L'erreur la plus courante dans la conversation avec votre fournisseur sur les données d'origine est de poser la question seulement au moment où vous en avez besoin, au lieu de faire de cette conversation une partie intégrante de votre relation d'achat. De cette façon, la question arrive par surprise, le fournisseur n'a pas le temps de rassembler les données, et des retards apparaissent précisément au moment où vous ne pouvez pas vous les permettre.
Une deuxième erreur courante réside dans la formulation de la question elle-même : formulée de manière trop vague, le fournisseur revient avec une marque commerciale ou un pays d'origine, alors que le règlement demande des données jusqu'au niveau de la parcelle d'où provient la matière première. Ceux qui évitent ces deux erreurs s'économisent, ainsi qu'à leur fournisseur, beaucoup d'allers-retours par courrier électronique.
Pourquoi cette conversation est différente d'une conversation d'achat ordinaire
Demander des données d'origine semble à première vue être une demande fournisseur comme toute autre : vous demandez quelque chose, le fournisseur le fournit. La différence est que les données demandées ne sont souvent pas enregistrées de manière standard par le fournisseur lui-même, surtout si celui-ci se situe plus loin dans la chaîne que le producteur ou le bûcheron. Un fournisseur qui s'approvisionne lui-même auprès de plusieurs petits producteurs doit parfois redemander ces données à ses propres fournisseurs. Cela prend du temps que vous ne voyez pas, mais que vous ressentez dès que votre délai se rapproche.
Erreur 1 : avoir la conversation seulement lors d'un envoi concret
Si vous ne contactez le fournisseur que lorsqu'un envoi est en cours, vous ne lui laissez aucune place pour vérifier ou compléter les données. Il est préférable de faire des données d'origine une partie structurelle des accords d'achat, afin qu'elles soient déjà disponibles avant que l'envoi ne soit planifié. Les entreprises qui connaissent déjà leur rôle et leur obligation peuvent mener cette conversation de manière plus ciblée : en quelques questions voir quel rôle et quelle obligation correspondent à votre situation aide à déterminer exactement quelles données vous avez besoin avant de poser la question à votre fournisseur.
Erreur 2 : demander des « données d'origine » sans préciser ce que cela signifie
Une question vague produit une réponse vague. Ne demandez pas « l'origine », mais les données de localisation exactes de la ou des parcelles d'où provient la matière première, y compris la période de production. Les fournisseurs qui n'y sont pas habitués ont souvent besoin d'un exemple pour comprendre le niveau de détail attendu. Un aperçu de ce qui est demandé par matière première évite que vous ayez à revenir plusieurs fois avec des questions supplémentaires.
Erreur 3 : avoir la conversation une seule fois au lieu de la répéter
Les données d'origine ne sont pas une capture instantanée. Un fournisseur qui livre d'une certaine région cette année peut s'approvisionner dans une autre région la saison suivante. Ceux qui traitent la conversation comme une action ponctuelle risquent que les données stockées ne correspondent plus aux livraisons réelles. C'est pourquoi il est courant de réconfirmer les données d'origine par livraison ou par saison, plutôt que de se fier à une promesse ancienne.
Erreur 4 : recevoir les données sans les enregistrer de manière vérifiable
Une promesse verbale ou un courrier électronique isolé est difficile à retrouver au moment où vous en avez réellement besoin, par exemple lors de l'établissement d'une déclaration ou lors d'un contrôle. Enregistrez qui a fourni quelles données, quand et sous quelle forme. Ceci est également pertinent au regard de l'obligation de conservation qui s'applique à ces données. La façon dont vous traitez de manière sécurisée les données sensibles des fournisseurs à cet égard est expliquée sur la page sur la façon dont nous traitons vos données et celles de vos fournisseurs.
Ce qui fonctionne réellement dans la pratique
Les entreprises qui mènent bien cette conversation le font généralement en trois étapes : d'abord expliquer au fournisseur quel niveau de détail est nécessaire et pourquoi, puis intégrer un moment fixe dans le cycle d'approvisionnement auquel les données sont demandées ou confirmées, et enfin appliquer une méthode régulière pour vérifier et conserver les données reçues. Cette dernière étape n'a pas besoin d'être compliquée, mais elle doit être systématique.
Gardez à l'esprit que l'évaluation de la suffisance des données fournies vous incombe finalement en tant que participant au marché et non au fournisseur. En cas de doute sur ce qui est exactement nécessaire dans votre situation, il est judicieux de coordonner cela avec un juriste ou l'autorité de surveillance compétente. Un aperçu plus large des questions fréquemment posées sur ce sujet se trouve sur la page des questions fréquemment posées, et plus de contexte sur les différentes étapes du processus figure dans la base de connaissances, sélectionnée selon votre situation.
Souhaitez-vous d'abord savoir quel rôle et quelle obligation s'appliquent à votre entreprise, avant d'engager la conversation avec votre fournisseur ? Effectuez la vérification de rôle gratuite ou parcourez la base de connaissances pour le sujet qui correspond à votre matière première.