O erro mais comum ao conversar com seu fornecedor sobre dados de origem é fazer a pergunta apenas no momento em que você precisa dos dados, em vez de tornar essa conversa uma parte permanente do relacionamento comercial. Como resultado, a pergunta vem como uma surpresa, o fornecedor não tem tempo para reunir dados, e ocorrem atrasos precisamente no momento em que você não pode usá-los.
Um segundo erro comum está na própria pergunta: formulada de forma vaga demais, de modo que o fornecedor responde com um nome comercial ou um país de origem, enquanto o regulamento solicita dados até ao nível da parcela de onde a matéria-prima provém. Quem evita esses dois erros, poupa a si mesmo e ao fornecedor muitos e-mails de vai e vem.
Por que essa conversa é diferente de uma negociação comercial comum
Solicitar dados de origem parece, à primeira vista, como qualquer outra solicitação a um fornecedor: você pede algo, o fornecedor entrega. A diferença é que os dados solicitados frequentemente não são mantidos como padrão pelo próprio fornecedor, especialmente se ele estiver mais adiante na cadeia do que o produtor ou o madeireiro. Um fornecedor que compra ele próprio de vários pequenos produtores deve às vezes solicitar esses dados novamente a seus próprios fornecedores. Isso leva tempo que você não vê, mas sente assim que seu prazo se aproxima.
Erro 1: realizar a conversa apenas com um envio concreto
Se você entrar em contato apenas quando um envio está a caminho, não dará ao fornecedor espaço para verificar ou complementar dados. É melhor tornar os dados de origem uma parte estrutural dos acordos comerciais, para que já estejam disponíveis antes do envio ser agendado. Empresas que já conhecem sua função e obrigação podem conduzir essa conversa de forma mais direcionada: ver em algumas perguntas qual é a sua função e obrigação na situação ajuda a determinar quais dados você precisa exatamente antes de formular a pergunta ao seu fornecedor.
Erro 2: solicitar "dados de origem" sem especificar o que isso significa
Uma pergunta vaga resulta em uma resposta vaga. Não pergunte pela "origem", mas pelos dados de localização exatos da parcela ou parcelas de onde a matéria-prima provém, incluindo o período de produção. Fornecedores não acostumados com isso geralmente precisam de um exemplo para entender qual nível de detalhe é esperado. Uma visão geral do que é solicitado por matéria-prima impede que você tenha de voltar várias vezes com perguntas adicionais.
Erro 3: realizar a conversa uma única vez em vez de repetidamente
Os dados de origem não são um retrato instantâneo. Um fornecedor que entrega de uma determinada área este ano pode comprar de uma área diferente na próxima estação. Quem trata a conversa como uma ação única corre o risco de os dados que estão na prateleira não corresponderem às entregas reais. Por isso, é comum confirmar novamente os dados de origem por entrega ou por estação, em vez de confiar em uma promessa antiga.
Erro 4: receber dados sem registrá-los de forma verificável
Uma promessa verbal ou um e-mail solto é difícil de encontrar quando você realmente precisa dos dados, por exemplo, ao preparar uma declaração ou durante uma inspeção. Registre quem forneceu quais dados, quando e em que forma. Isso também é relevante considerando a obrigação de retenção que se aplica a esses dados. Como você processa com segurança dados sensíveis do fornecedor nesse contexto está explicado em a página sobre como processamos seus dados e os de seus fornecedores.
O que funciona na prática
As empresas que conduzem bem essa conversa costumam fazer isso em três etapas: primeiro, explicam ao fornecedor qual nível de detalhe é necessário e por quê, depois incorporam um momento fixo no ciclo de compras em que os dados são solicitados ou confirmados, e finalmente, adotam uma forma consistente de verificar e armazenar os dados recebidos. Este último não precisa ser complicado, mas deve ser consistente.
Lembre-se de que a avaliação sobre se os dados fornecidos são suficientes fica, em última análise, a seu cargo como participante do mercado, e não com o fornecedor. Se tiver dúvidas sobre o que é exatamente necessário na sua situação, é recomendável coordenar isso com um advogado ou com a autoridade de supervisão competente. Uma visão mais ampla das perguntas frequentes sobre este assunto pode ser encontrada em a página de perguntas frequentes, e mais contexto sobre as diferentes etapas do processo encontra-se em a base de conhecimento, consultada por situação.
Gostaria de saber primeiro qual função e obrigação se aplicam à sua empresa, antes de iniciar a conversa com seu fornecedor? Faça a verificação gratuita de funções ou navegue pela base de conhecimento para o assunto que se aplica à sua matéria-prima.