Najczęściej popełniany błąd w rozmowie z dostawcą na temat danych pochodzenia polega na tym, że pytasz o dane dopiero w momencie, gdy ich potrzebujesz, zamiast uczynić tę rozmowę stałą częścią relacji handlowej. W результacie pytanie pojawia się niespodziewanie, dostawca nie ma czasu na zebranie danych, a opóźnienie pojawia się dokładnie wtedy, gdy nie możesz go sobie pozwolić.
Drugi częsty błąd tkwi w samym pytaniu: sformułowanie jest zbyt niejasne, dlatego dostawca wraca z nazwą handlową lub krajem pochodzenia, podczas gdy rozporządzenie wymaga danych na poziomie działki, z której pochodzi surowiec. Osoby, które unikają tych dwóch błędów, oszczędzają sobie i dostawcy wiele korespondencji.
Dlaczego ta rozmowa różni się od zwykłej rozmowy handlowej
Pytanie o dane pochodzenia na pierwszy rzut oka wygląda jak każde inne pytanie do dostawcy: pytasz coś, dostawca to dostarcza. Różnica polega na tym, że żądane dane często nie są standardowo gromadzone przez samego dostawcę, zwłaszcza jeśli znajduje się on dalej w łańcuchu niż producent lub drwal. Dostawca, który sam kupuje od wielu małych producentów, musi czasami sam prosić o te dane u swoich własnych dostawców. To zajmuje czas, którego nie widzisz, ale czujesz, gdy zbliża się twój termin.
Błąd 1: prowadzenie rozmowy dopiero przy konkretnej wysyłce
Jeśli skontaktujesz się dopiero wtedy, gdy wysyłka jest w drodze, nie dasz dostawcy przestrzeni na sprawdzenie lub uzupełnienie danych. Lepiej jest uczynić dane pochodzenia strukturalnym elementem umów zakupowych, aby były dostępne przed zaplanowaniem wysyłki. Przedsiębiorstwa, które już znają swoją rolę i obowiązki, mogą prowadzić tę rozmowę bardziej ukierunkowanie: w kilka pytań sprawdzić, jaka rola i obowiązek dotyczą twojej sytuacji pomaga określić, które dane dokładnie potrzebujesz, zanim skontaktujesz się z dostawcą.
Błąd 2: pytanie o "dane pochodzenia" bez określenia, co to oznacza
Niejasne pytanie daje niejasną odpowiedź. Nie pytaj o "pochodzenie", ale o dokładne dane lokalizacyjne działki lub działek, z których pochodzi surowiec, włącznie z okresem produkcji. Dostawcy, którzy tego nie znają, często potrzebują przykładu, aby zrozumieć, jaki poziom szczegółowości jest wymagany. Przegląd tego, co jest żądane dla każdego surowca, uniemożliwia wielokrotne powracanie z dodatkowymi pytaniami.
Błąd 3: prowadzenie rozmowy jednorazowo zamiast powtarzanego
Dane pochodzenia nie są migawką. Dostawca, który w tym roku dostarcza z określonego obszaru, może w następnym sezonie kupować z innego obszaru. Osoby, które traktują rozmowę jako jednorazowe działanie, ryzykują, że dane leżące na półce nie pokrywają się z rzeczywistymi dostawami. Dlatego zwyczajowo jest potwierdzać dane pochodzenia dla każdej dostawy lub sezonu, zamiast polegać na starych obietnicach.
Błąd 4: otrzymanie danych bez ich zapisania w weryfikowalny sposób
Ustna obietnica lub luźny e-mail trudno znaleźć w momencie, gdy naprawdę potrzebujesz danych, na przykład przy opracowywaniu oświadczenia lub podczas kontroli. Ustal, kto dostarczył jakie dane, kiedy i w jakiej formie. Jest to również istotne w kontekście obowiązku przechowywania, który dotyczy tych danych. Jak bezpiecznie przetwarzać wrażliwe dane dostawcy w tym procesie, opisano na stronie dotyczącej sposobu, w jaki postępujemy z twoimi danymi i danymi twoich dostawców.
Co faktycznie działa w praktyce
Przedsiębiorstwa, które dobrze prowadzą tę rozmowę, zwykle robią to w trzech krokach: najpierw wyjaśniają dostawcy, jaki poziom szczegółowości jest potrzebny i dlaczego, następnie wbudowują stały moment w cykl zakupów, w którym dane są żądane lub potwierdzane, i wreszcie stosują stały sposób kontrolowania i przechowywania otrzymanych danych. Ten ostatni krok nie musi być skomplikowany, ale musi być konsekwentny.
Pamiętaj, że ocena, czy dostarczone dane są wystarczające, ostatecznie spoczywa na Tobie jako uczestnik rynku, a nie na dostawcy. W przypadku wątpliwości co do tego, co dokładnie jest potrzebne w Twojej sytuacji, rozsądnie jest to uzgodnić z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru. Szerszy przegląd często zadawanych pytań na ten temat znajdziesz na stronie z często zadawanymi pytaniamii więcej informacji na temat poszczególnych etapów procesu znajduje się w baza wiedzy, wyselekcjonowana dla Twojej sytuacji.
Chcesz najpierw wiedzieć, jaką rolę i obowiązki mają zastosowanie do Twojego przedsiębiorstwa, zanim zaczniesz rozmowę z dostawcą? Wykonaj bezpłatną kontrolę ról lub przeglądaj bazę wiedzy na temat zagadnienia pasującego do Twojej surowca.