Kõige levinum viga päritoluandmete kohta peetava vestlusega oma hankijaga on see, et küsite andmeid alles sel hetkel, kui neid vajate, selle asemel et muuta see vestlus ostetava suhtlemise püsivaks osaks. Seetõttu tuleb küsimus ootamatult, hankijal pole aega andmeid koguda ja tekib viivitus täpselt sel hetkel, kui te seda endale lubada ei saa.
Teine levinud viga peitub küsimuse formuleerimisel: liiga ebamäärast, mistõttu hankija vastab kaubamärgiga või päritolumaaga, samas kui määrus nõuab andmeid toorainete päritolu piirkonna tasemeni. Kes neid kahte viga vältib, säästab nii ennast kui hankijat paljudest edasi-tagasi käimistest.
Miks erineb see vestlus tavalisest ostetava vestlusest
Päritoluandmete küsimine näib esmapilgul tavalise hankija küsimusega sarnane: küsite midagi, hankija toimetab selle. Erinevus seisneb selles, et küsitud andmeid ei hoia tavaliselt kokku hankija ise, eriti mitte, kui ta asub kauem tarneahelas kui kasvataja või palkimees. Hankija, kes ise ostab mitmetelt väikeselt tootjatelt, peab need andmed vahel ise taas oma hankijatelt küsima. See võtab aega, mida te ei näe, aga tunnetate kohe, kui teie tähtaeg läheneb.
Viga 1: vestluse pidamine alles konkreetse saatise puhul
Kui võtate ühendust alles siis, kui saatis on teel, siis ei anna te hankijale ruumi andmeid kontrollida või täiendada. Parem on muuta päritoluandmed ostetava lepingute püsivaks osaks, et need oleksid juba saadaval enne saatise plaanimist. Ettevõtted, kes teavad juba oma rolli ja kohustust, saavad seda vestlust suunitatum pidada: näevad paar küsimusega, milline roll ja kohustus teie olukorraga seotud on aitab määrata, milliseid andmeid teil täpselt vaja on, enne kui esitateküsimuse oma hankijale.
Viga 2: "päritoluandmete" küsimine spetsifitseerimata, mida see tähendab
Ebamäärane küsimus annab ebamäärast vastust. Ärge küsige "päritolust", vaid täpsest asukohaandmest perceelidest või pertseelidest, kust toormaterjalid pärinevad, koos tootmise perioodiga. Hankijad, kes sellega harjunud pole, vajavad sageli näidet, et mõista, millisel detailidel taset silmas peetakse. Ülevaade sellest, mida iga toormaksi kohta küsitakse, tagab, et te ei pea hankijale mitu korda tagasi naasma täiendavate küsimustega.
Viga 3: vestluse pidamine ühekordselt, mitte korduvalt
Päritoluandmed ei ole hetktõmmis. Hankija, kes tänavuse aasta teatud piirkonnast tarnis, võib järgmisel hooajal teise piirkonna varast ostmise kasvele lülitada. Kes käsitleb vestlust ühekordsena, riskib sellega, et riiulis olevad andmed ei vasta enam tegelikule tarneele. Seetõttu on tavapärane kinnitada päritoluandmeid iga saatise või hooaja kaupa, mitte kätte tugineda vanale lubadusele.
Viga 4: andmete vastuvõtmine nendeta kontrollitavat viisil fikseerimata
Suuline tõotus või lahus e-kiri on raske leida hetkel, kui andmeid tegelikult vajate, näiteks avalduse koostamisel või kontrollol. Fikseerige, kes millised andmed esitas, millal ja millises vormis. See on asjakohaselt ka nende andmete kohta kehtiva säilitamispliki seisukohast. Kuidas töödelda tundlikke hankija andmeid turvaliselt, on lahti seletatud lehele selle kohta, kuidas me teie andmeid ja teie hankijate andmeid käsitleme.
Mis tegelikult toimib praktikas
Ettevõtted, kes viivad seda vestlust hästi, teevad seda tavaliselt kolmes etapis: kõigepealt selgitatakse tarnijale, milline üksikasjade tase on vajalik ja miks, siis ehitatakse ostutsingisse kindel ajahetk, mil andmeid taotletakse või kinnitatakse, ja lõpuks kasutatakse kindlat viisi saadud andmete kontrollimiseks ja säilitamiseks. Viimane osa ei pea olema keeruline, kuid peab olema järjepidev.
Arvestage sellega, et otsus, kas esitatud andmed on piisavad, jääb lõppkokkuvõttes teie kui turuosalise teha ja mitte tarnija teha. Kahtluse korral selle osas, mis teie olukorra puhul täpselt vajalik on, on mõistlik seda juristiga või pädevas järelevalveorganis kokku leppida. Antud teema kohta leiab laiemat ülevaadet korduma kippuvatest küsimustest aadressilt korduma kippuvate küsimuste lehelt, ja erinevate protsessietappide kohta leiate rohkem tausta teabest teadmistebaasi, olukorra järgi välja otsitud.
Kas soovite kõigepealt teada, milline roll ja kohustus teie ettevõttele kehtib, enne kui alustate vestlust oma tarnijaga? Tehke tasuta rollide kontroll või lehitsege teadmistebaasi juhiseid, mis sobivad teie toorme juurde.