Si les données de géolocalisation que vous avez reçues de votre fournisseur s'avèrent inexactes, cela affecte les fondations de votre déclaration de diligence raisonnable. Le règlement exige les parcelles exactes où une matière première a été produite, et ces parcelles forment le cœur de l'évaluation des risques que vous, en tant qu'opérateur économique, devez effectuer. Des coordonnées inexactes signifient que cette évaluation repose sur des informations erronées, même si le reste de votre dossier est en ordre.
Ce qui se passe concrètement dépend du moment où l'erreur est découverte. Si vous la découvrez vous-même avant de soumettre la déclaration, la démarche habituelle est : retourner au fournisseur, faire corriger les données et refaire l'évaluation des risques. Si une inexactitude n'est découverte qu'après qu'une déclaration a déjà été soumise au système d'information de l'UE, la situation est plus délicate, et il est recommandé d'en discuter avec un juriste ou l'autorité de contrôle compétente.
Pourquoi les coordonnées sont plus souvent incorrectes que prévu
Les données de géolocalisation proviennent de loin dans la chaîne et ne sont pas toujours mesurées par le fournisseur lui-même. Pour la production à petite échelle, comme une grande partie de la culture du café et du cacao, les parcelles sont parfois enregistrées avec une simple application GPS, avec une imprécision pouvant atteindre des dizaines de mètres. Lors du commerce via plusieurs intermédiaires, une coordonnée peut aussi simplement avoir été copiée à partir d'une mauvaise parcelle, ou correspondre à une récolte d'une saison antérieure.
De plus, les fournisseurs utilisent différents formats : degrés décimaux, degrés-minutes-secondes, ou un polygone au lieu d'un point unique. Une mauvaise conversion entre ces formats produit une coordonnée qui semble valide, mais qui pointe vers le mauvais endroit. C'est précisément pourquoi il est judicieux de non seulement collecter les données géographiques reçues, mais aussi de les vérifier avant qu'elles ne se retrouvent dans un dossier.
Ce que les autorités compétentes peuvent faire à ce sujet
Le règlement confie aux autorités compétentes des États membres la tâche de vérifier par échantillonnage si les données figurant dans une déclaration correspondent à l'origine réelle. À cette fin, elles peuvent notamment consulter des images satellites et d'autres sources géographiques pour vérifier si une parcelle indiquée correspond à ce qui est réellement produit, et si un déboisement a eu lieu sur ou autour de cette parcelle après la date pertinente. Comment ces contrôles sont précisément organisés dans la pratique et avec quelle intensité relève de la responsabilité des autorités de contrôle elles-mêmes et échappe à ce qu'on peut affirmer avec certitude ici.
Il est important de réaliser qu'une coordonnée inexacte n'est pas automatiquement assimilée à la fraude ou à un produit qui n'est pas conforme. Il peut tout aussi bien s'agir d'une erreur administrative rapidement corrigée après enquête. Cependant, il vous incombe, en tant qu'opérateur économique, de démontrer que vous avez exercé la diligence raisonnable que le règlement exige, et un dossier contenant des données traçables et étayées doit en faire partie.
Comment vous limitez cela en pratique
La plupart des problèmes avec les données de géolocalisation ne surgissent pas lors de la soumission de la déclaration, mais bien plus tôt : lors de la demande et de l'enregistrement des données auprès du fournisseur. Convenir d'un format fixe, s'informer sur la méthode de mesure et vérifier les coordonnées par rapport à une carte de manière ponctuelle évite une grande partie des erreurs avant qu'elles ne se retrouvent dans le dossier. Quiconque gère plusieurs flux de produits simultanément remarquera que cela va plus vite avec une structure fixe par fournisseur et par pays d'origine qu'avec des feuilles de calcul séparées par envoi. Dans le base de connaissances par sujet sont détaillés les données exactement nécessaires par matière première et où se trouvent les erreurs courantes.
Parce que votre situation propre et votre façon de traiter avec un fournisseur peuvent varier considérablement, une liste de contrôle générale ne raconte jamais toute l'histoire. Si vous souhaitez d'abord savoir quel rôle et quelle obligation correspondent à votre entreprise avant de vous plonger dans les données de géolocalisation, le contrôle des rôles vous donne une première indication en quelques questions. Eudri.com structure et valide les données que vous fournissez et en génère la déclaration ; la façon dont ce processus est exactement organisé est expliquée sur la page d'où proviennent les informations. Nous ne déclarons jamais nous-mêmes qu'un produit est exempt de déforestation : l'évaluation des risques et la responsabilité de l'exactitude des données restent de votre ressort en tant que participant au marché.
Si vous doutez que les données de géolocalisation de votre dossier soient complètes et correctes, c'est le bon moment de les faire vérifier avant que quelque chose ne soit soumis. Effectuez le contrôle des rôles gratuit ou parcourez les sujets de la base de connaissances pour voir quelles sont les étapes qui correspondent à votre matière première et à votre rôle.