Najčešća greška pri razgovoru sa vašim dobavljačem o podacima o porijeklu je što pitanje postavljate tek kada vam ti podaci trebaju, umjesto da učinite taj razgovor stalnim dijelom poslovne relacije. Zbog toga pitanje dolazi kao iznenađenje, dobavljač nema vremena prikupiti podatke, i dolazi do kašnjenja upravo kada ga ne možete iskoristiti.
Druga česta greška nalazi se u samom pitanju: nedovoljno jasno formulirano, zbog čega dobavljač odgovara trgovačkim nazivom ili zemljom porijekla, dok Uredba zahtijeva podatke na razini pojedinog parcela odakle dolazi sirova tvar. Tko izbjeći ta dva greške štedi sebe i dobavljača od puno naprijed-natrag e-poruka.
Zašto je taj razgovor drugačiji od običnog razgovora o nabavi
Traženje podataka o porijeklu čini se na prvi pogled kao bilo koje drugo pitanje dobavljaču: tražite nešto, dobavljač to isporučuje. Razlika je što zatraženi podaci često nisu standardno prikupljani od strane samoga dobavljača, posebno ako se nalazi dalje u lancu od proizvođača ili drvosjekca. Dobavljač koji sam nabavlja od više malih proizvođača mora te podatke ponekad i sam zatražiti od svojih dobavljača. To traje vrijeme koje vi ne vidite, ali ga sigurno osjećate čim se vaš rok približava.
Greška 1: razgovor se provodi tek nakon konkretne pošiljke
Ako se obratite tek kada je pošiljka na putu, ne dajete dobavljaču mogućnost da provjeri ili dopuni podatke. Bolje je da podatke o porijeklu učinite stalnim dijelom dogovora o nabavi, tako da budu dostupni prije nego što se pošiljka planira. Poduzeća koja već znaju svoju ulogu i obvezu mogu taj razgovor provesti fokusirano: u nekoliko pitanja vidjeti koja vam uloga i obveza pripadaju pomaže da se odredi točno koji podaci vam trebaju prije nego što postavite pitanje svom dobavljaču.
Greška 2: traženje "podataka o porijeklu" bez pojašnjenja što to znači
Nejasno pitanje rezultira nejasnim odgovorom. Ne pitajte za "porijeklo", već za točne podatke o lokaciji parcela ili parcela odakle dolazi sirova tvar, uključujući razdoblje proizvodnje. Dobavljači koji nisu navikli na to često trebaju primjer kako bi razumjeli koju razinu detaljnosti zahtijevate. Pregled onoga što se traži po sirovojnoj tvari sprječava da se trebate vraćati s dodatnim pitanjima.
Greška 3: razgovor se provodi jednokratno umjesto da se ponavlja
Podaci o porijeklu nisu snimka trenutka. Dobavljač koji ove godine isporučuje iz određenog područja može sljedeće godine nabavljati iz drugog područja. Tko tretira razgovor kao jednokratnu akciju, riskirira da se podaci koji leže na polici više ne poklapaju sa stvarnom isporukom. Zato je uobičajeno da se podaci o porijeklu ponovno potvrde po pošiljci ili po sezoni, umjesto da se oslanjate na staru obvezu.
Greška 4: primanje podataka bez bilježenja na provjeren način
Usmena obaveza ili slobodna e-poruka teško se pronalaze u trenutku kada vam ti podaci stvarno trebaju, na primjer pri izradi izjave ili tijekom kontrole. Zabilježite tko je koji podatak dostavil, kada i u kojem obliku. To je također važno s obzirom na obvezu čuvanja podataka koja se odnosi na te podatke. Kako sigurno obraditi osjetljive podatke dobavljača pri tome objašnjeno je na stranici o tome kako mi obrađujemo vaše podatke i podatke vaših dobavljača.
Što doista funkcionira u praksi
Poduzeća koja dobro vode ovaj razgovor obično to čine u tri koraka: prvo objasni dobavljaču koje razine detaljnosti je potrebna i zašto, zatim ugradi fiksni trenutak u ciklus nabave kada se podaci traže ili potvrđuju, i na kraju primijeni fiksni način provjere i pohrane primljenih podataka. Potonje ne mora biti komplicirano, ali mora biti dosljedno.
Imajte na umu da je procjena jesu li dostavljeni podaci dostatan na kraju na vama kao tržišnom sudiobniku, a ne na dobavljaču. Ako ste nesigurni što je točno potrebno u vašoj situaciji, preporučljivo je to usklađiti s pravnikom ili nadležnim nadzornim tijelom. Širi pregled često postavljanih pitanja na ovu temu možete pronaći na stranici sa često postavljanim pitanjima, a više pozadina o različitim koracima u procesu nalazi se u bazi znanja, sortiranoj po situaciji.
Želite li prvo saznati koju ulogu i obvezu primjenjuje na vaše poduzeće, prije nego što uđete u razgovor s vašim dobavljačem? Napravite besplatnu provjeru uloga ili pregledajte bazu znanja za temu koja odgovara vašoj sirovini.