Το πιο συχνό λάθος κατά τη συνομιλία με τον προμηθευτή σας σχετικά με δεδομένα προέλευσης είναι ότι ρωτάτε μόνο όταν χρειάζεστε τα δεδομένα, αντί να κάνετε τη συνομιλία αυτή ένα μόνιμο μέρος της σχέσης αγοράς. Κατά συνέπεια, η ερώτηση έρχεται ως έκπληξη, ο προμηθευτής δεν έχει χρόνο να συλλέξει δεδομένα και προκύπτει καθυστέρηση ακριβώς τη στιγμή που δεν μπορείτε να την αντιμετωπίσετε.
Ένα δεύτερο συχνό λάθος βρίσκεται στην ίδια την ερώτηση: διατυπωμένη πολύ ασαφώς, με αποτέλεσμα ο προμηθευτής να επιστρέφει με ένα εμπορικό όνομα ή μια χώρα προέλευσης, ενώ ο κανονισμός ζητά δεδομένα μέχρι το επίπεδο του οικοπέδου από το οποίο προέρχεται η πρώτη ύλη. Όποιος αποφεύγει αυτά τα δύο λάθη, εξοικονομεί τόσο στον εαυτό του όσο και στον προμηθευτή πολλές αντιστοιχίες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Γιατί αυτή η συνομιλία είναι διαφορετική από μια συνηθισμένη συνομιλία αγοράς
Το να ζητάτε δεδομένα προέλευσης φαίνεται με μια πρώτη ματιά σαν κάθε άλλο αίτημα προμηθευτή: ζητάτε κάτι, ο προμηθευτής το παρέχει. Η διαφορά είναι ότι τα ζητούμενα δεδομένα συχνά δεν διατηρούνται ως τυπική πρακτική από τον ίδιο τον προμηθευτή, ειδικά αν βρίσκεται πιο πέρα στην αλυσίδα από τον αγρότη ή τον ξυλοτόμο. Ένας προμηθευτής που αγοράζει ο ίδιος από πολλούς μικρούς παραγωγούς, πρέπει ορισμένες φορές να ζητά αυτά τα δεδομένα ξανά από τους δικούς του προμηθευτές. Αυτό κοστίζει χρόνο που δεν βλέπετε, αλλά νιώθετε μόλις πλησιάσει η προθεσμία σας.
Λάθος 1: διεξαγωγή της συνομιλίας μόνο όταν υπάρχει μια συγκεκριμένη αποστολή
Αν έρθετε σε επαφή μόνο όταν μια αποστολή είναι ήδη στο δρόμο, δεν δίνετε στον προμηθευτή περιθώριο να ελέγξει ή να συμπληρώσει δεδομένα. Είναι καλύτερο να κάνετε τα δεδομένα προέλευσης δομικό στοιχείο των συμφωνιών αγοράς, ώστε να είναι ήδη διαθέσιμα προτού προγραμματιστεί η αποστολή. Τα επιχειρήματα που γνωρίζουν ήδη το ρόλο τους και την υποχρέωσή τους, μπορούν να διεξάγουν αυτή τη συνομιλία πιο στοχευμένα: δείτε σε λίγες ερωτήσεις ποιος ρόλος και ποια υποχρέωση ταιριάζουν στην κατάστασή σας βοηθά να προσδιορίσετε ΠΟΙΑ δεδομένα χρειάζεστε ακριβώς προτού να θέσετε την ερώτηση στον προμηθευτή σας.
Λάθος 2: ζήτημα για "δεδομένα προέλευσης" χωρίς να καθορίσετε τι σημαίνει αυτό
Μια ασαφής ερώτηση δίνει μια ασαφή απάντηση. Μην ζητάτε "τη προέλευση", αλλά τα ακριβή στοιχεία τοποθεσίας του οικοπέδου ή των οικοπέδων από τα οποία προέρχεται η πρώτη ύλη, συμπεριλαμβανομένης της περιόδου παραγωγής. Οι προμηθευτές που δεν είναι συνηθισμένοι σε αυτό, συχνά χρειάζονται ένα παράδειγμα για να καταλάβουν ποιο επίπεδο λεπτομέρειας ζητείται. Ένα ανακεφαλαίωση του τι ζητείται ανά πρώτη ύλη, αποτρέπει να πρέπει να επανέλθετε πολλές φορές με συμπληρωματικές ερωτήσεις.
Λάθος 3: διεξαγωγή της συνομιλίας μόνο μία φορά αντί να επαναλαμβάνεται
Τα δεδομένα προέλευσης δεν είναι στιγμιότυπο. Ένας προμηθευτής που παρέχει από ένα συγκεκριμένο εμβαδόν αυτό το χρόνο, μπορεί να αγοράζει από ένα διαφορετικό εμβαδόν την επόμενη περίοδο. Όποιος αντιμετωπίζει τη συνομιλία ως μεμονωμένη ενέργεια, διατρέχει τον κίνδυνο ότι τα δεδομένα που είναι σε αποθήκη δεν αντιστοιχούν πλέον στις πραγματικές προμήθειες. Είναι ως εκ τούτου σύνηθες να επιβεβαιώνονται ξανά τα δεδομένα προέλευσης ανά παράδοση ή ανά περίοδο, αντί να βασίζεστε σε ένα παλιό υποσχέσει.
Λάθος 4: λήψη δεδομένων χωρίς να τα καταγράψετε με ελεγχόμενο τρόπο
Ένα προφορικό υποσχέσει ή ένα χαλαρό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δύσκολο να βρεθεί τη στιγμή που τα δεδομένα χρειάζονται πραγματικά, για παράδειγμα κατά την κατάρτιση μιας δήλωσης ή κατά τον έλεγχο. Καταγράψτε ποιος παρέδωσε ποια δεδομένα, πότε και σε ποια μορφή. Αυτό είναι επίσης σχετικό με την υποχρέωση φύλαξης που ισχύει για αυτά τα δεδομένα. Πώς θα επεξεργαστείτε με ασφάλεια τα ευαίσθητα δεδομένα προμηθευτών σε αυτό, εξηγείται στο τη σελίδα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο χειριζόμαστε τα δεδομένα σας και αυτά των προμηθευτών σας.
Τι λειτουργεί στην πράξη
Τα επιχειρήματα που διεξάγουν καλά αυτή τη συνομιλία συνήθως το κάνουν σε τρία στάδια: πρώτον, να εξηγήσουν στον προμηθευτή ποιο επίπεδο λεπτομέρειας χρειάζεται και γιατί, στη συνέχεια να ενσωματώσουν ένα σταθερό σημείο στον κύκλο προμηθειών κατά το οποίο τα δεδομένα ζητούνται ή επιβεβαιώνονται, και τέλος να εφαρμόσουν έναν σταθερό τρόπο για τον έλεγχο και την αποθήκευση των λαμβανόμενων δεδομένων. Το τελευταίο δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο, αλλά πρέπει να είναι συνεπές.
Λάβετε υπόψη ότι η αξιολόγηση του αν τα υποβληθέντα δεδομένα είναι επαρκή είναι τελικά δική σας ευθύνη ως δρώντος στην αγορά και όχι του προμηθευτή. Σε περίπτωση αμφιβολίας σχετικά με το τι ακριβώς χρειάζεται στην περίπτωσή σας, είναι σκόπιμο να το συνδιαλλαγείτε με έναν δικηγόρο ή την αρμόδια αρχή εποπτείας. Μια ευρύτερη επισκόπηση των συχνών ερωτήσεων για αυτό το θέμα θα βρείτε στο τη σελίδα με τις συχνές ερωτήσεις, και περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα διάφορα στάδια της διαδικασίας βρίσκονται στην βάση γνώσεων, επιλεγμένα ανάλογα με την περίπτωσή σας.
Θέλετε πρώτα να μάθετε ποιος ρόλος και ποιες υποχρεώσεις ισχύουν για την επιχείρησή σας, πριν ξεκινήσετε τη συζήτηση με τον προμηθευτή σας; Κάντε τον δωρεάν έλεγχο ρόλου ή περιηγηθείτε στη βάση γνώσης για το θέμα που ταιριάζει στην πρώτη ύλη σας.