Cea mai frecventă greșeală în conversația cu furnizorul dumneavoastră despre date de origine constă în faptul că solicitați datele abia în momentul în care aveți nevoie de ele, în loc să faceți din această conversație o parte structurală a relației comerciale. Astfel, cererea vine ca o surpriză, furnizorul nu are timp să colecteze datele, iar întârzierile apar exact atunci când nu vă puteți permite.
O a doua greșeală frecventă constă în formularea cererii în sine: prea vag exprimată, ceea ce face ca furnizorul să revină cu un nume comercial sau o țară de origine, în timp ce Reglementarea cere date la nivelul parcelei de unde provine materia primă. Cine evită aceste două greșeli se ferește pe sine și pe furnizor de mult schimb de e-mailuri.
De ce această conversație diferă de o negociere comercială obișnuită
Solicitarea datelor de origine pare la prima vedere o cerere obișnuită de furnizor: cereți ceva, furnizorul vă livrează. Diferența constă în faptul că datele solicitate nu sunt adesea ținute în mod standard de furnizor însuși, mai ales dacă se află mai departe în lanț decât cultivatorul sau exploatantul forestier. Un furnizor care cumpără de la mai mulți producători mici trebuie să solicite uneori aceste date din nou furnizorilor săi. Aceasta cere timp pe care nu-l vedeți, dar îl simțiți imediat ce data limită se apropie.
Greșeala 1: a ține conversația doar la o trimitere concretă
Dacă luați contact abia când o trimitere este pe cale, nu dați furnizorului spațiu pentru a verifica sau completa datele. Mai bine este să faceți din datele de origine o parte structurală a acordurilor comerciale, astfel încât să fie deja disponibile înainte de a fi programată trimiterea. Companiile care-și cunosc deja rolul și obligația pot duce conversația mai eficient: în câteva întrebări aflați care rol și obligație se potrivesc situației dumneavoastră ajută la determinarea datelor de care aveți exact nevoie înainte de a adresa întrebarea furnizorului.
Greșeala 2: a solicita "date de origine" fără a specifica ce înseamnă
O întrebare vagă produce un răspuns vag. Nu întrebați după "originea", ci după datele de localizare exacte ale parcelei sau parcelelor de unde provine materia primă, inclusiv perioada de producție. Furnizorii care nu sunt obișnuiți cu aceasta au adesea nevoie de un exemplu pentru a înțelege nivelul de detaliu cerut. O privire de ansamblu asupra ceea ce se solicită pentru fiecare materie primă evită să reveniți cu întrebări suplimentare de mai multe ori.
Greșeala 3: a ține conversația o singură dată în loc de o manieră repetată
Datele de origine nu sunt o imagine statică. Un furnizor care livrează din anumite regiuni anul acesta poate cumpăra din alte regiuni în sezonul următor. Cine tratează conversația ca o acțiune unică riscă ca datele stocate să nu mai corespundă livrărilor reale. Deci este obișnuit să reconfirmați datele de origine pentru fiecare livrare sau sezon, în loc să vă bazați pe o promisiune veche.
Greșeala 4: a primi date fără a le înregistra într-o manieră verificabilă
O promisiune orală sau un e-mail izolat este greu de găsit în momentul în care aveți cu adevărat nevoie de date, de exemplu la redactarea unei declarații sau la o inspecție. Înregistrați cine a furnizat ce date, când și sub ce formă. Aceasta este relevant și în ceea ce privește obligația de păstrare care se aplică acestor date. Cum procesați în siguranță datele sensibile ale furnizorului în acest context este explicat la pagina care descrie cum procesăm datele dumneavoastră și ale furnizorilor dumneavoastră.
Ce funcționează de fapt în practică
Companiile care poartă această conversație în mod eficient, o fac de obicei în trei pași: mai întâi explică furnizorului care este nivelul de detaliu necesar și de ce, apoi includ un moment fix în ciclul de achiziții când sunt solicitate sau confirmate datele, și în final aplică o metodă consecventă pentru a verifica și a stoca datele primite. Ultimul pas nu trebuie să fie complicat, dar trebuie să fie consecvent.
Rețineți că evaluarea dacă datele furnizate sunt suficiente rămâne în cele din urmă la voi ca operator de piață și nu la furnizor. Dacă aveți dubii cu privire la ceea ce este necesar exact în situația voastră, este înțelept să coordonați acest lucru cu un jurist sau cu autoritatea de supraveghere competentă. O imagine de ansamblu mai largă a întrebărilor frecvente pe acest subiect o găsiți pe pagina cu întrebări frecvente și mai multe informații de context despre diferiții pași din proces sunt în banca de cunoștințe, selectată pentru fiecare situație.
Doriți mai întâi să aflați care rol și obligație se aplică companiei voastre, înainte de a purta conversația cu furnizorul? Faceți verificarea gratuită de roluri sau răsfoiți banca de cunoștințe pentru subiectul care se potrivește materiei prime voastre.