A leggyakoribb hiba a szállítójával az eredet adatairól folytatott beszélgetésben az, hogy csak akkor kérdez rá, amikor szüksége van az adatokra, ahelyett hogy ezt a beszélgetést a beszerzési kapcsolat állandó részévé tenné. Ezáltal a kérdés váratlanul érkezik, a szállító nem kap időt az adatok összegyűjtésére, és késedelem keletkezik pontosan akkor, amikor nem tudja használni.
A második gyakori hiba magában a kérdésben rejlik: túl homályosan megfogalmazott, ezért a szállító kereskedelmi névvel vagy eredet országával válaszol, míg a rendelet az adatokat a parcella szintjéig kéri, ahonnan az alapanyag származik. Aki elkerüli ezt a két hibát, sok e-mail-ide-oda levelezésből takarít meg magának és szállítójának.
Miért más ez a beszélgetés, mint egy közönséges beszerzési tárgyalás
Az eredet adatainak kérése első pillantásra bármely más szállítói kérdésre hasonlít: Ön valamit kér, a szállító azt szállítja. A különbség az, hogy a kért adatokat gyakran nem tartja nyilván szabványosan a szállító maga, különösen ha a lánc végén, túl az előállítón vagy favágón van. A szállító, aki több kis termelőtől vásárol, ezeket az adatokat néha saját beszállítóitól kell újra lekérnie. Ez időbe telik, amit nem lát, de megérez, mihelyt az ön határideje közeledik.
1. hiba: a beszélgetés csak egy konkrét szállítmány során
Ha csak akkor lép kapcsolatba, amikor egy szállítmány úton van, nem ad helyet a szállítónak az adatok ellenőrzésére vagy kiegészítésére. Jobb az eredet adatait a beszerzési megállapodások szerves részévé tenni, hogy már rendelkezésre álljanak, mielőtt a szállítmányt ütemezik. Az azok a vállalatok, amelyek már ismerik szerepüket és kötelezettségüket, célzottabban folytathatják ezt a beszélgetést: néhány kérdésben látni, mely szerep és kötelezettség tartozik az Ön helyzetéhez segít annak meghatározásában, hogy pontosan MELY adatokra van szüksége, mielőtt a kérdést szállítójának felteszi.
2. hiba: az "eredet adatainak" megadása anélkül, hogy megadná, mit jelent ez
A homályos kérdésre homályos válasz érkezik. Ne a "származásra" kérdezzen, hanem az azon parcella vagy parcellákon lévő pontos helyzetadatokra, ahonnan az alapanyag származik, a termelés időszakát is beleértve. Az erre nem szokott szállítók általában példára van szükségük, hogy megértsék, milyen részletesség szintről van szó. Az alapanyagonként kért tartalmak áttekintése megakadályozza, hogy többször kelljen visszatérnie további kérdésekkel.
3. hiba: egy alkalommal helyett ismételt beszélgetés
Az eredet adatai nem pillanatfelvétel. Az a szállító, aki az idén egy bizonyos területről szállít, a következő szezonban más területről vásárolhat be. Aki ezt egyszeri intézkedésként kezeli, azzal a kockázattal néz szembe, hogy a polcon lévő adatok nem egyeznek az aktuális szállításokkal. Ezért az előírás szerint az eredet adatait szállítmanként vagy szezonként újra meg kell erősíteni, ahelyett hogy egy régi zusage-ra hagyatkoznának.
4. hiba: adatok fogadása ellenőrizhető módon való rögzítés nélkül
A szóbeli ígéret vagy egy laza e-mail nehezen visszakereshető abban a pillanatban, amikor az adatokra valóban szüksége van, például nyilatkozat összeállításakor vagy ellenőrzéskor. Rögzítse, ki mely adatokat szolgáltatott, mikor és milyen formában. Ez is fontos a szükséges adatok megőrzési kötelezettsége szempontjából. A bizalmas szállítói adatok biztonságos feldolgozásáról további információ található az oldal az hogy hogyan bánunk az Ön és szállítói adataival.
Mi működik a gyakorlatban
Az olyan vállalatok, amelyek ezt az beszélgetést jól viszik, ezt általában három lépésben teszik: először elmagyarázzák a szállítónak, milyen részletezettségi szint szükséges és miért, majd az beszerzési ciklusba egy rögzített pillanatot építenek be, amikor az adatokat bekérik vagy megerősítik, és végül egy konzisztens módszert követnek a kapott adatok ellenőrzésére és tárolására. Az utolsó lépés nem kell hogy bonyolult legyen, de következetesnek kell lennie.
Vegyük figyelembe, hogy az azt megállapítása, hogy az átadott adatok megfelelőek-e, végső soron Önre mint piaci szereplőre tartozik, és nem a szállítóra. Ha bizonytalan abban, hogy az Ön helyzetében pontosan mit kell, célszerű ezt egy jogásszal vagy a felelős felügyeleti hatósággal egyeztetni. A témáról szóló gyakori kérdések szélesebb körű összefoglalásáról: gyakran ismételt kérdések oldalánés a folyamat különböző lépéseinek részletesebb háttere: a tudásbázisban, helyzetre szabva.
Szeretné-e először megtudni, hogy az Ön vállalkozására milyen szerep és kötelezettség vonatkozik, mielőtt beszélgetésbe kezdene a szállítójával? Végezze el a díjmentes szerepellenőrzést, vagy böngéssze a tudásbázist az Ön nyersanyagához illő témához.