Se i dati di geolocalizzazione ricevuti dal vostro fornitore risultano non corretti, ciò influisce sulla base della vostra dichiarazione di due diligence. Il regolamento richiede i lotti esatti dove una materia prima è stata prodotta, e tali lotti costituiscono il nucleo della valutazione del rischio che voi come operatore del mercato dovete effettuare. Coordinate errate significano che tale valutazione si basa su informazioni scorrette, anche se il resto del vostro fascicolo è in ordine.
Ciò che accade concretamente dipende dal momento in cui l'errore viene scoperto. Se lo scoprite voi stessi prima di presentare la dichiarazione, la procedura usuale è: tornare al fornitore, far correggere i dati e ripetere la valutazione del rischio. Se un'inesattezza emerge solo dopo che una dichiarazione è già stata presentata al sistema informativo dell'UE, la situazione è più delicata ed è consigliabile discuterne con un avvocato o con l'autorità di vigilanza competente.
Perché le coordinate sono spesso errate più del previsto
I dati di geolocalizzazione provengono da vari punti della catena e non sempre sono stati rilevati direttamente dal fornitore. Nel caso di produzione su piccola scala, come molte coltivazioni di caffè e cacao, i lotti sono talvolta registrati con una semplice app GPS, con un'imprecisione che può raggiungere decine di metri. Nel commercio attraverso più intermediari, una coordinata può anche essere semplicemente copiata da un lotto errato, o appartenere a un raccolto di una stagione precedente.
Inoltre, i fornitori utilizzano formati diversi: gradi decimali, gradi-minuti-secondi, oppure un poligono invece di un singolo punto. Una conversione errata tra questi formati produce una coordinata che sembra valida, ma che punta al posto sbagliato. Ecco perché è opportuno non solo raccogliere i dati geospaziali ricevuti, ma anche verificarli prima che entrino a far parte di un fascicolo.
Cosa possono fare le autorità competenti
Il regolamento affida alle autorità competenti negli Stati membri il compito di controllare campionalmente se i dati in una dichiarazione corrispondono alla reale origine. A tal fine possono consultare, tra l'altro, immagini satellitari e altre fonti geografiche per verificare se una particella indicata corrisponde a quanto effettivamente prodotto, e se su o intorno a quella particella si è verificata deforestazione dopo la data pertinente. Come questi controlli saranno organizzati nella pratica e con quale intensità dipende dalle autorità di vigilanza stesse e esula da ciò che qui si può affermare con certezza.
È importante comprendere che una coordinata non corretta non è automaticamente equiparata a frode o a un prodotto che non sia deforestazione-free. Potrebbe altrettanto bene essere un errore amministrativo che viene rapidamente corretto su richiesta. Tuttavia, incombe a voi come operatore del mercato dimostrare che avete esercitato la dovuta diligenza richiesta dal regolamento, e un fascicolo con dati tracciabili e comprovati fa parte di ciò.
Come limitare questo nella pratica
La maggior parte dei problemi con i dati di geolocalizzazione non sorgono al momento della presentazione della dichiarazione, ma molto prima: quando si richiedono e si registrano i dati presso il fornitore. Concordare un formato fisso, chiedere il metodo di misurazione e controllare campionalmente le coordinate rispetto a una mappa previene gran parte degli errori prima che entrino nel fascicolo. Chi gestisce contemporaneamente più flussi di prodotti si accorge che questo procede più rapidamente con una struttura fissa per fornitore e per paese di origine che con fogli di calcolo separati per spedizione. In banca dati per argomento è illustrato esattamente quali dati per materia prima sono necessari e dove si trovano gli errori più comuni.
Poiché la situazione specifica e il modo in cui lavorate con un fornitore possono variare notevolmente, una lista di controllo generale non racconta mai l'intera storia. Se desiderate prima scoprire quale ruolo e quale obbligo spettano alla vostra azienda prima di approfondire i dati di geolocalizzazione, la verifica dei ruoli in poche domande un primo indicatore. Eudri.com struttura e convalida i dati forniti e ne genera la dichiarazione; come è strutturato esattamente questo processo è spiegato nella pagina da dove provengono le informazioni. In questo processo non dichiariamo mai che un prodotto sia privo di deforestazione: la valutazione del rischio e la responsabilità dell'accuratezza dei dati rimangono presso di voi in qualità di operatore del mercato.
Se siete incerti se i dati di geolocalizzazione nel vostro fascicolo siano completi e corretti, questo è un buon momento per farli controllare prima che qualcosa venga presentato. Effettuate la verifica dei ruoli gratuita o sfogliate i temi nella base di conoscenze per vedere quali passaggi si applicano al vostro materiale e al vostro ruolo.