Det vanligaste misstaget i samtalet med din leverantör om ursprungsdata är att du frågar först när du behöver uppgifterna, istället för att göra det här samtalet till en permanent del av inköpsrelationen. Det gör att frågan kommer som en överraskning, leverantören får ingen tid att samla in data, och det uppstår förseningar precis när du inte kan tillåta det.
Ett andra vanligt misstag ligger i frågan själv: formulerad för vagt, så att leverantören kommer tillbaka med ett handelnamn eller ett ursprungsland, medan förordningen kräver data ner till nivån för det fält där råvaran kommer från. Om du undviker dessa två misstag sparar du både dig själv och leverantören mycket fram-och-tillbaka-mejlande.
Varför det här samtalet skiljer sig från ett vanligt inköpssamtal
Att begära ursprungsdata verkar vid första anblicken som vilken annan leverantörsfråga som helst: du frågar om något, leverantören levererar det. Skillnaden är att de begärda uppgifterna ofta inte hålls som standard av leverantören själv, särskilt inte om leverantören befinner sig längre bort i kedjan än odlaren eller skogshuggarens nivå. En leverantör som själv köper från flera små producenter måste ibland begära de uppgifterna igen från sina egna underleverantörer. Det tar tid som du inte ser, men som du märker så snart din deadline närmar sig.
Misstag 1: att föra samtalet först när en försändelse är på väg
Om du bara tar kontakt när en försändelse är på väg ger du leverantören ingen möjlighet att kontrollera eller komplettera uppgifterna. Bättre är att göra ursprungsdata till en strukturell del av inköpsöverenskommelserna, så att de redan är tillgängliga innan försändelsen planeras in. Företag som redan känner till sin roll och sina skyldigheter kan föra det här samtalet på ett mer målriktat sätt: se vilken roll och skyldighet som passar din situation genom några få frågor hjälper till att bestämma exakt vilka data du behöver innan du ställer frågan till din leverantör.
Misstag 2: att fråga efter "ursprungsdata" utan att specificera vad det innebär
En vag fråga ger ett vagt svar. Fråga inte efter "ursprunget", utan efter de exakta platssuppgifterna för det eller de fält där råvaran kommer från, inklusive produktionsperioden. Leverantörer som inte är vana vid det behöver ofta ett exempel för att förstå vilken detaljnivå som avses. En översikt över vad som efterfrågas per råvara förhindrar att du måste komma tillbaka flera gånger med tilläggsfrågor.
Misstag 3: att föra samtalet en gång istället för upprepade gånger
Ursprungsdata är ingen ögonblicksbild. En leverantör som levererar från ett visst område i år kan köpa från ett annat område nästa säsong. Om du behandlar samtalet som en engångsåtgärd riskerar du att de uppgifter som ligger på hyllan inte längre motsvarar de faktiska leveranserna. Det är därför vanligt att bekräfta ursprungsdata per leverans eller per säsong, istället för att förlita sig på ett gammalt löfte.
Misstag 4: att ta emot data utan att registrera dem på ett verifierbart sätt
Ett muntligt löfte eller ett löst mejl är svårt att hitta igen när du faktiskt behöver uppgifterna, till exempel när du upprättar en förklaring eller vid en inspektion. Dokumentera vem som har levererat vilka uppgifter, när och i vilken form. Det är också relevant med tanke på den bevaringsskyldighet som gäller för dessa uppgifter. Hur du säker hanterar känslig leverantörsinformation finns förklarad på sidan om hur vi hanterar dina uppgifter och dina leverantörers uppgifter.
Vad som faktiskt fungerar i praktiken
Företag som för denna dialog väl gör det vanligtvis i tre steg: först förklara för leverantören vilket detaljnivå som är nödvändig och varför, sedan bygga in ett fast tillfälle i inköpscykeln när data begärs eller bekräftas, och slutligen tillämpa ett fast sätt att kontrollera och lagra mottagna data. Det senare behöver inte vara komplicerat, men måste vara konsekvent.
Observera att bedömningen av huruvida levererade data är tillräckliga i slutändan ligger hos er som marknadsaktör och inte hos leverantören. Om ni är osäker på vad som exakt är nödvändigt i er situation är det lämpligt att samordna detta med en jurist eller relevant tillsynsmyndighet. En bredare överblick över vanliga frågor om detta ämne hittar ni på sidan med vanliga frågor, och mer bakgrund om de olika stegen i processen finns i kunskapsbanken, utplockat per situation.
Vill ni först veta vilken roll och skyldighet som gäller för ert företag innan ni för samtalet med er leverantör? Gör den kostnadsfria rollkontrollen eller bläddra genom kunskapsbanken för det ämne som passar er råvara.