Най-честата грешка при разговора с вашия доставчик относно данните за произход е, че питате едва когато ви трябват данните, вместо да направите този разговор както редовна част от вашето съотношение със закупуванията. По този начин въпросът идва като неочаквано, доставчикът няма време да събере данни, и възникват забавления точно в момента, когато не можете да ги позволите.
Втората честа грешка е в самия въпрос: твърде неясно формулиран, поради което доставчикът отговаря с търговско наименование или страна на произход, докато регламентът изисква данни до нивото на парцела, откъдето произхожда суровината. Които избягват тези две грешки, спестяват на себе си и на доставчика много туди-натам переписка.
Защо този разговор е различен от обичайния разговор за покупки
Поставяне на въпрос относно данните за произход изглежда на пръв поглед като всеки друг въпрос към доставчика: вие питате нещо, доставчикът го доставя. Разликата е, че исканите данни често не се поддържат стандартно от самия доставчик, особено ако той е по-нататък в веригата, отколкото производителят или дърводелецът. Доставчик, който сам закупува от няколко малки производители, трябва понякога да поиска тези данни отново от своите собствени поставщици. Това отнема време, което вие не виждате, но което почувствате веднага щом вашият краен срок се приближава.
Грешка 1: провеждане на разговора едва при конкретна пратка
Ако се свържете едва когато пратка е в пътя, не давате на доставчика място да проверява или допълва данните. По-добре е да направите данните за произход редовна част от вашите договорни договорености относно закупуванията, така че да са налични преди да се планира пратката. Предприятия, които вече знаят своята роля и задължение, могат да проведат този разговор по-целенасочено: в няколко въпроса да видите каква роля и задължение важат за вашата ситуация помага да определите кои точно данни ви трябват, преди да поставите въпроса на вашия доставчик.
Грешка 2: поставяне на въпрос за "данни за произход" без да се посочва какво означава
Неясен въпрос произвежда неясен отговор. Не питайте за "произхода", а за точни данни за местоположението на парцела или парцелите, откъдето произхожда суровината, включително периода на производство. Доставчици, които не са свикнали с това, често имат нужда от пример, за да разберат кое детайлно ниво се има предвид. Преглед на това, което се иска за всяка суровина, предотвратява необходимостта да се връщате повече пъти с допълнителни въпроси.
Грешка 3: провеждане на разговора еднократно вместо повторно
Данните за произход не са моментна снимка. Доставчик, който тази година доставя от определена територия, може следващия сезон да закупува от други територии. Който третира разговора като еднократно действие, рискува данните, които са на рафта, да не съответстват на действителните доставки. Затова е обичайно да се потвърждават данните за произход за всяка доставка или сезон отново, вместо да се разчита на стара обещание.
Грешка 4: получаване на данни, без да ги регистрирате по проверяем начин
Устна обещание или поза имейл е трудна за намиране в момента, когато ви трябват данните наистина, например при съставянето на декларация или при проверка. Регистрирайте кой е доставил кои данни, кога и в каква форма. Това е също така уместно с оглед на задължението за съхранение, което важи за тези данни. Как безопасно обработвате чувствителни данни на доставчици по време на това, е обяснено на страницата за това как ние работим с вашите данни и на вашите доставчици.
Какво всъщност работи на практика
Фирмите, които водят този разговор добре, обикновено го правят в три этапа: първо обясняват на доставчика кое ниво на детайлност е необходимо и защо, след това вграждат фиксирана точка в цикъла на закупуванията, когато се поискват или потвърждават данни, и накрая прилагат фиксиран начин за проверка и съхранение на получените данни. Последното не трябва да бъде сложно, но трябва да бъде последователно.
Имайте предвид, че оценката дали предоставените данни са достатъчни, в крайна сметка е ваша отговорност като икономически оператор, а не на доставчика. Ако имате съмнения относно това, което точно е необходимо във вашата ситуация, е разумно да се посъветувате по това с адвокат или компетентния надзорен орган. По-широк преглед на често задавани въпроси по тази тема намирате на страницата с често задавани въпросии повече информация за различните етапи на процеса е достъпна в базата със знания, подредена по ситуация.
Желаете ли първо да разберете коя роля и задължение се прилагат за вашата фирма, преди да започнете разговора с вашия доставчик? Направете безплатната проверка на роля или разгледайте базата със знания за темата, която е свързана с вашия суровинен материал.