De verordening zelf noemt geen termijn voor het opbouwen van een dossier. Er is dus geen officieel antwoord op de vraag hoeveel weken of maanden dit kost. Wat er in de praktijk wel te zeggen valt: voor een bedrijf met één overzichtelijke productstroom en een meewerkende leverancier is een eerste dossier vaak binnen enkele weken samengesteld. Zodra er meerdere leveranciers, landen of tussenhandelaren in de keten zitten, loopt dit al snel op tot enkele maanden, en dat komt bijna nooit door de administratie zelf.
De grootste tijdvreter is namelijk niet het invullen van formulieren, maar het wachten op informatie die van buiten uw eigen bedrijf moet komen. Wie dat vooraf weet, kan de doorlooptijd aanzienlijk beïnvloeden door op tijd te beginnen en niet te wachten tot een deadline in zicht komt.
Waar de tijd in de praktijk in gaat
Een dossier per productstroom bestaat grofweg uit vier onderdelen: de identiteit van uw leveranciers, de herkomstlanden met hun risicoclassificatie, de percelen met geolocatiegegevens, en de onderliggende documenten. Van deze vier kost het eerste onderdeel meestal de minste tijd, omdat u die gegevens al heeft. Het derde onderdeel, de geolocatiegegevens per perceel, is doorgaans het onderdeel waar de klok het langst doorloopt, zeker als de herkomst via meerdere schakels loopt voordat die bij u terechtkomt.
Als uw grondstof via een coöperatie, een verzamelpunt of een tussenhandelaar loopt, moet die partij eerst zelf de gegevens van de oorspronkelijke percelen boven water krijgen voordat ze bij u terechtkomen. Dat is een stap die u niet kunt overslaan en nauwelijks kunt versnellen, hooguit kunt aanjagen door er vroeg naar te vragen.
De stap die het vaakst vertraagt: gegevens bij de leverancier
In de praktijk loopt de doorlooptijd het vaakst vast op hetzelfde punt: een leverancier die niet gewend is aan dit soort verzoeken, niet meteen begrijpt waarom u erom vraagt, of de gegevens simpelweg nog niet paraat heeft. Bij een eerste verzoek is een reactietermijn van enkele weken geen uitzondering, en bij leveranciers die zelf weer van kleinere producenten afhankelijk zijn, kan dit oplopen. de kennisbank met uitleg per situatie behandelt dit gesprek en de vragen die daarbij helpen, zodat u niet bij elke leverancier opnieuw hoeft uit te zoeken wat u precies moet vragen.
Een tweede vertragende factor is onvolledigheid: gegevens komen wel binnen, maar niet in de vorm die nodig is, of ze dekken niet de volledige oorsprong van de partij. Dat betekent een tweede ronde, en een tweede ronde kost bijna altijd meer tijd dan de eerste, omdat de communicatielijn dan al eerder als afgerond werd beschouwd.
Wat u zelf kunt versnellen
Wat wél binnen uw eigen invloed ligt, is de structuur waarin u gegevens verzamelt en controleert. Een dossier dat per productstroom is opgebouwd, met een vaste plek voor leveranciers, herkomstlanden, percelen en documenten, voorkomt dat u informatie meerdere keren moet opvragen of dat iets tussen wal en schip valt. Dat scheelt geen dagen bij de leverancier, maar wel dagen aan uw eigen kant: uitzoeken, ordenen en controleren kost tijd, en die tijd is wel te beperken.
Ook het moment waarop u begint, maakt verschil. Wie wacht tot een ingangsdatum dichterbij komt, stapelt de wachttijd bij leveranciers op bij de eigen tijdsdruk. Vroeg beginnen verandert niets aan hoe snel een leverancier reageert, maar geeft wel ruimte om op een trage reactie te wachten zonder dat dit een probleem wordt.
Wat niet te versnellen is: de wettelijke risicobeoordeling
De risicobeoordeling zelf, waarin wordt afgewogen of een product ontbossingsvrij en legaal geproduceerd is, blijft de verantwoordelijkheid van de marktdeelnemer. Dat is geen stap die uit te besteden of te versnellen is door meer capaciteit in te zetten: die beoordeling vraagt om zorgvuldigheid, en zorgvuldigheid heeft nu eenmaal tijd nodig. Een dossier dat goed is opgebouwd, maakt die beoordeling wel behapbaarder, omdat de benodigde gegevens dan al op een logische plek staan in plaats van verspreid over mailboxen en mappen.
Meerdere productstromen tegelijk
Bedrijven die meerdere grondstoffen of meerdere herkomstlanden tegelijk verwerken, onderschatten vaak dat de doorlooptijd niet optelt, maar vermenigvuldigt: elke productstroom heeft zijn eigen leveranciers, zijn eigen landen en zijn eigen documenten. Wie dit per stroom apart aanpakt in plaats van als één grote taak, houdt overzicht over waar de vertraging precies zit en kan gericht bijsturen in plaats van alles tegelijk vlot te trekken.
Wilt u weten hoe dit voor uw eigen situatie eruitziet? Met de gratis rollencheck van een paar vragen ziet u eerst welke rol en verplichting bij uw product hoort, en via de uitleg over hoe onze aanpak werkt leest u hoe een dossier per productstroom in de praktijk wordt opgebouwd.