Dažniausiai daryta klaida pokalbio metu su jūsų tiekėju apie kilmės duomenis yra ta, kad prašote duomenų tik tada, kai jų reikalingos, užuot padarius šį pokalbį nuolatine inkavimu susijusios santykių dalimi. Dėl to klausimas atrodys staigmena, tiekėjas neturės laiko duomenims surinkti, ir atsiradus vėlavimui būtent tada, kai jo negalite priimti.
Antra dažnai daryta klaida – pats klausimas: per nejasnus, dėl to tiekėjas grąžina prekybos pavadinimą arba kilmės šalį, o reglamentas reikalauja duomenų iki to lygio, kur grą žia žemės ūkio produkcija. Tas, kas išvengia šių dviejų klaidų, sutaupytų daug laiško keliavimo pirmyn ir atgal.
Kodėl šis pokalbis yra kitoks nei įprastas pirkimo pokalbis
Kilmės duomenų prašymas iš pirmo žvilgsnio atrodo kaip bet kuris kitas tiekėjo klausimas: jūs ko nors prašote, tiekėjas tai suteikia. Skirtumas yra tas, kad prašomi duomenys dažnai nėra standartinė tiekėjo vedama informacija, ypač jei jis žemiau grandinėje nei ūkininkas ar medžio ruošėjas. Tiekėjas, kuris pats perka iš kelių mažų gamintojų, gali turėti prašyti šiuos duomenis iš savo pačių tiekėjų. Tai reikalauja laiko, kurį jūs nematote, bet jaučiate iš karto, kai priartėja jūsų terminas.
1 klaida: pokalbį vesti tik konkrečios siuntos atveju
Jei susisiekit tik tuomet, kai siunta yra kelyje, tiekėjui neduosite erdvės duomenims patikrinti ar papildyti. Geriau kilmės duomenis įtraukti į kasdienines pirkimo sutartis nuolat, kad jie būtų prieinami dar prieš planuojant siuntą. Bendrovės, kurios jau žino savo vaidmenį ir pareigą, gali šį pokalbį vesti tikslingiau: iš kelių klausimų pamatyti, kokie vaidmuo ir pareiga tinka jūsų situacijai padeda nustatyti, kokie duomenys jums iš tikrųjų reikalingi, prieš negu klausite savo tiekėjo.
2 klaida: klausimas dėl "kilmės duomenų" nenurodant, ką tai reiškia
Neaiškus klausimas duoda neaiškų atsakymą. Neklauskite "kilmės", bet klausite tikslius ruožo ar ruožų, iš kurių kilusi žemės ūkio produkcija, vietos duomenis, įskaitant gamybos laikotarpį. Tiekėjai, kurie yra nepratę, paprastai reikalingas pavyzdys, kad suprastų, koks detalumo lygis yra numatytas. Apžvalga, kas prašoma per kiekvieną žemės ūkio produkciją, neleistų jums kelis kartus grįžti su papildomais klausimais.
3 klaida: pokalbį vesti tik kartą, o ne pakartotinai
Kilmės duomenys nėra momentinis vaizdas. Tiekėjas, kuris šiais metais tiekia iš tam tikro regiono, kitą sezoną gali pirkti iš kito regiono. Tas, kas pokalbį traktuoja kaip vienkartinį veiksmą, rizikuoja, kad duomenys, esantys lentynoje, nebeatitiktų faktinių tiekimų. Todėl įprasta kilmės duomenis iš naujo patvirtinti kiekvienai siuntai ar sezonui, užuot pasitikėjus senu pažadu.
4 klaida: gauti duomenis nefiksavus patikrinamo būdu
Žodinį pažadą arba atsitiktinį laišką sunku rasti tada, kai duomenys jums iš tikrųjų reikalingi, pavyzdžiui, pareiškimą rengiant ar patikrinimo metu. Užsirašykite, kas kokie duomenys suteikė, kada ir kokia forma. Tai taip pat aktualu atsižvelgiant į šiuos duomenis taikytiną saugojimo pareigą. Kaip šiuo atveju saugiai tvarkyti jautrius tiekėjo duomenis, nurodyta puslapyje apie tai, kaip mes tvarkome jūsų ir jūsų tiekėjų duomenis.
Kas veikia praktikoje
Įmonės, kurios gerai veda šį pokalbį, dažniausiai tai daro trimis etapais: pirmiausia paaiškina tiekėjui, koks išsamumo lygis reikalingas ir kodėl, tada į įsigijimo ciklą įtraukia nustatytą momentą, kada duomenys prašomi arba patvirtinami, ir galiausiai naudoja nuolatinį būdą gautus duomenis tikrinti ir saugoti. Pastarasis žingsnis neturi būti sudėtingas, tačiau turi būti nuoseklus.
Nepamiršite, kad vertinimas, ar pateikti duomenys yra pakankkami, galiausiai priklauso jums kaip rinkos dalyviui, o ne tiekėjui. Jei abejojate, kas tiksliai jūsų situacijoje yra reikalinga, patartina tai suderinti su juridiniu konsultantu arba atitinkama priežiūros institucija. Platesnį dažnai užduodamų klausimų apžvalgą šia tema rasite adresu dažniausiai užduodamų klausimų puslapyjeir daugiau informacijos apie įvairius proceso etapus žinių bazėje, parinkta pagal situaciją.
Ar pirmiausia norite sužinoti, kokia vaidmuo ir pareiga galioja jūsų įmonei, prieš pradėdami pokalbį su savo tiekėju? Atlikite nemokamą vaidmens patikrą arba skaitykite žinių bazę, skirtą jūsų žaliavai tinkamam klausimui.