El error más común al hablar con su proveedor sobre datos de origen es que solo pregunta cuando necesita los datos, en lugar de convertir esta conversación en una parte permanente de la relación de compra. Como resultado, la pregunta llega como una sorpresa, el proveedor no tiene tiempo para recopilar datos y surge un retraso justo cuando no puede permitírselo.
Un segundo error común está en la pregunta en sí: formulada de forma demasiado vaga, por lo que el proveedor responde con un nombre comercial o un país de origen, mientras que la normativa solicita datos a nivel de parcela de donde procede la materia prima. Quien evita estos dos errores se ahorra a sí mismo y al proveedor mucho intercambio de correos.
Por qué esta conversación es diferente a una conversación comercial normal
Solicitar datos de origen parece a primera vista igual que cualquier otra solicitud a un proveedor: usted pide algo, el proveedor lo entrega. La diferencia es que los datos solicitados a menudo no se mantienen de forma estándar por el proveedor, especialmente si está más abajo en la cadena que el productor o leñador. Un proveedor que compra a varios pequeños productores debe a veces solicitar esos datos de nuevo a sus propios proveedores. Esto lleva tiempo que no ve, pero siente en cuanto se acerca su plazo.
Error 1: tener la conversación solo con un envío concreto
Si solo se pone en contacto cuando un envío está en camino, no le da al proveedor espacio para verificar o completar datos. Es mejor convertir los datos de origen en una parte estructural de los acuerdos de compra, de modo que ya estén disponibles antes de que se programe el envío. Las empresas que ya conocen su función y obligación pueden llevar esta conversación de forma más específica: en unas pocas preguntas, ver qué función y obligación corresponden a su situación ayuda a determinar exactamente qué datos necesita antes de formular la pregunta a su proveedor.
Error 2: solicitar "datos de origen" sin especificar qué significa eso
Una pregunta vaga produce una respuesta vaga. No pregunte por "el origen", sino por los datos de ubicación exactos de la parcela o parcelas de donde procede la materia prima, incluyendo el período de producción. Los proveedores que no están acostumbrados a esto a menudo necesitan un ejemplo para entender qué nivel de detalle se pretende. Un resumen de lo que se solicita por cada materia prima evita que tenga que volver a formular varias veces preguntas adicionales.
Error 3: tener la conversación una sola vez en lugar de repetidamente
Los datos de origen no son una instantánea. Un proveedor que este año suministra de una región determinada puede comprar de una región diferente la próxima temporada. Quien trata la conversación como una acción única corre el riesgo de que los datos que están en stock no coincidan con los suministros reales. Por lo tanto, es habitual confirmar nuevamente los datos de origen por envío o por temporada, en lugar de confiar en una promesa antigua.
Error 4: recibir datos sin documentarlos de forma verificable
Una promesa verbal o un correo suelto es difícil de encontrar cuando realmente necesita los datos, por ejemplo, al preparar una declaración o durante una inspección. Deje constancia de quién ha proporcionado qué datos, cuándo y en qué forma. Esto también es relevante con respecto a la obligación de conservación que se aplica a estos datos. Cómo procesar de forma segura datos confidenciales del proveedor en este contexto se explica en la página sobre cómo tratamos sus datos y los de sus proveedores.
Qué funciona bien en la práctica
Las empresas que mantienen bien esta conversación suelen hacerlo en tres pasos: primero explicar al proveedor qué nivel de detalle es necesario y por qué, luego incorporar un momento fijo en el ciclo de compra en el que se solicitan o confirman los datos, y finalmente aplicar una forma fija de verificar y archivar los datos recibidos. Lo último no tiene por qué ser complicado, pero sí debe ser consistente.
Tenga en cuenta que la evaluación de si los datos suministrados son suficientes recae en última instancia en usted como operador del mercado y no en el proveedor. Si tiene dudas sobre lo que exactamente es necesario en su situación, es recomendable coordinarlo con un abogado o con la autoridad competente de control. Puede encontrar una descripción más amplia de las preguntas frecuentes sobre este tema en la página de preguntas frecuentes, y puede encontrar más información de fondo sobre los diferentes pasos del proceso en la base de conocimientos, seleccionada según su situación.
¿Desea saber primero qué rol y obligación se aplican a su empresa antes de iniciar la conversación con su proveedor? Realice la verificación de funciones gratuita o consulte la base de conocimientos para el tema que corresponda a su materia prima.