Wie reiche ich eine Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem ein?

Die Einreichung erfolgt über das EU-Register, nicht per Post oder E-Mail

Eine Sorgfaltserklärung reichen Sie über das EU-Informationssystem zur Entwaldungsverordnung ein: das zentrale Register, das die Europäische Kommission für diesen Zweck eingerichtet hat. Dies ist kein Formular, das Sie an eine Behörde versenden, sondern eine digitale Umgebung, in der Sie sich zunächst registrieren und danach je Produktstrom oder Sendung eine Erklärung erstellen und einreichen. Nach der Einreichung generiert das System eine Referenznummer, und diese Nummer ist das, was Sie anschließend an denjenigen weitergeben, der sie benötigt: eine Zollbehörde bei der Einfuhr oder einen Abnehmer weiter in der Lieferkette, der Ihr Produkt weiterkauft.

Wer die Erklärung tatsächlich einreicht, hängt von der Rolle in der Lieferkette und den getroffenen Absprachen ab. Ein Marktteilnehmer kann selbst einreichen oder das durch einen bevollmächtigten Vertreter mit Zugang zum System im Namen des Unternehmens tun lassen. Bevor eine Erklärung eingereicht wird, müssen die zugrunde liegenden Informationen vollständig sein: Daten über den Lieferanten, das Herkunftsland und gegebenenfalls die Parzellen, von denen das Produkt stammt. Die Einreichung selbst ist damit der letzte Schritt in einem Prozess, nicht der erste — der Aufbau der Dokumentation geht voraus.

Wo diese Registerplicht in der Verordnung steht

Die Verordnung (EU) 2023/1115 beauftragt die Europäische Kommission mit der Einrichtung eines Informationssystems, in dem Marktteilnehmer und Händler ihre Sorgfaltserklärungen einreichen und in dem zuständige Behörden diese einsehen und kontrollieren können. Das EU-Informationssystem zur Entwaldungsverordnung ist die praktische Umsetzung dieses Auftrags: das Register, in dem die Erklärung tatsächlich erstellt, eingereicht und mit einer Referenznummer versehen wird. Für die genaue Funktionsweise des Systems, einschließlich wer Zugang haben muss und wie Erklärungen verarbeitet werden, bleibt der vollständige Text der Verordnung auf EUR-Lex die verbindliche Quelle.