsendelse af erklæringen, men meget tidligere: når du anmoder om og registrerer dataene hos leverandøren. En fast format, spørgsmål om målemethod og stikprøvekontrol af koordinater på et kort forhindrer en stor del af fejlene, før de kommer ind i dit dossier. Hvis du administrerer flere produktstrømme samtidigt, vil du bemærke, at dette går hurtigere med en fast struktur pr. leverandør og pr. oprindelsesland end med løse regneark pr. forsendelse. I vidensbanken pr. emne er det præciseret, hvilke data pr. råvare der er nødvendige, og hvor de almindeligt forekommende fejl ligger.
Fordi egen situation og din måde at håndtere forhold til en leverandør på kan variere meget, er en generel tjekliste aldrig hele historien. Hvis du først vil vide, hvilken rolle og hvilken forpligtelse der hører til dit firma, før du dykker dybere ned i geodata, giver rollekontrollen på et par spørgsmål en første indikation. Eudri.com strukturerer og validerer de data, du sender ind, og genererer erklæringen ud fra dem; hvordan denne proces er opbygget præcist, er forklaret på siden hvor informationen stammer fra. Vi erklærer aldrig selv, at et produkt er oprindelsesgaranteret: risicovurderingen og ansvaret for datakorrekthed forbliver hos dig som markedsaktør.
Hvis du er usikker på, om geolokaliseringsdata i dit dossier er fuldstændige og korrekte, er det et godt tidspunkt at få dem gennemgået, før noget indsendes. Udfør den gratis rolecheck, eller gennemse emnerne i vidensbasen for at se, hvilke trin der hører til din råvare og din rolle.