Der häufigste Fehler im Gespräch mit Ihrem Lieferanten über Herkunftsdaten besteht darin, dass Sie erst fragen, wenn Sie die Daten benötigen, anstatt dieses Gespräch als festen Bestandteil der Einkaufsbeziehung zu etablieren. Dadurch kommt die Anfrage unerwartet, der Lieferant hat keine Zeit, Daten zu sammeln, und es entstehen Verzögerungen genau in dem Moment, in dem Sie diese nicht gebrauchen können.
Ein zweiter häufig gemachter Fehler liegt in der Fragestellung selbst: zu vage formuliert, wodurch der Lieferant mit einem Handelsnamen oder einem Herkunftsland antwortet, während die Verordnung Daten auf der Ebene der Parzelle fordert, aus der das Material stammt. Wer diese beiden Fehler vermeidet, spart sich selbst und dem Lieferanten viel hin und her gehende E-Mails.
Warum dieses Gespräch anders ist als ein gewöhnliches Einkaufsgespräch
Herkunftsdaten anzufordern scheint auf den ersten Blick wie jede andere Lieferantenfrage: Sie fragen etwas, der Lieferant liefert es. Der Unterschied besteht darin, dass die angeforderten Daten oft nicht standardmäßig vom Lieferanten selbst erfasst werden, besonders wenn dieser weiter oben in der Kette sitzt als der Erzeuger oder Holzfäller. Ein Lieferant, der selbst von mehreren kleinen Erzeugern einkauft, muss diese Daten manchmal selbst von seinen eigenen Zulieferern anfordern. Das kostet Zeit, die Sie nicht sehen, aber spüren, sobald Ihr Termin näher rückt.
Fehler 1: Das Gespräch erst bei einer konkreten Sendung führen
Wenn Sie erst Kontakt aufnehmen, wenn eine Sendung unterwegs ist, geben Sie dem Lieferanten keinen Raum, Daten zu überprüfen oder zu ergänzen. Besser ist es, Herkunftsdaten strukturell zum Bestandteil der Einkaufsabsprachen zu machen, sodass sie verfügbar sind, bevor die Sendung geplant wird. Unternehmen, die ihre Rolle und Verpflichtung bereits kennen, können dieses Gespräch gezielter führen: in wenigen Fragen sehen, welche Rolle und Verpflichtung zu Ihrer Situation passen hilft zu bestimmen, welche Daten Sie genau benötigen, bevor Sie die Frage an Ihren Lieferanten stellen.
Fehler 2: Nach "Herkunftsdaten" fragen, ohne zu spezifizieren, was das bedeutet
Eine vage Frage bringt eine vage Antwort. Fragen Sie nicht nach "der Herkunft", sondern nach den genauen Standortdaten der Parzelle oder Parzellen, aus denen das Material stammt, einschließlich des Produktionszeitraums. Lieferanten, die daran nicht gewöhnt sind, brauchen oft ein Beispiel, um das gewünschte Detailniveau zu verstehen. Ein Überblick darüber, was pro Material gefordert wird, verhindert, dass Sie mehrmals mit Zusatzfragen nachfragen müssen.
Fehler 3: Das Gespräch einmalig führen, anstatt es zu wiederholen
Herkunftsdaten sind keine Momentaufnahme. Ein Lieferant, der dieses Jahr aus einem bestimmten Gebiet liefert, kann nächste Saison aus einem anderen Gebiet einkaufen. Wer das Gespräch als einmalige Maßnahme behandelt, läuft Gefahr, dass die Daten, die auf Lager liegen, nicht mehr mit den tatsächlichen Lieferungen übereinstimmen. Es ist daher üblich, Herkunftsdaten pro Lieferung oder pro Saison erneut zu bestätigen, anstatt sich auf eine alte Zusage zu verlassen.
Fehler 4: Daten erhalten, ohne sie auf nachvollziehbare Weise festzuhalten
Eine mündliche Zusage oder eine lose E-Mail ist schwer zu finden, wenn Sie die Daten tatsächlich benötigen, etwa beim Erstellen einer Erklärung oder bei einer Kontrolle. Halten Sie fest, wer welche Daten geliefert hat, wann und in welcher Form. Das ist auch relevant im Hinblick auf die Aufbewahrungspflicht, die für diese Daten gilt. Wie Sie dabei sensible Lieferantendaten sicher verarbeiten, erfahren Sie auf der Seite über unseren Umgang mit Ihren Daten und denen Ihrer Lieferanten.
Was in der Praxis tatsächlich funktioniert
Unternehmen, die dieses Gespräch gut führen, tun dies normalerweise in drei Schritten: Zunächst erklären sie dem Lieferanten, welches Detailniveau erforderlich ist und warum, dann bauen sie einen festen Termin in den Beschaffungszyklus ein, zu dem Daten angefordert oder bestätigt werden, und schließlich wenden sie eine einheitliche Methode an, um die erhaltenen Daten zu überprüfen und zu speichern. Das Letztere muss nicht kompliziert sein, aber es muss konsequent sein.
Beachten Sie, dass die Bewertung, ob die bereitgestellten Daten ausreichend sind, letztendlich bei Ihnen als Marktteilnehmer liegt und nicht beim Lieferanten. Im Zweifelsfall darüber, was in Ihrer Situation genau erforderlich ist, ist es ratsam, dies mit einem Juristen oder der zuständigen Überwachungsbehörde abzustimmen. Ein umfassenderer Überblick über häufig gestellte Fragen zu diesem Thema finden Sie auf der Seite mit häufig gestellten Fragen, und mehr Hintergrund zu den verschiedenen Schritten des Prozesses finden Sie in die Wissensdatenbank, pro Situation zusammengestellt.
Möchten Sie zunächst wissen, welche Rolle und Verpflichtung für Ihr Unternehmen gelten, bevor Sie das Gespräch mit Ihrem Lieferanten führen? Machen Sie die kostenlose Rollenprüfung oder blättern Sie durch die Wissensdatenbank für das Thema, das zu Ihrem Rohstoff passt.