Jeśli dane geolokalizacyjne otrzymane od dostawcy okażą się niepoprawne, wpływa to na podstawę Twojej oświadczenia o due diligence. Rozporządzenie wymaga dokładnych działek, na których wytwarzana jest substancja, a te działki stanowią jądro oceny ryzyka, którą jako uczestnik rynku musisz przeprowadzić. Niepoprawne współrzędne oznaczają, że ocena ta opiera się na błędnych informacjach, nawet jeśli reszta Twojego dokumentu jest w porządku.
To, co konkretnie się dzieje, zależy od momentu, w którym błąd wychodzi na jaw. Jeśli odkryjesz to sam przed złożeniem oświadczenia, zwykła procedura to: powrót do dostawcy, poprawienie danych i ponowne przejście oceny ryzyka. Jeśli nieprawidłowość ujawni się dopiero po złożeniu oświadczenia w systemie informacyjnym UE, sytuacja jest bardziej delikatna i wskazane jest omówienie tego z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru.
Dlaczego współrzędne są częściej niepoprawne niż się spodziewamy
Dane geolokalizacyjne pochodzą z różnych punktów łańcucha dostaw i nie zawsze są mierzone bezpośrednio przez dostawcę. W przypadku drobnej produkcji, takiej jak większość upraw kawy i kakao, działki są czasami rejestrowane za pomocą prostej aplikacji GPS z niedokładnością sięgającą kilkudziesięciu metrów. W handlu obejmującym wiele pośredników współrzędna może być po prostu skopiowana z niewłaściwej działki lub dotyczyć zbiorów z poprzedniego sezonu.
Ponadto dostawcy używają różnych formatów: stopni dziesiętnych, stopni-minut-sekund lub wielokąta zamiast einzelnego punktu. Niewłaściwa konwersja między tymi formatami daje współrzędną, która wygląda prawidłowo, ale wskazuje niewłaściwe miejsce. Właśnie dlatego rozsądnie jest nie tylko gromadzić otrzymane dane geodezyjne, ale także weryfikować je przed umieszczeniem w dokumencie.
Co mogą robić właściwe organy
Rozporządzenie przyznaje właściwym organom w państwach członkowskich zadanie polegające na przeprowadzaniu kontroli próbkowej w celu sprawdzenia, czy dane zawarte w oświadczeniu są zgodne z rzeczywistym pochodzeniem. W tym celu mogą między innymi korzystać ze zdjęć satelitarnych i innych źródeł geograficznych w celu sprawdzenia, czy wskazana działka odpowiada temu, co jest faktycznie produkowane, oraz czy na danej działce lub w jej otoczeniu doszło do wylesiania po dniu istotnym. Sposób, w jaki te kontrole są dokładnie przeprowadzane w praktyce, oraz intensywność ich prowadzenia, leży w gestii właściwych organów nadzoru i wykracza poza to, co można tutaj stwierdzić z pewnością.
Ważne jest zrozumienie, że nieprawidłowa współrzędna nie jest automatycznie równoznaczna z oszustwem lub produktem, który nie jest wolny od wylesiania. Może to być równie dobrze błąd administracyjny, który po zapytaniu zostanie szybko poprawiony. Jednak to Państwu jako uczestnikowi rynku przypada obowiązek wykazania, że zastosowali się Państwo do należytej staranności wymaganej przez rozporządzenie, a dossier ze śledliwymi i uzasadnionymi danymi stanowi jego integralną część.
Jak to ograniczyć w praktyce
Większość problemów z danymi dotyczącymi lokalizacji geograficznej nie pojawia się podczas składania oświadczenia, ale znacznie wcześniej: przy pobieraniu i rejestrowaniu danych od dostawcy. Ustalenie stałego formatu, pytanie o metodę pomiaru i okresowe sprawdzanie współrzędnych na mapie zapobiega znacznej części błędów, zanim wylądują w dossier. Osoby zarządzające kilkoma strumieniami produktów jednocześnie zauważają, że działa to szybciej dzięki stałej strukturze dla każdego dostawcy i kraju pochodzenia niż z luźnymi arkuszami kalkulacyjnymi dla każdej przesyłki. W bazie wiedzy poorganizowanej tematycznie określone są dokładnie dane potrzebne dla każdej substancji i gdzie znajdują się częste błędy.
Ponieważ Twoja sytuacja i sposób, w jaki pracujesz z dostawcą, mogą się znacznie różnić, ogólna lista kontrolna nigdy nie obejmuje całej historii. Jeśli chcesz najpierw wiedzieć, jaka rola i jakie obowiązki dotyczą Twojej firmy, zanim zagłębisz się w dane geoprzestrzenne, wówczas sprawdzenie ról w kilka pytań daje pierwszą wskazówkę. Eudri.com strukturyzuje i waliduje dane, które dostarczasz, i generuje z nich deklarację; jak dokładnie ten proces jest zorganizowany, wyjaśniono na stronie skąd pochodzą informacje. Przy tym nigdy samodzielnie nie stwierdzamy, że produkt wolny jest od deforestacji: ocena ryzyka i odpowiedzialność za poprawność danych pozostają u Ciebie jako uczestnika rynku.
Jeśli masz wątpliwości, czy dane geoprzestrzenne w swoim pliku są kompletne i prawidłowe, to jest dobry moment, aby je przejrzeć zanim cokolwiek zostanie przesłane. Wykonaj bezpłatne sprawdzenie ról lub przeglądaj tematy w bazie wiedzy, aby zobaczyć, które kroki dotyczą Twojej surowca i Twojej roli.