Yleisin virhe keskustellessa toimittajasi kanssa alkuperäistiedoista on se, että kysyt tietoja vasta silloin, kun tarvitset niitä, sen sijaan että tekisit tästä keskustelusta pysyvän osan ostosuhteestasi. Näin kysymys tulee yllätyksenä, toimittajalla ei ole aikaa kerätä tietoja, ja syntyy viivästyminen juuri silloin, kun sinulla ei ole varaa siihen.
Toinen yleinen virhe on kysymyksen muotoilu: liian epämääräinen, joten toimittaja vastaa kaupallisella nimellä tai alkuperämaalla, kun taas asetus edellyttää tietoja kasvupalstan tasolle, josta raaka-aine tulee. Jos välttät nämä kaksi virhettä, säästät sekä itseäsi että toimittajaasi monelta edestakaiselta sähköpostilta.
Miksi tämä keskustelu eroaa tavallisesta ostokeskustelusta
Alkuperäistietojen pyytäminen näyttää ensi silmäyksellä tavalliselta toimittajakysymykseltä: pyydät jotain, toimittaja toimittaa sen. Ero on siinä, että pyydetyt tiedot eivät usein ole toimittajan vakiotiedoissa, erityisesti jos hän on kauemmas ketjussa kuin viljelijä tai puunkaataja. Toimittaja, joka itse ostaa useilta pieniltä tuottajilta, saattaa joutua pyytämään nämä tiedot uudelleen omilta alihankkijoiltaan. Se vie aikaa, jota et näe, mutta jonka tunnet heti kun määräaikasi lähestyy.
Virhe 1: Keskustelun käyminen vasta konkreettisen lähetyksen yhteydessä
Jos otat yhteyttä vasta silloin, kun lähetys on matkalla, et anna toimittajalle tilaa tietojen tarkistamiseen tai täydentämiseen. Parempi tapa on tehdä alkuperäistiedoista pysyvä osa ostosopimuksia, jotta ne ovat valmiita ennen kuin lähetys ajoitetaan. Yritykset, jotka tuntevat jo roolinsa ja velvollisuutensa, voivat käydä tämän keskustelun kohdistetummin: muutamalla kysymyksellä näet, mitkä rooli ja velvollisuus sopivat tilanteeseen auttaa määrittämään, mitkä tiedot sinulla on täsmälleen tarpeellisia ennen kuin kysyt niitä toimittajaltasi.
Virhe 2: Pyytäminen "alkuperäistiedoista" määrittelemättä, mitä se tarkoittaa
Epämääräinen kysymys saa epämääräisen vastauksen. Älä kysy "alkuperästä", vaan pyydä palstan tai palstat, joista raaka-aine tulee, tarkat sijaintitiedot, mukaan lukien tuotantoaika. Toimittajat, jotka eivät ole tottuneet tähän, tarvitsevat usein esimerkin ymmärtääkseen, mitä yksityiskohtaisuuden tasoa tarkoitetaan. Yleiskatsaus siitä, mitä kutakin raaka-ainetta koskevia tietoja pyydetään, estää sinua tekemästä useita lisäkyselyitä.
Virhe 3: Keskustelun käyminen kerran eikä toistuvasti
Alkuperäistiedot eivät ole tilannekuva. Toimittaja, joka tänä vuonna toimittaa tietystä alueesta, voi seuraavalla kaudella ostaa toisesta alueesta. Jos käsittelet keskustelua kertakertaisena toimintona, otat riskin, että hyllyllä olevat tiedot eivät vastaa todellisia toimituksia. Siksi on tavallista vahvistaa alkuperäistiedot uudelleen toimitusta tai kausittain sen sijaan, että luottaisit vanhaan lupaukseen.
Virhe 4: Tietojen vastaanottaminen dokumentoimatta niitä tarkastettavalla tavalla
Suullinen lupaus tai irronnainen sähköposti on vaikea löytää silloin, kun tarvitset tietoja todella, esimerkiksi ilmoitusta laadittaessa tai tarkastuksen yhteydessä. Kirjaa ylös, kuka on toimittanut mitkä tiedot, milloin ja missä muodossa. Tämä on myös tärkeää näiden tietojen säilytysvelvollisuuden kannalta. Kuinka käsittelet arkaluontoisia toimittajatietoja turvallisesti, selitetään sivulla, jolla kuvataan, miten käsittelemme sinun ja toimittajienne tietoja.
Mitä todella toimii käytännössä
Yritykset, jotka käyvät tämän keskustelun hyvin, tekevät sen yleensä kolmessa vaiheessa: ensin selitetään toimittajalle, mikä yksityiskohtien taso on tarpeen ja miksi, sitten sisällytetään kiinteä hetki ostojen syklissä, jolloin tietoja pyydetään tai vahvistetaan, ja lopuksi käytetään kiinteää menetelmää vastaanotettujen tietojen tarkistamiseen ja tallentamiseen. Viimeinen vaihe ei tarvitse olla monimutkainen, mutta sen on oltava johdonmukainen.
Muista, että toimittajille annettujen tietojen riittävyyden arviointi on lopulta sinulla markkinatoimijana ja ei toimittajalla. Jos epäilet, mitä sinun tilanteessasi tarkalleen tarvitaan, on järkevää koordinoida tämä asianajajan tai toimivaltaisen valvontaviranomaisen kanssa. Laajempi yleiskatsaus usein kysyttyihin kysymyksiin tästä aiheesta löytyy osoitteesta usein kysytyt kysymykset -sivu, ja lisätietoa prosessin eri vaiheista löytyy tietokannasta, joka on järjestetty tilanteen mukaan.
Haluaisitko ensin tietää, mikä rooli ja velvoitteet koskevat yritystäsi, ennen kuin käyt keskustelun toimittajasi kanssa? Suorita ilmainen rooliarviointi tai selaa tietopankkia aiheesta, joka sopii raaka-aineellesi.