Den mest almindelige fejl i samtalen med din leverandør om oprindelsesdata er, at du først spørger på det tidspunkt, hvor du har brug for dataene, i stedet for at gøre denne samtale til en fast del af indkøbsrelationen. Derved kommer spørgsmålet som en overraskelse, leverandøren får ikke tid til at indsamle data, og der opstår forsinkelse netop på det tidspunkt, hvor du ikke kan bruge den.
En anden hyppigt begået fejl ligger i selve spørgsmålet: formuleret for uklart, således at leverandøren kommer tilbage med et handelsnavn eller et oprindelsesland, mens forordningen beder om data på niveauet for det enkelte areal, hvorfra råmaterialet stammer. Hvis du undgår disse to fejl, sparer du selv og leverandøren meget frem- og tilbagemail.
Hvorfor denne samtale er anderledes end en almindelig indkøbssamtale
At anmode om oprindelsesdata ligner ved første øjekast enhver anden leverandørforespørgsel: du spørger om noget, leverandøren leverer det. Forskellen er, at de ønskede data ofte ikke bliver registreret standardmæssigt af leverandøren selv, især ikke hvis leverandøren er længere hen i værdikæden end dyrker eller skovhugger. En leverandør, der selv køber hos flere små producenter, skal muligvis anmode om disse data igen hos sine egne leverandører. Det tager tid, som du ikke ser, men som du mærker, så snart din frist nærmer sig.
Fejl 1: at gennemføre samtalen først ved en konkret forsendelse
Hvis du først tager kontakt, når en forsendelse er på vej, giver du leverandøren ingen mulighed for at kontrollere eller supplere data. Det er bedre at gøre oprindelsesdata til en fast del af indkøbsaftalerne, så de allerede er tilgængelige, før forsendelsen planlægges. Virksomheder, der allerede kender deres rolle og forpligtelser, kan gennemføre denne samtale mere målrettet: se i et par spørgsmål, hvilken rolle og forpligtelse der passer til din situation hjælper med at bestemme, HVILKE data du præcist har brug for, før du stiller spørgsmålet til din leverandør.
Fejl 2: at anmode om "oprindelsesdata" uden at specificere, hvad det betyder
Et uklart spørgsmål giver et uklart svar. Spørg ikke om "oprindelsen", men om de præcise placeringsdata for det eller de arealer, hvorfra råmaterialet stammer, inklusive produktionsperioden. Leverandører, der ikke er vant til dette, har ofte brug for et eksempel for at forstå, hvilket detaljniveau der menes. En oversigt over, hvad der bliver bedt om pr. råmateriale, forhindrer, at du skal komme tilbage flere gange med yderligere spørgsmål.
Fejl 3: at gennemføre samtalen én gang i stedet for gentagne gange
Oprindelsesdata er ikke et øjebliksbillede. En leverandør, der leverer fra et bestemt område i år, kan købe ind fra et andet område næste sæson. Hvis du behandler samtalen som en engangshandling, risikerer du, at de data, der ligger på hylden, ikke længere svarer til de faktiske leveringer. Det er derfor almindeligt at bekræfte oprindelsesdata pr. levering eller pr. sæson igen, i stedet for at stole på et gammelt løfte.
Fejl 4: at modtage data uden at registrere dem på en kontrollerbar måde
Et mundtligt løfte eller en løs e-mail er svær at finde igen på det tidspunkt, hvor du faktisk har brug for dataene, for eksempel ved udarbejdelse af en erklæring eller ved en kontrol. Registrer, hvem der har leveret hvilke data, hvornår, og i hvilken form. Det er også relevant med henblik på opbevaringspligten, der gælder for disse data. Hvordan du på sikker måde håndterer følsomme leverandørdata i denne sammenhæng, er forklaret på siden om, hvordan vi håndterer dine data og dine leverandørers data.
Hvad der faktisk virker i praksis
Virksomheder, der fører denne samtale godt, gør det typisk i tre trin: først forklarer de leverandøren, hvilket detaljeringsniveau der er nødvendigt, og hvorfor, derefter indbygger de et fast tidspunkt i indkøbscyklussen, hvor data anmodes eller bekræftes, og endelig anvender de en fast metode til at kontrollere og gemme de modtagne data. Det sidste behøver ikke at være kompliceret, men det skal være konsekvent.
Vær opmærksom på, at vurderingen af, hvorvidt leverede data er tilstrækkelige, i sidste ende ligger hos Dem som markedsaktør og ikke hos leverandøren. Hvis der er tvivl om, hvad der præcist er nødvendigt i Deres situation, er det klogt at stemme det af med en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed. Et bredere overblik over hyppigt stillede spørgsmål om dette emne finder De på siden med ofte stillede spørgsmål, og mere baggrundinformation om de forskellige trin i processen findes i vidensbankens kataloger, sorteret efter situation.
Vil De først gerne vide, hvilken rolle og forpligtelse der gælder for Deres virksomhed, før De fører samtalen med Deres leverandør? Udfør den gratis rolletjek eller bladr gennem vidensbankens kataloger for det emne, der passer til Deres råvare.