L'errore più comune nella conversazione con il vostro fornitore sui dati di origine è che chiedete solo nel momento in cui avete bisogno dei dati, invece di fare di questa conversazione una parte fissa della relazione di fornitura. In questo modo, la richiesta arriva come una sorpresa, il fornitore non ha tempo di raccogliere i dati, e si crea un ritardo proprio nel momento in cui non potete permettervelo.
Un secondo errore frequente sta nella domanda stessa: formulata in modo troppo vago, per cui il fornitore vi risponde con un nome commerciale o un paese di origine, mentre il regolamento chiede dati fino al livello della parcella da cui proviene la materia prima. Chi evita questi due errori, risparmia a se stesso e al fornitore molte email avanti e indietro.
Perché questa conversazione è diversa da una normale conversazione commerciale
Richiedere dati di origine sembra a prima vista come qualsiasi altra richiesta a un fornitore: chiedete qualcosa, il fornitore la fornisce. La differenza è che i dati richiesti spesso non sono tenuti come standard dal fornitore stesso, soprattutto se questi si trova più avanti nella catena rispetto al coltivatore o al boscaiolo. Un fornitore che a sua volta acquista da più piccoli produttori, deve a volte richiedere questi dati di nuovo ai suoi stessi fornitori. Ciò richiede tempo che non vedete, ma che sentite non appena la vostra scadenza si avvicina.
Errore 1: condurre la conversazione solo per una spedizione concreta
Se contattate il fornitore solo quando una spedizione è in transito, non gli date spazio per controllare o completare i dati. È meglio fare dei dati di origine una parte strutturale degli accordi di fornitura, in modo che siano già disponibili prima che la spedizione sia programmata. Le aziende che conoscono già il loro ruolo e i loro obblighi, possono condurre questa conversazione in modo più mirato: capire in poche domande quale ruolo e obbligo si applicano alla vostra situazione aiuta a determinare QUALI dati vi servono esattamente prima di sottoporre la domanda al vostro fornitore.
Errore 2: chiedere "dati di origine" senza specificare cosa significhi
Una domanda vaga produce una risposta vaga. Non chiedete "l'origine", ma i dati di localizzazione esatti della o delle parcelle da cui proviene la materia prima, incluso il periodo di produzione. I fornitori che non hanno familiarità con questo, spesso hanno bisogno di un esempio per capire quale livello di dettaglio è inteso. Una panoramica di ciò che viene richiesto per ogni materia prima, evita che dobbiate tornare più volte con domande integrative.
Errore 3: condurre la conversazione una sola volta invece che ripetutamente
I dati di origine non sono un'istantanea. Un fornitore che quest'anno fornisce da una certa area, il prossimo stagione potrebbe acquistare da un'area diversa. Chi tratta la conversazione come un'azione una tantum, rischia che i dati disponibili non corrispondano più alle forniture effettive. È quindi consuetudine confermare nuovamente i dati di origine per ogni consegna o per ogni stagione, anziché fare affidamento su una vecchia promessa.
Errore 4: ricevere dati senza fissarli in modo verificabile
Una promessa verbale o un'e-mail sciolta sono difficili da ritrovare nel momento in cui avete effettivamente bisogno dei dati, ad esempio quando compilate una dichiarazione o durante un controllo. Registrate chi ha fornito quali dati, quando e in quale forma. Questo è rilevante anche in relazione all'obbligo di conservazione che si applica a questi dati. Come elaborare in modo sicuro i dati sensibili dei fornitori in questo contesto, è spiegato in la pagina su come noi trattiamo i vostri dati e quelli dei vostri fornitori.
Cosa funziona bene nella pratica
Le aziende che conducono bene questa conversazione lo fanno solitamente in tre fasi: prima spiegare al fornitore quale livello di dettaglio è necessario e perché, quindi inserire un momento fisso nel ciclo di acquisto in cui i dati vengono richiesti o confermati, e infine adottare un modo coerente per controllare e conservare i dati ricevuti. Quest'ultimo non deve essere complicato, ma deve essere coerente.
Tenere presente che la valutazione se i dati forniti sono sufficienti rimane in ultima analisi a vostro carico come operatore del mercato e non a quello del fornitore. In caso di dubbi su cosa sia esattamente necessario nella vostra situazione, è consigliabile chiarirlo con un giurista o con l'autorità di vigilanza competente. Una panoramica più ampia delle domande frequenti su questo argomento si trova in pagina delle domande frequenti, e ulteriori informazioni sui diversi passaggi del processo sono disponibili in la banca dati delle conoscenze, selezionata per ogni situazione.
Volete prima sapere quale ruolo e obbligo si applicano alla vostra azienda, prima di avviare la conversazione con il vostro fornitore? Effettuate il controllo gratuito dei ruoli o consultate la banca dati delle conoscenze per l'argomento che corrisponde alla vostra materia prima.